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Transforma Procesos Empresariales con Power Automate y AI Builder

David Garcia : 4/08/2025 06:46:36 PM

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Introducción:

“Muchas organizaciones usan Power Automate solo para tareas básicas como enviar correos o copiar archivos, pero la verdadera transformación sucede cuando se integra con inteligencia artificial mediante AI Builder.”

Contexto

Una empresa de logística con operaciones en 3 países buscaba mejorar la eficiencia operativa de su área administrativa. Procesos como validación de facturas, seguimiento de órdenes de compra y gestión de reclamos eran manuales, lentos y propensos a errores.

Aunque contaban con licencias Microsoft 365 y Power Platform, no habían explorado las capacidades de AI Builder integradas con Power Automate.

Solución implementada:

El equipo de IT identificó tres procesos críticos y los transformó combinando Power Automate (automatización de flujos) con AI Builder (modelos de IA preentrenados):

Validación de facturas con procesamiento de formularios (Form Processing)

Se entrenó un modelo con facturas PDF de distintos proveedores.
Al recibir una factura por correo, el flujo extrae automáticamente:
- Monto
- Fecha
- Número de orden
- RFC o nombre fiscal
Luego, valida con el ERP y aprueba o rechaza automáticamente.

Clasificación de correos y reclamos con IA

Se usó un modelo de Clasificación de texto para etiquetar correos entrantes según su tipo (reclamo, consulta, soporte).
Los correos se redirigen al área correspondiente con prioridad automática.

Seguimiento de entregas con extracción de datos desde imágenes

Con Object Detection, se automatizó la validación de entregas:
- Los conductores toman una foto del paquete entregado.
- El modelo identifica si hay daños, etiquetas legibles y firma visible.
Se dispara un flujo de notificación y archivado del caso en SharePoint.

Resultados

Reducción del 80% en el tiempo de revisión de facturas (de 10 min a 2 min por factura).
Clasificación automática del 95% de correos, reduciendo tiempos de respuesta.
Mayor control de entregas con evidencia visual validada automáticamente.
Ahorro de más de 800 horas/año en tareas repetitivas que antes requerían personal.
Capacitación mínima requerida, gracias a la interfaz low-code de Power Platform.

Lecciones aprendidas

Power Automate es más que flujos simples: con AI Builder, resuelve problemas reales y complejos.
Modelos entrenables como Form Recognizer y Object Detection son aplicables a casi cualquier industria.
Una pequeña inversión en entrenamiento y prueba de modelos genera ROI inmediato.
El enfoque modular permite escalar desde automatizaciones pequeñas hasta procesos completos.
El ciclo: detectar → extraer → validar → decidir → accionar, es el núcleo de la automatización inteligente.