Diagnóstico documental para pymes

¿Están tus documentos listos para la inteligencia artificial?

Evalúa su organización, vigencia y seguridad. Responde 12 preguntas y recibe recomendaciones para preparar tu primer piloto de IA.

Gratuito Sin registro Sin subir archivos

Una herramienta de orientación de C&A Systems.

Antes de conectar tus documentos con IA

¿Reconoces alguno de estos problemas?

La preparación empieza por revisar qué información encontrará la IA, si está vigente y quién podrá consultarla.

“Eso lo tiene alguien en su correo”

Contratos, manuales y políticas están dispersos. Encontrarlos depende de preguntar a la persona correcta.

“Está en PDF, pero no puedo buscar texto”

Hay escaneos borrosos, imágenes o tablas cuya extracción de contenido necesita revisarse.

“No sé cuál es la versión correcta”

Conviven archivos duplicados y versiones anteriores sin una indicación clara de cuál sigue vigente.

“La carpeta está compartida con todos”

Documentos de RH, clientes o finanzas tienen permisos que no se han revisado antes de incorporarlos a la IA.

¿Qué evalúan las 12 preguntas?

Responde pensando en un proceso concreto, como consultas de RH, contratos o soporte interno. Revisaremos seis áreas:

  • Disponibilidad
  • Lectura digital
  • Organización
  • Vigencia
  • Accesos y confidencialidad
  • Responsables y mantenimiento

Identifica por dónde empezar. Recibe recomendaciones según tus respuestas.

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Autodiagnóstico gratuito

¿Qué necesitas preparar antes de implementar IA?

Piensa en los documentos de un proceso concreto, como RH, contratos o soporte. Responde las 12 preguntas según su situación actual.

Sin registro y sin subir archivos. Si no tienes certeza, selecciona “No / No lo sé”.

01 · Disponibilidad
02 · Lectura digital
03 · Organización
04 · Vigencia
05 · Accesos y confidencialidad
06 · Responsables y mantenimiento

Herramienta lista. Responde las 12 preguntas y pulsa “Ver mi resultado”.

¿Cómo se calcula el resultado?

Cada respuesta suma: “Sí”, 2 puntos; “Parcialmente”, 1; “No / No lo sé”, 0. Cada área tiene dos preguntas y puede sumar hasta 4 puntos.

  • 0–1 puntos: atención prioritaria.
  • 2–3 puntos: requiere ajustes.
  • 4 puntos: base favorable según tus respuestas.

Las brechas de acceso y confidencialidad se priorizan. Esta evaluación orientativa de C&A Systems no constituye una certificación ni garantiza la calidad de las respuestas de una IA.

Interpreta tu diagnóstico

Convierte tu resultado en acciones

Cada área se evalúa por separado. Atiende las brechas prioritarias y confirma tus respuestas con documentos reales.

0–1 PUNTOS POR ÁREA

Atención prioritaria

Identifica qué falta y asigna un responsable. Corrige las brechas de los documentos elegidos antes de incorporarlos al piloto.

2–3 PUNTOS POR ÁREA

Requiere ajustes

Ya existen algunas prácticas. Revisa una muestra, identifica excepciones y completa los controles que todavía se aplican de forma parcial.

4 PUNTOS POR ÁREA

Base favorable

Tus respuestas indican una base favorable. Verifica el contenido, los permisos y las respuestas de la IA antes de ampliar el piloto.

Los accesos se revisan primero. Si detectaste brechas de confidencialidad, define y verifica los permisos antes de conectar documentos sensibles, aunque las demás áreas tengan resultados favorables.

Comparte las prioridades con tu equipo

Guarda el resultado y revisa quién atenderá cada acción, cuándo se realizará y cómo comprobarán que quedó resuelta.

Ver la ruta de preparación

Completa el diagnóstico de arriba para descargar tu resultado.

Evaluación orientativa de C&A Systems basada en tus respuestas. No constituye una certificación ni garantiza el funcionamiento de una solución de inteligencia artificial.

Guía práctica para pymes

Cómo preparar tus documentos para implementar IA

Empieza con un proceso concreto y un conjunto acotado de documentos. Usa tu diagnóstico para identificar qué pasos requieren más atención.

Primero, define qué debe resolver la IA. Por ejemplo: responder consultas sobre las políticas vigentes de RH. Identifica quién la usará, qué preguntas debe responder y qué información debe permanecer restringida.

01. Localiza e inventaría

Identifica los documentos del proceso y dónde se encuentran: carpetas, correo, SharePoint o sistemas internos. Registra también quién es responsable de su contenido.

Resultado esperado: un inventario con nombre del documento, ubicación, proceso y responsable.

02. Clasifica y describe

Agrupa los archivos por proceso y tipo documental. Define nombres consistentes y datos mínimos para distinguir políticas, contratos, manuales y otros documentos.

Resultado esperado: documentos identificados por tipo, tema, fecha, versión y responsable.

03. Comprueba la lectura digital

Revisa cómo se extrae el contenido. Aplica reconocimiento óptico de caracteres (OCR) cuando sea necesario y verifica datos, tablas, encabezados y notas.

Resultado esperado: una muestra validada que conserve el significado y la relación entre los datos del documento original.

04. Valida vigencia y contenido

Pide al responsable que confirme las fuentes autorizadas. Identifica duplicados, contradicciones y versiones anteriores. Conserva los históricos según las reglas de tu organización, distinguiéndolos de la información vigente.

Resultado esperado: fuentes validadas y una regla para actualizar o retirar contenido del repositorio y del índice de consulta de la IA.

05. Define y verifica los accesos

Identifica información confidencial y asigna permisos por función o grupo. Comprueba que la solución aplique esos permisos al recuperar documentos y generar respuestas.

Resultado esperado: pruebas con usuarios de distintos perfiles que confirmen qué información puede consultar cada uno.

06. Prueba y mantén

Prepara preguntas reales con respuestas de referencia. Evalúa exactitud, fuentes citadas, permisos y qué ocurre cuando falta información. Repite las pruebas al cambiar documentos o configuraciones.

Resultado esperado: un registro de pruebas, criterios de aceptación y un responsable de revisar errores y mantener las fuentes.

Ejemplo: un asistente para consultas de RH

Empieza con políticas y procedimientos autorizados. Verifica que una pregunta sobre vacaciones utilice la versión vigente y cite su fuente. Prueba también que un colaborador no pueda consultar expedientes de otras personas y que el asistente indique cuando no encuentra información suficiente.

Convierte la ruta en tareas. Registra qué falta, quién lo atenderá y cómo comprobarás que quedó resuelto.

Ver checklist y plantilla

Recursos gratuitos para tu equipo

Empieza a preparar tus documentos

Organiza las tareas de preparación e identifica las fuentes de información para tu primer piloto de IA.

CHECKLIST DE PREPARACIÓN

Identifica qué falta por resolver

Revisa las acciones de preparación y registra su estado, responsable, fecha objetivo y evidencia de cumplimiento.

INVENTARIO DOCUMENTAL

Define qué documentos usará la IA

Registra ubicación, responsable, versión, vigencia y accesos de las fuentes antes de incorporarlas al piloto.

Descarga el kit y trabaja con tu equipo

Incluye recursos para organizar la preparación documental. Descarga el archivo ZIP y extrae su contenido para comenzar.

Descargar kit gratuito (.zip)

Sin registro · Plantillas editables

¿Cómo utilizar el kit?
  1. Descarga el ZIP y extrae sus archivos.
  2. Consulta las instrucciones incluidas.
  3. Elige un proceso y revisa la checklist con su responsable.
  4. Registra los documentos que considerarás para el piloto.
  5. Asigna responsables y fechas para atender las brechas.

Comparte este recurso con tu comunidad. Puedes adaptar las plantillas para tu empresa, clases o asesorías, citando a C&A Systems y enlazando a esta guía de preparación documental para IA.

Resuelve tus dudas

Antes de conectar tus documentos con IA

Estas respuestas te ayudarán a definir el siguiente paso para preparar la información de tu empresa.

¿Tener documentos en PDF significa que están listos para IA?

El formato por sí solo no lo determina. Revisa si el contenido se extrae correctamente, corresponde a la versión vigente y tiene los permisos adecuados. Un PDF puede contener texto digital, imágenes escaneadas o una combinación.

¿Necesito aplicar OCR a todos los archivos?

No necesariamente. El OCR reconoce texto en imágenes y escaneos. Comprueba primero qué contenido puede extraerse y valida una muestra del resultado, especialmente si hay tablas, cifras o documentos de baja calidad.

¿Puedo empezar con documentos en SharePoint o carpetas compartidas?

Pueden formar parte del punto de partida. Revisa su organización, vigencia y permisos. Después verifica cómo la solución conectará esas fuentes, actualizará su contenido y respetará los accesos de cada usuario.

¿Debo subir archivos para responder el diagnóstico?

No. El diagnóstico calcula el resultado con tus respuestas a 12 preguntas. No solicita documentos ni datos de contacto. Las respuestas se procesan en esta página y no se conservan al recargarla.

¿Un resultado favorable garantiza respuestas correctas?

No. Es una evaluación orientativa basada en tus respuestas. Debes comprobar la extracción, recuperación de información, fuentes citadas, permisos y respuestas con preguntas reales antes de ampliar el uso de la IA.

¿Qué ocurre si cambia o deja de ser válido un documento?

Define quién autoriza el cambio y cómo se actualiza o retira la información de las fuentes y del índice de consulta. Comprueba después que la IA utilice la versión correcta y que los históricos tengan el tratamiento definido.

Acompañamiento de C&A Systems

Convierte tus prioridades en un piloto de IA

Revisemos el proceso que quieres mejorar, dónde se encuentra tu información y qué necesitas preparar antes de conectarla con inteligencia artificial.

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Cuéntanos tu caso de uso. No adjuntes documentación confidencial en el contacto inicial.

Recurso elaborado por C&A Systems. Evaluación orientativa de preparación documental para IA.