¿Tu empresa tiene problemas de control documental?

Muchas organizaciones siguen gestionando documentos críticos en correos, carpetas compartidas, hojas de cálculo o archivos físicos. Esto provoca errores, pérdida de versiones, aprobaciones lentas, falta de trazabilidad y riesgos legales.

Si tu empresa maneja contratos, expedientes, documentos regulatorios, minutas, órdenes de compra o archivos para auditoría, necesitas más que almacenamiento: necesitas gobierno documental.

Documentos dispersos en correos y carpetas compartidas

Pérdida de versiones y errores humanos

Procesos lentos de aprobación

 Entonces necesitas un Sistema de Gestión Documental con Firma Electrónica Certificada conforme a NOM-151. 

¿Qué es Docucheck CA?

 DocuCheck CA es una plataforma de gestión documental inteligente que permite administrar documentos empresariales con seguridad, automatización, firma digital certificada y trazabilidad completa.

Está diseñada para organizaciones que necesitan controlar el ciclo de vida documental desde la creación, clasificación, revisión, aprobación, firma, almacenamiento y consulta, hasta la auditoría o conservación final.

Con DocuCheck CA puedes:

 Firma digital certificada conforme a NOM-151 

La firma digital certificada permite fortalecer la validez, integridad y trazabilidad de documentos electrónicos. En México, la NOM-151 ayuda a conservar evidencia de que un documento electrónico no ha sido alterado desde un momento determinado.

DocuCheck CA permite integrar firma digital dentro del flujo documental para que contratos, minutas, autorizaciones, expedientes y documentos corporativos puedan contar con mayor respaldo ante auditorías, revisiones internas o controversias.

 Beneficios de la firma digital certificada 

 Casos de uso de DocuCheck CA

Contratos empresariales

Administra contratos con clientes, proveedores, empleados o aliados comerciales desde un flujo controlado. Define responsables, etapas de revisión, aprobaciones, firma digital y conservación documental.

Expedientes de clientes

Centraliza identificaciones, comprobantes, contratos, anexos, autorizaciones y documentación comercial en un expediente digital seguro.

Expedientes de empleados

Organiza documentos de recursos humanos como contratos laborales, identificaciones, políticas firmadas, evaluaciones, anexos y documentación interna.

Documentos regulatorios

Controla documentos sujetos a auditoría, cumplimiento interno, políticas corporativas, procesos normativos o evidencia documental.

Órdenes de compra y aprobaciones

Automatiza la revisión y aprobación de documentos administrativos, compras, requisiciones, solicitudes internas y comprobantes.

Auditorías internas y externas

Consulta documentos, historial de cambios, aprobaciones, firmas y evidencias sin depender de carpetas físicas o correos dispersos.

Pilares de la Solución

Seguridad Documental Empresarial

Protege documentos sensibles mediante bóvedas seguras, control de accesos por rol, permisos por área y registro de auditoría. 

Workflow Automatizado

Configura flujos de aprobación por etapas, responsables, fechas límite, notificaciones y ciclos de vida documentales. 

Firma Digital Certificada

Cumplimiento Normativo

 Organiza la información bajo criterios de clasificación, conservación, auditoría y control documental empresarial. 

 Herramientas como Google Drive, Dropbox o carpetas compartidas ayudan a guardar archivos, pero no resuelven por completo el gobierno documental empresarial. 

Paquetes Docucheck CA

Paquete Básico

Ideal para PyMEs que inician su digitalización documental.

Incluye:

• 1 a 25 usuarios
• Repositorio documental
• Indexación y clasificación (6 niveles)
• Flujos de trabajo estándar
• Control de accesos
• Capacitación y mesa de ayuda

⏱ Implementación: 1 a 2 meses

👉 Perfecto para comenzar a ordenar tu información.

Paquete Estándar

Para empresas que requieren automatización y firma electrónica.

Incluye todo lo del Básico más:

• Firma electrónica digital
• OCR (digitalización inteligente)
• Minutas y documentos online
• Chat IA para búsqueda
• Envío mensual de documentos a firma

⏱ Implementación: 1 a 2 meses

👉 Ideal para empresas en crecimiento.

Paquete Profesional

Para organizaciones que requieren gobierno documental completo.

Incluye:

• Hasta 150 usuarios
• Entrenamiento ilimitado
• Firma digital conforme requerimiento
• Minutas ilimitadas
• Flujos avanzados
• Chat IA

⏱ Implementación: 2 a 3 meses

👉 Tu sistema documental listo para auditorías y cumplimiento normativo.

 ¿Qué empresas pueden usar DocuCheck CA? 

 DocuCheck CA está diseñado para empresas y organizaciones que manejan altos volúmenes de documentos críticos, procesos de aprobación o requisitos de cumplimiento. 

Sector financiero

Beneficios Empresariales

 Incluso puedes pedirle al Chat IA que encuentre un documento por ti.  

¿Cómo implementamos DocuCheck CA?

DocuCheck CA puede integrar capacidades de IA para facilitar la consulta, clasificación y recuperación de información.

Con Chat IA documental puedes realizar búsquedas más inteligentes, como:

• “Encuentra el contrato firmado con este proveedor”.
• “Muéstrame los documentos pendientes de aprobación”.
• “Busca expedientes incompletos”.
• “Localiza minutas firmadas del último trimestre”.
• “Consulta documentos relacionados con una auditoría”.

La IA no reemplaza el control documental: lo potencia, reduciendo tiempos de búsqueda y mejorando la productividad de los equipos.

Implementado por CA Systems

C&A Systems México impulsa la transformación digital de empresas con soluciones de TI, inteligencia artificial, nube, gestión documental, cumplimiento y automatización empresarial.

Con más de 20 años de experiencia y certificaciones internacionales, acompañamos a organizaciones de sectores financiero, logístico, gobierno y energético en proyectos donde la seguridad, trazabilidad y cumplimiento son críticos.