Disponibles

cuando se necesitan 

Íntegros

(no alterados sin autorización) 

Confidenciales

(accesibles solo por quienes deben) 

Trazables

(quién hizo qué y cuándo) 

Conservados

conforme a políticas de retención y requisitos legales 

 de manera controlada cuando termina su vigencia 

Clasificación

Define “qué es” y “dónde vive”: 

• Tipo documental (contrato, factura, expediente, póliza) 

• Serie / subserie documental 

• Dueño del documento (área responsable) 

• Nivel de confidencialidad (público, interno, restringido) 

Retención

Define: 

• Cuánto tiempo debe conservarse 

• Si debe archivarse o destruirse 

• Si debe conservarse por auditoría o juicio 

• Si requiere retención automática 

Control de  acceso

Reglas claras por: 

• Roles (RBAC) 

• Usuarios y grupos 

• Documento / carpeta 

• Acción (ver, editar, descargar, compartir, eliminar, firmar) 

Destrucción

Debe ser: 

• Controlada 

• Auditable 

• (idealmente) certificada en entornos regulados