C
Gestión de contratos
Controla la creación, revisión, autorización, firma, vigencia, renovación y cierre de contratos.
Versiones, responsables y alertas
Gobierno documental inteligente
Gestión documental empresarial con IA y firma digital certificada
Automatiza contratos, expedientes, aprobaciones y procesos documentales desde una sola plataforma segura, trazable y preparada para las necesidades actuales de cumplimiento empresarial.
✓ Automatización de procesos
✓ Firma digital certificada
✓ Búsqueda inteligente con IA
✓ Control, trazabilidad y cumplimiento
El problema no son los documentos
El verdadero costo está en los procesos que dependen de ellos
Contratos sin seguimiento, expedientes incompletos, aprobaciones por correo y documentos dispersos provocan retrasos, errores, pérdida de productividad y riesgos de cumplimiento para toda la organización.
⌕
Información difícil de encontrar
El personal pierde tiempo buscando contratos, expedientes, evidencias, facturas y versiones correctas en correos, carpetas y repositorios distintos.
⏱
Aprobaciones lentas
Los procesos dependen de correos, llamadas y seguimiento manual, retrasando contratos, compras, pagos y decisiones importantes.
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Riesgos de cumplimiento
Documentos vencidos, expedientes incompletos y falta de trazabilidad pueden convertirse en observaciones, sanciones o riesgos legales.
↻
Procesos manuales y repetitivos
Capturar información, clasificar archivos, enviar recordatorios y validar documentos consume horas que podrían destinarse a actividades de mayor valor.
Gobierno documental inteligente
Digitalizar documentos no es suficiente
Las empresas necesitan controlar el ciclo completo de la información: captura, validación, aprobación, firma, resguardo, consulta y auditoría.
Una sola plataforma documental
¿Qué es DocuCheck-CA?
DocuCheck-CA es una plataforma de gestión documental empresarial diseñada para centralizar, organizar, automatizar y proteger la información que sostiene los procesos críticos de una organización.
Permite administrar el ciclo completo de contratos, expedientes, políticas, facturas, evidencias, documentos de proveedores y archivos corporativos, desde su captura hasta su aprobación, firma, consulta, resguardo y auditoría.
✓
Repositorio centralizado Una fuente confiable para toda la organización.
✓
Flujos automatizados Aprobaciones, alertas y seguimiento sin procesos manuales.
✓
Inteligencia documental Clasifica, consulta y procesa información con IA.
✓
Seguridad y trazabilidad Permisos, evidencias y registros de cada operación.
Ciclo documental controlado
De la captura a la evidencia final
1
Captura y digitalización Recibe archivos, formularios y documentos desde múltiples canales.
2
Clasificación y validación Organiza información y verifica datos, documentos y requisitos.
3
Flujo, aprobación y firma Ejecuta revisiones, autorizaciones y firmas con trazabilidad.
4
Consulta, resguardo y auditoría Localiza documentos, conserva evidencias y consulta historiales.
✓ Cada acción queda registrada para facilitar seguimiento, cumplimiento y auditoría.
Procesos documentales
Gestiona diferentes procesos documentales desde una sola plataforma
DocuCheck-CA puede configurarse para administrar contratos, expedientes, proveedores, documentos de calidad, información financiera y procesos administrativos con reglas, responsables y niveles de autorización.
RH
Expedientes de personal
Centraliza contratos laborales, identificaciones, constancias, evaluaciones y documentos de cada colaborador.
Expedientes completos y actualizados
P
Compras y proveedores
Administra documentación fiscal, legal, financiera y operativa para altas, evaluaciones y contrataciones.
Validaciones y vigencias documentales
ISO
Control documental ISO
Controla políticas, procedimientos, formatos, instructivos, revisiones, autorizaciones y publicaciones.
Documentos vigentes y auditables
J
Jurídico
Organiza expedientes legales, convenios, poderes, dictámenes, evidencias y documentos relacionados.
Consulta y seguimiento centralizados
$
Finanzas
Relaciona facturas, órdenes de compra, autorizaciones, contratos, entregables y comprobantes de pago.
Expedientes financieros completos
G
Gobierno
Digitaliza oficios, trámites, licitaciones, contratos, dictámenes y expedientes administrativos.
Evidencia y trazabilidad institucional
O
Operaciones
Gestiona entregables, reportes, evidencias, solicitudes, autorizaciones y documentación operativa.
Seguimiento por proceso y responsable
Una plataforma configurable
Adapta DocuCheck-CA a los procesos y reglas de tu organización
Cada proceso puede configurarse con sus propios documentos, responsables, permisos, validaciones, tiempos y niveles de autorización.
Inteligencia artificial documental
La IA no solo encuentra documentos: ayuda a entenderlos
DocuCheck-CA puede incorporar inteligencia artificial para analizar información, localizar datos relevantes, clasificar documentos y acelerar tareas que normalmente requieren revisión manual.
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Búsqueda en lenguaje natural
Permite localizar información mediante preguntas escritas de forma natural, sin depender únicamente del nombre o ubicación del archivo.
IA
Clasificación automática
Identifica el tipo documental y puede dirigir cada archivo hacia el expediente, categoría o proceso correspondiente.
↗
Extracción de información
Obtiene datos relevantes como nombres, fechas, importes, referencias, vigencias y campos específicos de cada documento.
≡
Resúmenes automáticos
Genera síntesis de contratos, reportes, expedientes y documentos extensos para acelerar su revisión inicial.
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Detección de faltantes
Ayuda a identificar documentos, datos o evidencias que no se encuentran dentro de un expediente.
↔
Comparación de versiones
Facilita la identificación de cambios, diferencias y posibles inconsistencias entre distintas versiones de un documento.
Menos tiempo de búsqueda Información relevante disponible con mayor rapidez
Menos captura manual Extracción automática de datos documentales
Revisiones más ágiles Resúmenes y análisis para apoyar decisiones
Mayor consistencia Reglas comunes para clasificar y validar información
IA aplicada al proceso
Convierte la información documental en conocimiento útil
La inteligencia artificial se integra con los permisos, expedientes y flujos de DocuCheck-CA para apoyar la operación sin perder control.
Automatización documental
Convierte aprobaciones manuales en flujos controlados y medibles
DocuCheck-CA permite automatizar la recepción, validación, revisión, autorización, firma y seguimiento de documentos mediante reglas de negocio, responsables, tiempos objetivo, alertas y evidencias.
Ejemplo de flujo documental
De la solicitud a la aprobación final
1
Recepción de la solicitud El proceso inicia desde un formulario, correo, integración o carga documental.
2
Validación automática Se comprueban campos, requisitos, documentos obligatorios y reglas del proceso.
3
Revisión y autorización La tarea se asigna al responsable correcto según monto, área, tipo o nivel de riesgo.
4
Firma, cierre y resguardo El documento aprobado se firma, integra al expediente y conserva su evidencia.
5
Seguimiento y medición El sistema registra tiempos, responsables, incidencias, rechazos y cumplimiento.
↗
Enrutamiento automático
Asigna tareas y documentos según área, tipo, importe, ubicación o regla de negocio.
⏱
Tiempos y SLA
Define tiempos objetivo para cada etapa e identifica retrasos antes de afectar la operación.
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Alertas y escalamiento
Envía recordatorios y escala automáticamente cuando una tarea no se atiende.
✓
Validaciones y reglas
Evita que un expediente avance si faltan datos, archivos o autorizaciones obligatorias.
◎
Seguimiento por responsable
Consulta quién tiene cada tarea, desde cuándo y cuál es el siguiente paso.
▦
Indicadores y reportes
Analiza tiempos, cargas de trabajo, rechazos, cuellos de botella y cumplimiento.
Menos seguimiento manual
Mayor velocidad de aprobación
Más control y trazabilidad
Mejor evidencia para auditoría
Automatización configurable
Automatiza tus reglas sin perder control sobre las decisiones
Cada flujo puede incorporar revisiones humanas, niveles de autorización, validaciones, firma, permisos y trazabilidad según tus políticas.
Firma digital integrada
Firma documentos con trazabilidad, identidad y evidencia del proceso
DocuCheck-CA integra la firma digital dentro del ciclo documental, permitiendo controlar responsables, versiones, fechas, autorizaciones y evidencias desde una sola plataforma.
✓
Ciclo digital controlado
Del documento a la evidencia de firma
1
Selección
Se selecciona el documento, expediente o versión autorizada que debe pasar al proceso de firma.
2
Validación
El sistema valida responsables, permisos, versión, secuencia y reglas necesarias antes de solicitar la firma.
3
Firma
Los participantes firman conforme al flujo configurado y a los mecanismos de identidad definidos para el proyecto.
4
Evidencia
La plataforma conserva el documento firmado, las fechas, el historial, los participantes y la evidencia del proceso.
i
La firma forma parte del expediente El documento firmado no queda aislado. Permanece relacionado con el proceso, sus responsables, autorizaciones y evidencias.
Firma aislada
El documento se firma fuera del proceso
× Versiones enviadas por correo o mensajería.
× Dificultad para comprobar quién autorizó cada etapa.
× Evidencias dispersas en diferentes herramientas.
Firma integrada
La firma forma parte del gobierno documental
✓ Control de la versión autorizada para firma.
✓ Historial de responsables, fechas y aprobaciones.
✓ Evidencia relacionada con el expediente completo.
!
Alcance legal y de cumplimiento El tipo de firma, certificado, identidad, conservación de evidencias y cumplimiento aplicable debe definirse de acuerdo con la naturaleza del documento, las políticas internas y la regulación correspondiente.
Procesos conectados
Integra la firma con tus sistemas y procesos empresariales
DocuCheck-CA puede conectarse con plataformas de colaboración, aplicaciones corporativas, sistemas internos y servicios en la nube.
Integraciones empresariales
Conecta DocuCheck-CA con el ecosistema tecnológico de tu organización
Integra documentos, expedientes y flujos de aprobación con Microsoft 365, sistemas empresariales, aplicaciones internas, servicios en la nube y plataformas de automatización.
DC
Núcleo documental
DocuCheck-CA
Centraliza la información documental y conecta cada expediente con los sistemas donde se originan los datos, las solicitudes y las decisiones.
✓
Expedientes Información relacionada por proceso.
✓
Flujos Reglas, revisiones y aprobaciones.
✓
Permisos Acceso controlado por usuario y rol.
✓
Trazabilidad Historial de actividades y cambios.
Integración según cada arquitectura Los conectores, APIs, servicios de identidad y mecanismos de intercambio se definen conforme a la tecnología disponible.
M365
Microsoft 365
Conecta procesos documentales con el ecosistema de productividad y colaboración utilizado por la organización.
SharePoint Teams Outlook
ID
Identidad empresarial
Utiliza los mecanismos de autenticación y administración de usuarios definidos por la empresa.
Microsoft Entra ID SSO MFA
ERP
ERP y sistemas financieros
Relaciona documentos con órdenes de compra, facturas, pagos, proveedores y registros financieros.
SAP Dynamics 365 Contabilidad
CRM
CRM y atención al cliente
Asocia contratos, propuestas, expedientes y evidencias con clientes, cuentas y oportunidades.
HubSpot Dynamics CRM Portales
↻
Automatización
Activa procesos, notificaciones y tareas cuando un documento cambia de estado o cumple una condición.
Power Automate n8n Webhooks
API
Sistemas internos
Intercambia información con aplicaciones propias, bases de datos, portales y servicios desarrollados a la medida.
API REST Bases de datos Servicios web
Arquitectura flexible
Diferentes formas de conectar tus procesos
01
Integración mediante API
Intercambio controlado de información con aplicaciones y servicios empresariales.
02
Automatización por eventos
Ejecución de acciones cuando un expediente cambia de estado o cumple una regla.
03
Integración personalizada
Desarrollo de conectores para plataformas o procesos específicos de la organización.
Integración estratégica
Evita crear otro repositorio aislado de información
Integramos DocuCheck-CA con los sistemas que ya forman parte de tu operación para construir procesos documentales conectados.
Implementación gradual
Comienza con un proceso prioritario.
Escala cuando estés listo.
Implementar gestión documental no tiene que convertirse en un proyecto largo y complejo. Con DocuCheck-CA podemos comenzar con un proceso de alto impacto, validar resultados y extender gradualmente la solución hacia nuevas áreas de la organización.
01
Diagnóstico Identificamos dónde comenzar
Analizamos el proceso documental prioritario, los responsables, documentos, tiempos, riesgos, aprobaciones e integraciones involucradas.
Resultado: mapa inicial del proceso y oportunidades de automatización.
02
Piloto Validamos valor rápidamente
Configuramos un proceso representativo para validar operación, usuarios, reglas, aprobaciones, evidencia y experiencia de uso.
Resultado: proceso funcional listo para medir y optimizar.
03
Integración Conectamos tu ecosistema
Integramos DocuCheck-CA con identidad, Microsoft 365, ERP, CRM, aplicaciones internas, APIs, automatizaciones y fuentes de información.
Resultado: información conectada sin crear otro silo documental.
04
Escalamiento Extendemos a nuevas áreas
Una vez validado el modelo, incorporamos nuevos procesos para contratos, proveedores, RH, calidad, jurídico, finanzas y operación.
Resultado: una plataforma documental que crece con la organización.
Assessment documental
Identifica el mejor proceso para iniciar con DocuCheck-CA
Revisamos tu operación actual y definimos una ruta inicial enfocada en impacto, viabilidad, automatización e integración.
✓ Mapa preliminar del proceso ✓ Oportunidades de automatización ✓ Integraciones requeridas ✓ Recomendación de piloto
DocuCheck-CA en acción
Conoce cómo funciona DocuCheck-CA
Descubre cómo nuestra plataforma ayuda a centralizar documentos, automatizar procesos, administrar expedientes y fortalecer la trazabilidad de la información empresarial.
▶
Reproducir video Presentación general
Conoce DocuCheck-CA
Una introducción a las capacidades de la plataforma para organizar, controlar y administrar documentos y expedientes empresariales.
▶
Reproducir video Plataforma en acción
Automatización y control documental
Observa cómo pueden administrarse documentos, responsables, aprobaciones, evidencias y etapas dentro de un flujo controlado.
Demostración personalizada
Descubre cómo DocuCheck-CA puede adaptarse a tus procesos
Podemos mostrarte un escenario enfocado en contratos, proveedores, expedientes de personal, calidad, auditorías o gestión administrativa.
Preguntas frecuentes
Resuelve tus dudas sobre DocuCheck-CA
Conoce cómo funciona nuestra plataforma de gestión documental empresarial, qué procesos puede automatizar y cómo puede integrarse con la operación de tu organización.
¿Qué es DocuCheck-CA? +
DocuCheck-CA es una plataforma empresarial de gestión documental que permite centralizar documentos, administrar expedientes electrónicos, automatizar aprobaciones, controlar versiones, integrar firma digital y mantener la trazabilidad completa de la información.
¿Qué tipo de documentos puede administrar? +
Puede administrar contratos, expedientes de personal, documentos de proveedores, facturas, órdenes de compra, políticas, procedimientos, oficios, licitaciones, evidencias de auditoría, documentación técnica y otros archivos empresariales.
¿DocuCheck-CA permite automatizar procesos documentales? +
Sí. La plataforma permite configurar flujos para recepción, validación, revisión, autorización, firma, publicación, seguimiento y resguardo documental mediante reglas de negocio.
¿La plataforma incluye firma digital? +
Sí. DocuCheck-CA puede incorporar procesos de firma digital dentro del flujo documental para conservar la identidad del participante, la versión firmada, la fecha, el historial y la evidencia de aprobación.
¿Es posible administrar expedientes electrónicos completos? +
Sí. Cada expediente puede concentrar documentos, versiones, participantes, autorizaciones, firmas, fechas, comentarios y evidencias relacionadas con un proceso específico.
¿DocuCheck-CA utiliza inteligencia artificial? +
Puede incorporar capacidades de inteligencia artificial para clasificación, extracción de datos, búsquedas en lenguaje natural, generación de resúmenes, identificación de faltantes y análisis documental.
¿Puede integrarse con Microsoft 365, SharePoint y Teams? +
Sí. Puede integrarse con servicios del ecosistema Microsoft, incluyendo Microsoft 365, SharePoint, Teams, Azure, Dynamics 365 y servicios de identidad, dependiendo de la arquitectura y las licencias disponibles.
¿Puede conectarse con ERP, CRM y sistemas internos? +
Sí. DocuCheck-CA puede conectarse con plataformas ERP, CRM, portales, bases de datos y aplicaciones desarrolladas a la medida mediante APIs e integraciones específicas.
¿Cómo protege la información de la empresa? +
La solución puede incorporar autenticación, perfiles, permisos por rol, control de versiones, bitácoras de actividad, trazabilidad, cifrado, respaldos y políticas de acceso conforme a los requerimientos del proyecto.
¿Quién puede consultar y modificar los documentos? +
Los accesos se configuran mediante perfiles, áreas, grupos, roles y permisos específicos. Cada usuario puede consultar, editar, aprobar o firmar únicamente la información autorizada.
¿La plataforma conserva el historial de cambios? +
Sí. Registra acciones, cambios de estado, participantes, revisiones, autorizaciones, versiones, fechas y otros eventos relevantes para facilitar el seguimiento y la auditoría.
¿Puede utilizarse para auditorías y cumplimiento? +
Sí. Ayuda a organizar evidencias, controlar versiones, documentar autorizaciones y localizar rápidamente información para auditorías internas, externas y procesos de cumplimiento.
¿Puede instalarse en la nube o en infraestructura propia? +
Sí. Dependiendo de la estrategia tecnológica, puede implementarse en infraestructura en la nube, ambientes híbridos o instalaciones propias, considerando seguridad, disponibilidad y operación.
¿Cuánto tiempo toma implementar DocuCheck-CA? +
El tiempo depende del número de procesos, integraciones, reglas, usuarios y personalizaciones. La implementación puede comenzar con un proceso prioritario y ampliarse gradualmente.
¿Qué empresas pueden beneficiarse de DocuCheck-CA? +
Organizaciones públicas y privadas que administran grandes volúmenes documentales o requieren mayor control sobre contratos, expedientes, proveedores, calidad, finanzas y procesos administrativos.
¿Por qué implementar DocuCheck-CA con C&A Systems? +
C&A Systems cuenta con más de 20 años de experiencia en desarrollo de software empresarial, automatización, nube, Microsoft Azure, inteligencia artificial e integración de procesos. El acompañamiento abarca análisis, diseño, implementación, integración y soporte.
Consulta personalizada
¿Tienes un proceso documental específico?
Analizamos tus documentos, responsables, tiempos, riesgos e integraciones para definir una solución alineada con tu operación.