Gestión documental con IA y control del ciclo de vida

• “Resume las obligaciones de este contrato.”
• “Localiza la constancia de capacitación en este expediente.”

Evaluamos el origen, volumen, formatos y metadatos disponibles. Con esa información definimos qué migrar, cómo clasificarlo y qué validaciones realizar antes de incorporarlo a DocuCheck.

Podemos evaluar el intercambio de documentos y datos con Microsoft 365, ERP, CRM y aplicaciones internas. La viabilidad, las licencias y el desarrollo necesario dependen de las interfaces disponibles y del proceso acordado.

Incorpora la firma al flujo documental y relaciona el documento firmado con su expediente. El mecanismo de firma, la verificación de identidad, las evidencias y los costos se definen en el alcance del proyecto.

La propuesta debe precisar el alojamiento y procesamiento de documentos, almacenamiento, respaldos, capacitación, soporte y opciones de exportación. También se establece el alcance de los servicios de OCR e inteligencia artificial.

DocuCheck es una plataforma de gestión documental para organizar contratos y expedientes, controlar versiones y permisos, coordinar aprobaciones y configurar procesos de conservación. Puede incorporar OCR y análisis con IA según el alcance contratado.

Sí. La clasificación y los metadatos se configuran de acuerdo con la estructura documental de tu organización. Durante la implementación se revisan los tipos de documentos, los expedientes y los criterios que utilizarán las áreas.

Se revisan los tipos documentales, los criterios y plazos de conservación, los responsables y el tratamiento previsto para cada etapa. Con esa información se configuran las reglas y los procesos dentro de las capacidades de DocuCheck y del alcance acordado.

El tratamiento depende de las políticas documentales de tu organización y del proceso configurado. Durante la definición del alcance se precisan las acciones, las autorizaciones y la evidencia requerida al concluir el periodo de conservación.

Facilitan la consulta documental entre áreas sin duplicar cargas, respetando los permisos definidos. En la demostración revisamos cómo se relacionan los expedientes y cómo se presenta la información para cada área.

Permite centralizar solicitudes y dar seguimiento a la documentación pendiente. Sus indicadores ayudan a consultar el avance de los expedientes y priorizar los documentos por completar.

Pueden apoyar la extracción de campos, las consultas en lenguaje natural y la generación de resúmenes. Las capacidades dependen del alcance contratado, la calidad y disponibilidad de los documentos y los permisos configurados. Los resultados deben verificarse contra el documento original.

Se ofrece como módulo adicional. El mecanismo de firma, la verificación de identidad, las evidencias y los costos se definen según los requisitos y el alcance del proyecto.

Los permisos se configuran para definir quién puede consultar, editar y aprobar documentación. El control de versiones y el historial permiten dar seguimiento a las acciones registradas en la plataforma.

Depende de cómo esté resuelto tu proceso actual. Evaluamos tus necesidades de clasificación, expedientes, solicitudes, trazabilidad y conservación, junto con las capacidades ya disponibles en Microsoft 365 o SharePoint, para determinar qué valor aportaría DocuCheck y cómo podría convivir con tus herramientas.

Podemos evaluar integraciones con Microsoft 365, ERP, CRM y aplicaciones internas, así como la migración de documentos. La viabilidad depende de las interfaces, licencias, formatos, volumen y calidad de la información disponible.

La propuesta debe especificar dónde se alojan y procesan los documentos, los respaldos y las condiciones para recuperar o exportar documentos y metadatos. También se acuerdan los formatos, el alcance y los costos aplicables, incluida la terminación del servicio.

La inversión y el plazo se cotizan según usuarios, procesos, almacenamiento, configuración, migración, módulos e integraciones. El diagnóstico permite definir un alcance inicial, sus entregables y el calendario de implementación.