Automatiza la creación de minutas con Microsoft Forms y Power Automate

Escenario práctico 

Después de cada reunión, un coordinador accede a un formulario preconfigurado en Forms con campos como: 

• Fecha de la reunión 

• Área responsable 

• Asistentes 

• Temas tratados 

• Acuerdos y responsables 

Al enviar el formulario, Power Automate genera automáticamente un documento Word con formato profesional y lo guarda en una biblioteca de SharePoint, enviando el enlace por correo a los participantes. 

 Problemas identificados antes de la automatización 

• Formatos distintos de minutas en cada área 

• Tareas no claras ni asignadas correctamente 

• Falta de seguimiento a acuerdos 

• Dificultad para auditar o buscar minutas pasadas 

 Enfoque de implementación (sin pasos técnicos) 

El equipo de TI y Administración diseña una solución sin necesidad de código, en 3 componentes: 

Funcionalidades clave 

Beneficios específicos para una PyME 

• Reducción de trabajo manual: no más copiar-pegar ni dar formato. 

• Mejora en la trazabilidad: cada minuta queda registrada con su fecha y autor. 

• Seguimiento efectivo: acuerdos bien documentados, con responsables claros. 

• Auditoría y cumplimiento: todo queda documentado y accesible. 

 Resultado esperado 

• Minutas generadas en menos de 2 minutos después de cada reunión. 

• Reducción del 90% en errores o faltantes de información. 

• Mejora en el cumplimiento de tareas acordadas. 

• Mayor profesionalismo en la gestión documental. 

 Recomendaciones para implementar 

• Diseña un formulario reutilizable y simple, que funcione en cualquier tipo de reunión. 

• Usa Power Automate para generar minutas en Word o PDF y archivarlas automáticamente. 

• Agrega campos como “próxima reunión” o “temas pendientes” para fomentar el seguimiento. 

• Considera agregar una firma digital si se requiere validación formal. 

• Usa SharePoint como base para acceder y buscar minutas por fecha, equipo o proyecto.