Transforma Procesos Empresariales con Power Automate y AI Builder

El equipo de IT identificó tres procesos críticos y los transformó combinando Power Automate (automatización de flujos) con AI Builder (modelos de IA preentrenados):

1. Validación de facturas con procesamiento de formularios (Form Processing)

• Se entrenó un modelo con facturas PDF de distintos proveedores.
• Al recibir una factura por correo, el flujo extrae automáticamente:
  • Monto
  • Fecha
  • Número de orden
  • RFC o nombre fiscal
• Luego, valida con el ERP y aprueba o rechaza automáticamente.

2. Clasificación de correos y reclamos con IA

• Se usó un modelo de Clasificación de texto para etiquetar correos entrantes según su tipo (reclamo, consulta, soporte).
• Los correos se redirigen al área correspondiente con prioridad automática.

3. Seguimiento de entregas con extracción de datos desde imágenes

• Con Object Detection, se automatizó la validación de entregas:
  • Los conductores toman una foto del paquete entregado.
  • El modelo identifica si hay daños, etiquetas legibles y firma visible.
• Se dispara un flujo de notificación y archivado del caso en SharePoint.

Resultados

• Reducción del 80% en el tiempo de revisión de facturas (de 10 min a 2 min por factura).
• Clasificación automática del 95% de correos, reduciendo tiempos de respuesta.
• Mayor control de entregas con evidencia visual validada automáticamente.
• Ahorro de más de 800 horas/año en tareas repetitivas que antes requerían personal.
• Capacitación mínima requerida, gracias a la interfaz low-code de Power Platform.

Lecciones aprendidas

• Power Automate es más que flujos simples: con AI Builder, resuelve problemas reales y complejos.
• Modelos entrenables como Form Recognizer y Object Detection son aplicables a casi cualquier industria.
• Una pequeña inversión en entrenamiento y prueba de modelos genera ROI inmediato.
• El enfoque modular permite escalar desde automatizaciones pequeñas hasta procesos completos.
• El ciclo: detectar → extraer → validar → decidir → accionar, es el núcleo de la automatización inteligente.