Etiquetas de retención en OneDrive: Cumplimiento legal por país
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David Garcia : 6/08/2025 03:08:10 PM
Introducción: Tema – Cumplimiento normativo mediante almacenamiento inteligente Contexto Una empresa multinacional del sector salud opera en varios países, cada uno con leyes distintas sobre retención de historiales médicos, contratos, reportes fiscales y documentos laborales. El equipo de cumplimiento enfrenta desafíos para aplicar políticas homogéneas, garantizar que la información se conserva el tiempo requerido, y eliminarla cuando ya no es legalmente necesario conservarla. Al evaluar su ecosistema de Microsoft 365, descubren que OneDrive, junto con Microsoft Purview, puede ser una pieza clave para cumplir la normativa de forma centralizada, escalable y automatizada. |
Escenario práctico
Durante una auditoría, se identifica que algunos colaboradores han borrado manualmente archivos importantes antes de su período mínimo de retención fiscal. En otros casos, hay archivos antiguos de clientes que deberían haberse eliminado hace años por normativa local de protección de datos (por ejemplo, la Ley de Protección de Datos Personales en México o el RGPD en Europa).
Esto expone a la empresa a sanciones regulatorias, litigios y pérdida de confianza.
Problemas identificados
Enfoque de implementación
El equipo de cumplimiento y TI establece un marco basado en OneDrive, Microsoft Purview, y Microsoft 365 Compliance Center para automatizar la retención documental:
Áreas clave que se benefician directamente
Área |
Aplicación práctica |
Legal |
Garantizar cumplimiento de leyes como RGPD, Ley de Protección de Datos Personales o HIPAA. |
Finanzas |
Conservar estados financieros y facturación por los años requeridos legalmente. |
Recursos Humanos |
Mantener contratos laborales, evaluaciones y reportes por plazos estipulados. |
Auditoría |
Demostrar trazabilidad documental ante revisiones regulatorias. |
Tecnología |
Evitar saturación de almacenamiento eliminando lo que ya no es legalmente necesario. |
Resultado esperado
La empresa logra cumplir con las leyes locales e internacionales de retención documental de forma automática, precisa y segura.
Se minimizan los errores humanos, se evitan sanciones y se fortalece la reputación organizacional ante entidades regulatorias. Además, al eliminar información innecesaria según cronogramas definidos, se optimiza el almacenamiento y los costos asociados.
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