Optimización de Licenciamiento y Migración a la Nube con Microsoft 365

Escenario práctico 

Durante la evaluación de migración, el equipo identifica: 

• Múltiples proveedores de servicios en la nube y software, con modelos incompatibles. 

• Suscripciones independientes de Microsoft 365 sin control centralizado. 

• Uso mínimo de herramientas como Intune, Purview o Defender, pese a estar incluidas. 

• Pagos redundantes por soluciones de terceros para backup, seguridad y colaboración. 

• Licenciamiento mal dimensionado (usuarios con licencias E5 que no necesitaban). 

 Problemas identificados 

• Poca comprensión del modelo de licenciamiento por usuario (vs. licencias por dispositivo). 

• Falta de alineación entre los planes contratados y las funciones utilizadas. 

• Duplicidad de costos en herramientas ya cubiertas por Microsoft 365 o Azure. 

• Subutilización de herramientas avanzadas de seguridad y cumplimiento. 

• Administración descentralizada de licencias sin control de renovación o asignación. 

 Enfoque de implementación 

La empresa implementa un plan de optimización basado en tres pilares: centralización, gobernanza y aprovechamiento de valor agregado: 

• Migración de servidores locales a Azure, aprovechando licencias híbridas (AHB). 

• Consolidación de productividad y seguridad bajo Microsoft 365 E3 y E5 para áreas clave. 

• Activación de Microsoft Defender for Endpoint, Identity y Cloud Apps sin costo adicional. 

• Uso de Microsoft Intune para administración remota de dispositivos Windows y móviles. 

• Activación de Purview para cumplimiento normativo y gestión del ciclo de vida de datos. 

• Revisión mensual de uso de licencias con Microsoft 365 Admin Center y Cost Management en Azure. 

• Asignación por roles para evitar sobre-licenciamiento o suscripciones innecesarias. 

 Etapas cubiertas en el ciclo de adopción de nube 

• Evaluación inicial: identificación de activos, licencias actuales y duplicidades. 

• Consolidación: integración de productividad, seguridad y colaboración. 

• Seguridad y cumplimiento: activación de funcionalidades E5 sin costo extra. 

• Monitoreo: paneles de visibilidad y control de costos, uso y amenazas. 

• Escalabilidad: ajuste mensual de licencias por crecimiento o recorte de personal. 

 Resultado esperado 

La organización obtiene beneficios inmediatos: 

• Reducción de costos de software en un 30% al eliminar redundancias. 

• Incremento en la seguridad gracias a la activación de Defender y Purview. 

• Mejora en la administración de dispositivos y cumplimiento de normativas sectoriales. 

• Visibilidad centralizada del entorno de usuarios, amenazas y cumplimiento. 

• Escalabilidad flexible de licencias y servicios sin fricción.