Gestión de Riesgos y Cumplimiento Legal con Microsoft Purview
Introducción: “El licenciamiento de Microsoft 365 E5 incluye herramientas avanzadas de cumplimiento, protección de datos y análisis forense que...
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David Garcia : 6/08/2025 03:10:35 PM
Introducción: Tema – Digitalización, control y colaboración segura en RRHH Contexto Una empresa de manufactura con más de 500 empleados en tres países experimenta dificultades para controlar los procesos de Recursos Humanos:
Con el crecimiento del equipo y la necesidad de cumplir con normativas de privacidad (como GDPR o la Ley de Protección de Datos local), la organización decide modernizar la operación de RRHH con SharePoint Online, incluido en sus licencias de Microsoft 365 E3. |
Escenario práctico
Durante una auditoría interna, se detecta que no hay trazabilidad clara sobre quién accedió a los contratos de un grupo de empleados despedidos. Además, algunas solicitudes de vacaciones fueron aprobadas en formularios distintos sin control centralizado.
Esto genera la necesidad de adoptar un sistema que integre seguridad, trazabilidad, automatización y colaboración eficiente.
Problemas identificados
Enfoque de implementación
El equipo de Recursos Humanos, junto con TI, decide implementar SharePoint Online como plataforma central de operaciones del área, aprovechando lo que ya está incluido en su licenciamiento Microsoft 365 E3:
Componentes implementados:
Funcionalidad |
Cómo se implementa con SharePoint + Microsoft 365 |
Repositorio central de empleados |
Biblioteca documental con permisos por área o rol, usando metadatos por tipo de contrato, país o antigüedad. |
Formularios digitales |
Microsoft Forms + Power Automate para solicitudes (vacaciones, licencias, reclamos). |
Gestión de contratos y firmas |
SharePoint con integración de Adobe Sign / DocuSign para aprobación legal. |
Seguimiento de evaluaciones |
Lista de SharePoint con flujo de trabajo para completar y aprobar evaluaciones de desempeño. |
Onboarding digital |
Sitio de bienvenida con checklist, manuales y capacitaciones desde Stream o Viva Learning. |
Trazabilidad y auditoría |
Registro de accesos, historial de versiones y cumplimiento con etiquetas de retención desde Microsoft Purview. |
Beneficios por tipo de licenciamiento
Licencia |
Beneficios específicos para RRHH |
Microsoft 365 E3 |
SharePoint Online, Power Automate, Forms, OneDrive, Microsoft Purview (retención), Microsoft Teams. Ideal para empresas medianas y grandes. |
Microsoft 365 Business Premium |
Para pymes que necesitan control básico con acceso seguro, sin funcionalidades avanzadas de cumplimiento. |
Microsoft 365 F3 (para operativos) |
Acceso limitado a formularios y sitios de lectura en SharePoint, ideal para trabajadores de campo o fábrica. |
Resultado esperado
El área de Recursos Humanos logra:
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