El licenciamiento Microsoft es uno de los esquemas más poderosos y a la vez más complejos del mercado tecnológico. A diferencia de otros fabricantes, Microsoft opera múltiples modelos de compra, suscripciones, contratos empresariales, reglas de uso, derechos de actualización y políticas de auditoría que cambian cada año.

En México, más del 72% de las empresas pagan de más o no cumplen correctamente con sus licencias debido a:

• Desconocimiento del modelo adecuado
• Adquisiciones duplicadas
• Cambios en precios (Microsoft NCE, aumentos anuales)
• Migraciones incompletas a Microsoft 365
• Falta de alineación entre TI, compras y finanzas

✦ Esta guía fue creada para ayudarte a entender todos los modelos (CSP, Open, EA, BLS), compararlos con claridad y tomar decisiones informadas para tu empresa.

Microsoft ofrece software en diferentes modalidades:

✔ Perpetuo

Pagas una vez y usas la licencia indefinidamente (Windows, Office 2021, Server).
Ventaja: control total.
Desventaja: sin actualizaciones mayores.

✔ Suscripción

Pagos mensuales o anuales (Microsoft 365, Azure).
Ventaja: actualizaciones automáticas.
Desventaja: incrementos de precio.

✔ Licencias por volumen

Descuentos por escalabilidad (EA, Open Value, BLS).
Ventaja: ahorros por volumen.
Desventaja: contratos complejos.

✔ Licencias por usuario, por dispositivo o por núcleo (core)

Ejemplos:

• SQL Server por “cores”
• Windows/RDS por dispositivo
• Microsoft 365 por usuario

¿Por qué es complejo?

1. Hay más de 1,000 SKU activas.
2. Las reglas de uso cambian (NCE, retiros de Open License, cambios en CSP).
3. Depende del tamaño de la empresa.
4. Hay derechos especiales como:
   • SA (Software Assurance)
   • Hybrid Benefit
   • Licenciamiento por servidor
   • CALs (Client Access Licenses)

Microsoft licencía todo de forma diferente: Windows, Azure, SQL, RDS, Office, Microsoft 365, Power Platform, Dynamics, endpoint security, etc.

2.1. CSP (Cloud Solution Provider)

Ideal para: empresas pequeñas y medianas (10–300 usuarios)
Tipo: suscripción mensual o anual

Ventajas

• Flexibilidad total (escala mensualmente según usuarios)
• Ideal para Microsoft 365 y Azure
• Sin contratos de 3 años
• Administración simple

Desventajas

• Precios más altos que EA
• NCE limita cancelaciones
• No aplica para productos perpetuos

2.2. Open Value / Open Value Subscription

(Open License desapareció en 2022)

Ideal para: empresas 5–500 usuarios
Tipo: licencias perpetuas o por suscripción

Ventajas

• Perpetuo + software assurance opcional
• Ahorros en 3 años
• Fácil administración

Desventajas

• Ya no es el modelo principal de Microsoft
• Menor flexibilidad que CSP

2.3. EA (Enterprise Agreement)

Ideal para: empresas de +500 usuarios
Tipo: contrato de 3 años

Ventajas

• Mejor descuento de volumen
• Gestión centralizada
• Software Assurance incluido

Desventajas

• Obligación de compra por 3 años
• No apto para medianas empresas
• Requiere consumo mínimo

2.4. BLS (Business Licensing Solutions) – Modelo utilizado por C&A Systems

Ideal para: empresas 50–5000 usuarios
Tipo: modalidad híbrida CSP + beneficios contractuales

Ventajas diferenciadoras

• Precios menores que CSP tradicional
• Escalabilidad mensual sin compromiso EA
• Consultoría SAM incluida
• Flexibilidad contractual
• Ideal para empresas que migran gradualmente a Microsoft 365

Desventajas

• No todas las regiones tienen partners BLS certificados
• Aplicable solo con partners autorizados

3.2 Azure (Servicios Cloud)

• Pago por consumo (CSP o EA)
• Beneficios: Hybrid Benefit, RI, AHUB
• Requiere monitoreo constante de costos

3.4. Windows Server / RDS / CALs

Licencias requeridas:

• Windows Server (por core)
• CALs de acceso (por usuario o dispositivo)
• RDS CALs
• SQL CALs

4. Guía para elegir el modelo adecuado según el tamaño de empresa

4.1. Empresas pequeñas (10–50 usuarios)

✔ CSP
✔ Microsoft 365 Business
✔ Windows Pro OEM

4.2. Empresas medianas (50–400 usuarios)

✔ BLS (recomendado)
✔ Microsoft 365 E3
✔ Azure CSP
✔ Open Value para licencias perpetuas

4.3. Empresas grandes (400–5000 usuarios)

✔ EA para productos core
✔ BLS complementario
✔ Azure EA o CSP administrado

4.4. Corporativos de más de 5,000 usuarios

✔ EA + Premier Support
✔ Contratos multianuales

5. Casos reales de optimización en México y LATAM

Caso 1: Empresa retail de 1,200 usuarios

Ahorro: 32% anual
Problema: suscripción duplicada en CSP
Solución: migración a BLS + consolidación

Caso 2: Empresa financiera mexicana (800 usuarios)

Ahorro: $1.4M MXN
Problema: licencias SQL mal dimensionadas
Solución: licenciamiento por core + Hybrid Benefit

Caso 3: Grupo logístico LATAM (3,500 usuarios)

Ahorro: 27%
Problema: contrato EA sobredimensionado
Solución: reducción + modelo híbrido EA/BLS

6. Checklist de Cumplimiento SAM (Software Asset Management)

✔ Inventario de hardware actualizado
✔ Inventario de software real
✔ Validación de derechos de uso
✔ Revisión de contratos
✔ Auditoría de versiones y parches
✔ Eliminación de licencias duplicadas
✔ Control de accesos y cuentas inactivas
✔ Revisión de licencias SQL y CALs
✔ Políticas de BYOD
✔ Control mensual de usuarios Microsoft 365

7. Cómo evitar sobrecostos en licenciamiento Microsoft

1. Controla las cuentas inactivas

Hasta 18% de las licencias de Microsoft 365 están asignadas a usuarios que ya no existen.

2. Optimiza SQL

Pasar de edición Enterprise a Standard puede ahorrar millones.

3. Revisa contratos NCE

Las cancelaciones ya no son gratuitas.

4. Usa Azure Hybrid Benefit

Ahorros de hasta 40% en máquinas virtuales.

5. Implementa SAM continuo

Evita sanciones en auditorías Microsoft.