Etiquetas de retención en OneDrive: Cumplimiento legal por país

Escenario práctico 

Durante una inspección fiscal en Chile, se solicita un archivo de facturación del año 2017. El equipo no lo encuentra, ya que fue eliminado accidentalmente en 2021. En paralelo, en Argentina, hay informes confidenciales del 2010 que deberían haber sido eliminados hace años, exponiendo a la empresa a posibles sanciones por conservación excesiva de datos personales. 

 Problemas identificados 

• No hay control sobre qué documentos deben conservarse y cuáles eliminarse. 

• Ausencia de reglas automáticas según país o unidad de negocio. 

• Falta de evidencia ante auditorías de que los plazos legales se están cumpliendo. 

• Usuarios con permisos para borrar archivos críticos antes del tiempo legal. 

• Información sensible guardada más tiempo del permitido por ley (ej. RGPD, Ley 25.326 en Argentina). 

 Enfoque de implementación 

El equipo de cumplimiento, en colaboración con TI, despliega una estrategia basada en etiquetas de retención automáticas en OneDrive, usando herramientas nativas de Microsoft 365 Compliance Center y Microsoft Purview: 

Pasos principales: 

1. Crear etiquetas de retención por país y categoría documental: 

• Ej: Argentina – Laboral – 10 años, Chile – Factura – 6 años. 

1. Aplicar políticas automáticas para asociar etiquetas según metadatos o ubicación del archivo. 

1. Bloquear la eliminación manual de archivos mientras esté activa la retención. 

1. Configurar eliminación automática tras finalizar el periodo legal. 

1. Visualizar cumplimiento mediante dashboards de Purview y registros de auditoría. 

1. Notificar a los usuarios sobre las políticas activas en sus OneDrive empresariales. 

 Ejemplo de etiquetas por país 

Resultado esperado 

La empresa garantiza el cumplimiento de la normativa local sin depender del criterio humano. Las etiquetas aplicadas automáticamente permiten conservar lo necesario y eliminar lo que ya no es legalmente exigible, lo que reduce riesgos regulatorios, optimiza almacenamiento y mejora la trazabilidad para auditorías. 

 Recomendaciones clave 

• Coordina con legal y compliance para conocer las leyes locales. 

• Crea etiquetas por país, tipo de archivo y área funcional. 

• Automatiza la asignación de etiquetas con condiciones claras. 

• Establece revisiones periódicas para actualizar los periodos de retención. 

• Usa Microsoft Purview para monitorear cumplimiento en tiempo real.