C
Gestión de contratos
Controla la creación, revisión, autorización, firma, vigencia, renovación y cierre de contratos.
Versiones, responsables y alertas
Gobierno documental inteligente
Gestión documental empresarial con IA y firma digital certificada
Automatiza contratos, expedientes, aprobaciones y procesos documentales desde una sola plataforma segura, trazable y preparada para las necesidades actuales de cumplimiento empresarial.
✓ Automatización de procesos
✓ Firma digital certificada
✓ Búsqueda inteligente con IA
✓ Control, trazabilidad y cumplimiento
El problema no son los documentos
El verdadero costo está en los procesos que dependen de ellos
Contratos sin seguimiento, expedientes incompletos, aprobaciones por correo y documentos dispersos provocan retrasos, errores, pérdida de productividad y riesgos de cumplimiento para toda la organización.
⌕
Información difícil de encontrar
El personal pierde tiempo buscando contratos, expedientes, evidencias, facturas y versiones correctas en correos, carpetas y repositorios distintos.
⏱
Aprobaciones lentas
Los procesos dependen de correos, llamadas y seguimiento manual, retrasando contratos, compras, pagos y decisiones importantes.
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Riesgos de cumplimiento
Documentos vencidos, expedientes incompletos y falta de trazabilidad pueden convertirse en observaciones, sanciones o riesgos legales.
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Procesos manuales y repetitivos
Capturar información, clasificar archivos, enviar recordatorios y validar documentos consume horas que podrían destinarse a actividades de mayor valor.
Gobierno documental inteligente
Digitalizar documentos no es suficiente
Las empresas necesitan controlar el ciclo completo de la información: captura, validación, aprobación, firma, resguardo, consulta y auditoría.
Una sola plataforma documental
¿Qué es DocuCheck-CA?
DocuCheck-CA es una plataforma de gestión documental empresarial diseñada para centralizar, organizar, automatizar y proteger la información que sostiene los procesos críticos de una organización.
Permite administrar el ciclo completo de contratos, expedientes, políticas, facturas, evidencias, documentos de proveedores y archivos corporativos, desde su captura hasta su aprobación, firma, consulta, resguardo y auditoría.
✓
Repositorio centralizado Una fuente confiable para toda la organización.
✓
Flujos automatizados Aprobaciones, alertas y seguimiento sin procesos manuales.
✓
Inteligencia documental Clasifica, consulta y procesa información con IA.
✓
Seguridad y trazabilidad Permisos, evidencias y registros de cada operación.
Ciclo documental controlado
De la captura a la evidencia final
1
Captura y digitalización Recibe archivos, formularios y documentos desde múltiples canales.
2
Clasificación y validación Organiza información y verifica datos, documentos y requisitos.
3
Flujo, aprobación y firma Ejecuta revisiones, autorizaciones y firmas con trazabilidad.
4
Consulta, resguardo y auditoría Localiza documentos, conserva evidencias y consulta historiales.
✓ Cada acción queda registrada para facilitar seguimiento, cumplimiento y auditoría.
Procesos documentales
Gestiona diferentes procesos documentales desde una sola plataforma
DocuCheck-CA puede configurarse para administrar contratos, expedientes, proveedores, documentos de calidad, información financiera y procesos administrativos con reglas, responsables y niveles de autorización.
RH
Expedientes de personal
Centraliza contratos laborales, identificaciones, constancias, evaluaciones y documentos de cada colaborador.
Expedientes completos y actualizados
P
Compras y proveedores
Administra documentación fiscal, legal, financiera y operativa para altas, evaluaciones y contrataciones.
Validaciones y vigencias documentales
ISO
Control documental ISO
Controla políticas, procedimientos, formatos, instructivos, revisiones, autorizaciones y publicaciones.
Documentos vigentes y auditables
J
Jurídico
Organiza expedientes legales, convenios, poderes, dictámenes, evidencias y documentos relacionados.
Consulta y seguimiento centralizados
$
Finanzas
Relaciona facturas, órdenes de compra, autorizaciones, contratos, entregables y comprobantes de pago.
Expedientes financieros completos
G
Gobierno
Digitaliza oficios, trámites, licitaciones, contratos, dictámenes y expedientes administrativos.
Evidencia y trazabilidad institucional
O
Operaciones
Gestiona entregables, reportes, evidencias, solicitudes, autorizaciones y documentación operativa.
Seguimiento por proceso y responsable
Una plataforma configurable
Adapta DocuCheck-CA a los procesos y reglas de tu organización
Cada proceso puede configurarse con sus propios documentos, responsables, permisos, validaciones, tiempos y niveles de autorización.
Inteligencia artificial documental
La IA no solo encuentra documentos: ayuda a entenderlos
DocuCheck-CA puede incorporar inteligencia artificial para analizar información, localizar datos relevantes, clasificar documentos y acelerar tareas que normalmente requieren revisión manual.
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Búsqueda en lenguaje natural
Permite localizar información mediante preguntas escritas de forma natural, sin depender únicamente del nombre o ubicación del archivo.
IA
Clasificación automática
Identifica el tipo documental y puede dirigir cada archivo hacia el expediente, categoría o proceso correspondiente.
↗
Extracción de información
Obtiene datos relevantes como nombres, fechas, importes, referencias, vigencias y campos específicos de cada documento.
≡
Resúmenes automáticos
Genera síntesis de contratos, reportes, expedientes y documentos extensos para acelerar su revisión inicial.
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Detección de faltantes
Ayuda a identificar documentos, datos o evidencias que no se encuentran dentro de un expediente.
↔
Comparación de versiones
Facilita la identificación de cambios, diferencias y posibles inconsistencias entre distintas versiones de un documento.
Menos tiempo de búsqueda Información relevante disponible con mayor rapidez
Menos captura manual Extracción automática de datos documentales
Revisiones más ágiles Resúmenes y análisis para apoyar decisiones
Mayor consistencia Reglas comunes para clasificar y validar información
IA aplicada al proceso
Convierte la información documental en conocimiento útil
La inteligencia artificial se integra con los permisos, expedientes y flujos de DocuCheck-CA para apoyar la operación sin perder control.
Automatización documental
Convierte aprobaciones manuales en flujos controlados y medibles
DocuCheck-CA permite automatizar la recepción, validación, revisión, autorización, firma y seguimiento de documentos mediante reglas de negocio, responsables, tiempos objetivo, alertas y evidencias.
Ejemplo de flujo documental
De la solicitud a la aprobación final
1
Recepción de la solicitud El proceso inicia desde un formulario, correo, integración o carga documental.
2
Validación automática Se comprueban campos, requisitos, documentos obligatorios y reglas del proceso.
3
Revisión y autorización La tarea se asigna al responsable correcto según monto, área, tipo o nivel de riesgo.
4
Firma, cierre y resguardo El documento aprobado se firma, integra al expediente y conserva su evidencia.
5
Seguimiento y medición El sistema registra tiempos, responsables, incidencias, rechazos y cumplimiento.
↗
Enrutamiento automático
Asigna tareas y documentos según área, tipo, importe, ubicación o regla de negocio.
⏱
Tiempos y SLA
Define tiempos objetivo para cada etapa e identifica retrasos antes de afectar la operación.
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Alertas y escalamiento
Envía recordatorios y escala automáticamente cuando una tarea no se atiende.
✓
Validaciones y reglas
Evita que un expediente avance si faltan datos, archivos o autorizaciones obligatorias.
◎
Seguimiento por responsable
Consulta quién tiene cada tarea, desde cuándo y cuál es el siguiente paso.
▦
Indicadores y reportes
Analiza tiempos, cargas de trabajo, rechazos, cuellos de botella y cumplimiento.
Menos seguimiento manual
Mayor velocidad de aprobación
Más control y trazabilidad
Mejor evidencia para auditoría
Automatización configurable
Automatiza tus reglas sin perder control sobre las decisiones
Cada flujo puede incorporar revisiones humanas, niveles de autorización, validaciones, firma, permisos y trazabilidad según tus políticas.
Firma digital integrada
Firma documentos con trazabilidad, identidad y evidencia del proceso
DocuCheck-CA integra la firma digital dentro del ciclo documental, permitiendo controlar responsables, versiones, fechas, autorizaciones y evidencias desde una sola plataforma.
✓
Ciclo digital controlado
Del documento a la evidencia de firma
1
Selección
Se selecciona el documento, expediente o versión autorizada que debe pasar al proceso de firma.
2
Validación
El sistema valida responsables, permisos, versión, secuencia y reglas necesarias antes de solicitar la firma.
3
Firma
Los participantes firman conforme al flujo configurado y a los mecanismos de identidad definidos para el proyecto.
4
Evidencia
La plataforma conserva el documento firmado, las fechas, el historial, los participantes y la evidencia del proceso.
i
La firma forma parte del expediente El documento firmado no queda aislado. Permanece relacionado con el proceso, sus responsables, autorizaciones y evidencias.
Firma aislada
El documento se firma fuera del proceso
× Versiones enviadas por correo o mensajería.
× Dificultad para comprobar quién autorizó cada etapa.
× Evidencias dispersas en diferentes herramientas.
Firma integrada
La firma forma parte del gobierno documental
✓ Control de la versión autorizada para firma.
✓ Historial de responsables, fechas y aprobaciones.
✓ Evidencia relacionada con el expediente completo.
!
Alcance legal y de cumplimiento El tipo de firma, certificado, identidad, conservación de evidencias y cumplimiento aplicable debe definirse de acuerdo con la naturaleza del documento, las políticas internas y la regulación correspondiente.
Procesos conectados
Integra la firma con tus sistemas y procesos empresariales
DocuCheck-CA puede conectarse con plataformas de colaboración, aplicaciones corporativas, sistemas internos y servicios en la nube.
Integraciones empresariales
Conecta DocuCheck-CA con el ecosistema tecnológico de tu organización
Integra documentos, expedientes y flujos de aprobación con Microsoft 365, sistemas empresariales, aplicaciones internas, servicios en la nube y plataformas de automatización.
DC
Núcleo documental
DocuCheck-CA
Centraliza la información documental y conecta cada expediente con los sistemas donde se originan los datos, las solicitudes y las decisiones.
✓
Expedientes Información relacionada por proceso.
✓
Flujos Reglas, revisiones y aprobaciones.
✓
Permisos Acceso controlado por usuario y rol.
✓
Trazabilidad Historial de actividades y cambios.
Integración según cada arquitectura Los conectores, APIs, servicios de identidad y mecanismos de intercambio se definen conforme a la tecnología disponible.
M365
Microsoft 365
Conecta procesos documentales con el ecosistema de productividad y colaboración utilizado por la organización.
SharePoint Teams Outlook
ID
Identidad empresarial
Utiliza los mecanismos de autenticación y administración de usuarios definidos por la empresa.
Microsoft Entra ID SSO MFA
ERP
ERP y sistemas financieros
Relaciona documentos con órdenes de compra, facturas, pagos, proveedores y registros financieros.
SAP Dynamics 365 Contabilidad
CRM
CRM y atención al cliente
Asocia contratos, propuestas, expedientes y evidencias con clientes, cuentas y oportunidades.
HubSpot Dynamics CRM Portales
↻
Automatización
Activa procesos, notificaciones y tareas cuando un documento cambia de estado o cumple una condición.
Power Automate n8n Webhooks
API
Sistemas internos
Intercambia información con aplicaciones propias, bases de datos, portales y servicios desarrollados a la medida.
API REST Bases de datos Servicios web
Arquitectura flexible
Diferentes formas de conectar tus procesos
01
Integración mediante API
Intercambio controlado de información con aplicaciones y servicios empresariales.
02
Automatización por eventos
Ejecución de acciones cuando un expediente cambia de estado o cumple una regla.
03
Integración personalizada
Desarrollo de conectores para plataformas o procesos específicos de la organización.
Integración estratégica
Evita crear otro repositorio aislado de información
Integramos DocuCheck-CA con los sistemas que ya forman parte de tu operación para construir procesos documentales conectados.
DocuCheck-CA en acción
Conoce cómo funciona DocuCheck-CA
Descubre cómo nuestra plataforma ayuda a centralizar documentos, automatizar procesos, administrar expedientes y fortalecer la trazabilidad de la información empresarial.
▶
Reproducir video Presentación general
Conoce DocuCheck-CA
Una introducción a las capacidades de la plataforma para organizar, controlar y administrar documentos y expedientes empresariales.
▶
Reproducir video Plataforma en acción
Automatización y control documental
Observa cómo pueden administrarse documentos, responsables, aprobaciones, evidencias y etapas dentro de un flujo controlado.
Demostración personalizada
Descubre cómo DocuCheck-CA puede adaptarse a tus procesos
Podemos mostrarte un escenario enfocado en contratos, proveedores, expedientes de personal, calidad, auditorías o gestión administrativa.
Transforma tu Mesa de Ayuda con GLPI
GLPI
Preguntas frecuentes
Resuelve tus dudas sobre DocuCheck-CA
Conoce cómo funciona nuestra plataforma de gestión documental empresarial, qué procesos puede automatizar y cómo puede integrarse con la operación de tu organización.
¿Qué es DocuCheck-CA? +
DocuCheck-CA es una plataforma empresarial de gestión documental que permite centralizar documentos, administrar expedientes electrónicos, automatizar aprobaciones, controlar versiones, integrar firma digital y mantener la trazabilidad completa de la información.
¿Qué tipo de documentos puede administrar? +
Puede administrar contratos, expedientes de personal, documentos de proveedores, facturas, órdenes de compra, políticas, procedimientos, oficios, licitaciones, evidencias de auditoría, documentación técnica y otros archivos empresariales.
¿DocuCheck-CA permite automatizar procesos documentales? +
Sí. La plataforma permite configurar flujos para recepción, validación, revisión, autorización, firma, publicación, seguimiento y resguardo documental mediante reglas de negocio.
¿La plataforma incluye firma digital? +
Sí. DocuCheck-CA puede incorporar procesos de firma digital dentro del flujo documental para conservar la identidad del participante, la versión firmada, la fecha, el historial y la evidencia de aprobación.
¿Es posible administrar expedientes electrónicos completos? +
Sí. Cada expediente puede concentrar documentos, versiones, participantes, autorizaciones, firmas, fechas, comentarios y evidencias relacionadas con un proceso específico.
¿DocuCheck-CA utiliza inteligencia artificial? +
Puede incorporar capacidades de inteligencia artificial para clasificación, extracción de datos, búsquedas en lenguaje natural, generación de resúmenes, identificación de faltantes y análisis documental.
¿Puede integrarse con Microsoft 365, SharePoint y Teams? +
Sí. Puede integrarse con servicios del ecosistema Microsoft, incluyendo Microsoft 365, SharePoint, Teams, Azure, Dynamics 365 y servicios de identidad, dependiendo de la arquitectura y las licencias disponibles.
¿Puede conectarse con ERP, CRM y sistemas internos? +
Sí. DocuCheck-CA puede conectarse con plataformas ERP, CRM, portales, bases de datos y aplicaciones desarrolladas a la medida mediante APIs e integraciones específicas.
¿Cómo protege la información de la empresa? +
La solución puede incorporar autenticación, perfiles, permisos por rol, control de versiones, bitácoras de actividad, trazabilidad, cifrado, respaldos y políticas de acceso conforme a los requerimientos del proyecto.
¿Quién puede consultar y modificar los documentos? +
Los accesos se configuran mediante perfiles, áreas, grupos, roles y permisos específicos. Cada usuario puede consultar, editar, aprobar o firmar únicamente la información autorizada.
¿La plataforma conserva el historial de cambios? +
Sí. Registra acciones, cambios de estado, participantes, revisiones, autorizaciones, versiones, fechas y otros eventos relevantes para facilitar el seguimiento y la auditoría.
¿Puede utilizarse para auditorías y cumplimiento? +
Sí. Ayuda a organizar evidencias, controlar versiones, documentar autorizaciones y localizar rápidamente información para auditorías internas, externas y procesos de cumplimiento.
¿Puede instalarse en la nube o en infraestructura propia? +
Sí. Dependiendo de la estrategia tecnológica, puede implementarse en infraestructura en la nube, ambientes híbridos o instalaciones propias, considerando seguridad, disponibilidad y operación.
¿Cuánto tiempo toma implementar DocuCheck-CA? +
El tiempo depende del número de procesos, integraciones, reglas, usuarios y personalizaciones. La implementación puede comenzar con un proceso prioritario y ampliarse gradualmente.
¿Qué empresas pueden beneficiarse de DocuCheck-CA? +
Organizaciones públicas y privadas que administran grandes volúmenes documentales o requieren mayor control sobre contratos, expedientes, proveedores, calidad, finanzas y procesos administrativos.
¿Por qué implementar DocuCheck-CA con C&A Systems? +
C&A Systems cuenta con más de 20 años de experiencia en desarrollo de software empresarial, automatización, nube, Microsoft Azure, inteligencia artificial e integración de procesos. El acompañamiento abarca análisis, diseño, implementación, integración y soporte.
Consulta personalizada
¿Tienes un proceso documental específico?
Analizamos tus documentos, responsables, tiempos, riesgos e integraciones para definir una solución alineada con tu operación.