C
Gestión de contratos
Organiza contratos y sus documentos relacionados durante procesos de revisión, autorización, vigencia, renovación y cierre.
Versiones · responsables · alertas
Gobierno documental inteligente
Gestión documental empresarial con IA, automatización y firma digital
Automatiza contratos, expedientes, aprobaciones y procesos documentales desde una sola plataforma segura, trazable y preparada para las necesidades actuales de cumplimiento empresarial.
✓ Automatización de procesos
✓ Firma digital como módulo adicional
✓ Búsqueda inteligente con IA
✓ Control y trazabilidad documental
El problema no son los documentos
El verdadero costo está en los procesos que dependen de ellos
Contratos sin seguimiento, expedientes incompletos, aprobaciones por correo y documentos dispersos pueden retrasar procesos, dificultar el control y aumentar el trabajo manual en diferentes áreas de la organización.
⌕
Información difícil de encontrar
Contratos, expedientes, evidencias y facturas pueden terminar distribuidos entre correos, carpetas y distintos repositorios, dificultando localizar rápidamente la información correcta.
⏱
Aprobaciones lentas
Cuando una aprobación depende de correos, llamadas y seguimiento manual, contratos, compras, pagos y otros procesos documentales pueden detenerse esperando la siguiente acción.
!
Menor control y trazabilidad
Documentos vencidos, expedientes incompletos o cambios sin un historial claro dificultan saber qué ocurrió, quién intervino y cuál es el estado actual del proceso.
↻
Procesos manuales y repetitivos
Capturar información, clasificar archivos, solicitar documentos, enviar recordatorios y dar seguimiento manual agrega tareas repetitivas al ciclo documental.
Gobierno documental inteligente
Digitalizar documentos no es suficiente
El siguiente paso es conectar documentos con procesos: organizar la información, controlar accesos y versiones, dar seguimiento a las aprobaciones y mantener trazabilidad durante su ciclo de vida.
Documentos conectados con procesos
¿Qué es DocuCheck-CA?
DocuCheck-CA es una plataforma de gestión documental empresarial que permite organizar documentos y expedientes, conectarlos con procesos y automatizar actividades relacionadas con su revisión, consulta y seguimiento.
La información deja de depender únicamente de carpetas, correos y seguimiento manual para integrarse en un flujo documental con clasificación, permisos, trazabilidad y capacidades de consulta apoyadas por inteligencia artificial.
✓
Información organizada Relaciona documentos, expedientes y contexto dentro de una estructura documental.
✓
Procesos automatizados Reduce seguimiento manual mediante flujos, alertas y acciones asociadas al proceso documental.
✓
Inteligencia documental Utiliza OCR, metadatos y capacidades de IA para facilitar la clasificación y consulta de información.
✓
Control y trazabilidad Administra permisos, versiones e historial para dar seguimiento a la información documental.
Del documento al proceso
Un flujo documental conectado
1
Captura Incorpora documentos e información al proceso.
2
Organización y clasificación Relaciona documentos con expedientes, categorías y metadatos.
3
Flujo y seguimiento Conecta revisiones, responsables, aprobaciones y acciones del proceso.
4
Consulta y trazabilidad Consulta información, versiones e historial según los permisos del usuario.
+
Firma digital como módulo adicional Puede incorporarse al proceso cuando el alcance del proyecto requiere mecanismos de firma y validación de identidad.
Casos de uso
Un mismo documento puede formar parte de procesos muy diferentes
DocuCheck-CA puede configurarse alrededor de distintos procesos documentales, relacionando información, responsables, permisos, validaciones y seguimiento de acuerdo con las necesidades de cada organización.
RH
Expedientes de personal
Relaciona contratos laborales, identificaciones, constancias, evaluaciones y otros documentos dentro del expediente correspondiente.
Expediente · documentos · seguimiento
P
Compras y proveedores
Organiza documentación fiscal, legal, financiera y operativa relacionada con altas, evaluaciones y procesos de contratación.
Requisitos · vigencias · validaciones
ISO
Documentación de calidad
Organiza políticas, procedimientos, formatos e instructivos, manteniendo seguimiento sobre revisiones, autorizaciones y versiones.
Versiones · revisión · autorización
J
Jurídico
Estructura expedientes con convenios, poderes, dictámenes, evidencias y otros documentos relacionados con cada asunto.
Expedientes · consulta · trazabilidad
$
Finanzas
Relaciona facturas, órdenes de compra, autorizaciones, contratos, entregables y comprobantes dentro del proceso.
Documentos · autorizaciones · evidencias
G
Gobierno
Organiza oficios, trámites, contratos, dictámenes y expedientes administrativos dentro de procesos documentales estructurados.
Expedientes · evidencia · seguimiento
O
Operaciones
Gestiona entregables, reportes, evidencias, solicitudes, autorizaciones y documentación asociada a la operación.
Proceso · responsable · seguimiento
Una plataforma configurable
El proceso define la configuración, no al revés
DocuCheck-CA puede configurarse de acuerdo con los documentos, responsables, permisos, validaciones y niveles de autorización requeridos por cada proceso.
Inteligencia artificial documental
La IA no solo ayuda a encontrar documentos. Ayuda a consultar la información que contienen.
DocuCheck-CA puede incorporar capacidades de inteligencia artificial para consultar información, apoyar la clasificación documental, extraer datos y facilitar tareas que normalmente requieren revisión manual.
?
Consulta en lenguaje natural
Permite realizar preguntas sobre la información disponible sin depender únicamente del nombre o ubicación de un archivo.
IA
Clasificación documental
Apoya la identificación y organización de documentos para relacionarlos con categorías, expedientes y procesos.
↗
Extracción de información
Ayuda a identificar datos relevantes dentro de documentos para convertir información no estructurada en datos consultables.
≡
Resúmenes documentales
Facilita la revisión inicial mediante síntesis de documentos y contenido disponible para consulta.
!
Identificación de información faltante
Puede apoyar la identificación de documentos, datos o evidencias que no se encuentran dentro del contexto documental consultado, de acuerdo con la configuración del proceso.
Consulta más ágil Facilita localizar información relevante dentro de los documentos.
Menos captura manual Apoya la extracción y estructuración de información documental.
Revisión asistida Resúmenes y consultas apoyan la revisión inicial de información.
IA con contexto La consulta se integra con expedientes y permisos documentales.
IA aplicada al proceso
La IA aporta valor cuando entiende el contexto documental
En DocuCheck-CA, las capacidades de IA pueden trabajar sobre documentos y expedientes respetando los permisos definidos para cada usuario.
Automatización de procesos documentales
Convierte el seguimiento manual en flujos documentales controlados
DocuCheck-CA permite configurar flujos para conectar la recepción de documentos con validaciones, responsables, revisiones, autorizaciones, alertas y seguimiento durante cada etapa del proceso.
Ejemplo de flujo documental
De la solicitud al seguimiento del proceso
1
Recepción de información El proceso inicia con la incorporación de documentos, datos o solicitudes.
2
Validación Se aplican las validaciones y requisitos definidos para el proceso documental.
3
Revisión y autorización Las actividades se asignan a los responsables y niveles de autorización definidos.
4
Cierre e integración La documentación resultante se integra al expediente y conserva el contexto generado durante el proceso.
5
Seguimiento y trazabilidad Consulta responsables, estados e historial para dar seguimiento al proceso.
+
El flujo puede incorporar firma digital La firma puede integrarse como módulo adicional cuando el proceso y alcance del proyecto lo requieren.
↗
Enrutamiento
Dirige tareas y documentos hacia los responsables definidos según las reglas configuradas para el proceso.
⏱
Tiempos de atención
Define tiempos objetivo para las distintas etapas y facilita la identificación de actividades pendientes.
!
Alertas y seguimiento
Incorpora avisos y recordatorios para facilitar el seguimiento de actividades dentro del flujo.
✓
Validaciones y reglas
Configura requisitos, documentos y autorizaciones que deben considerarse en cada etapa.
◎
Responsables
Identifica quién participa en cada etapa y facilita el seguimiento de las tareas asignadas.
▦
Trazabilidad del proceso
Conserva información sobre estados, responsables y acciones asociadas al flujo documental.
Menos seguimiento manual
Más visibilidad del proceso
Mayor control y trazabilidad
Mejor contexto para seguimiento
Automatización configurable
Automatiza el flujo sin perder control sobre las decisiones
Cada proceso puede incorporar responsables, revisiones, niveles de autorización, validaciones, permisos y trazabilidad de acuerdo con las reglas definidas para su operación.
Firma digital integrada
Firma documentos con trazabilidad, identidad y evidencia del proceso
DocuCheck-CA integra la firma digital dentro del ciclo documental, permitiendo controlar responsables, versiones, fechas, autorizaciones y evidencias desde una sola plataforma.
✓
Ciclo digital controlado
Del documento a la evidencia de firma
1
Selección
Se selecciona el documento, expediente o versión autorizada que debe pasar al proceso de firma.
2
Validación
El sistema valida responsables, permisos, versión, secuencia y reglas necesarias antes de solicitar la firma.
3
Firma
Los participantes firman conforme al flujo configurado y a los mecanismos de identidad definidos para el proyecto.
4
Evidencia
La plataforma conserva el documento firmado, las fechas, el historial, los participantes y la evidencia del proceso.
i
La firma forma parte del expediente El documento firmado no queda aislado. Permanece relacionado con el proceso, sus responsables, autorizaciones y evidencias.
Firma aislada
El documento se firma fuera del proceso
× Versiones enviadas por correo o mensajería.
× Dificultad para comprobar quién autorizó cada etapa.
× Evidencias dispersas en diferentes herramientas.
Firma integrada
La firma forma parte del gobierno documental
✓ Control de la versión autorizada para firma.
✓ Historial de responsables, fechas y aprobaciones.
✓ Evidencia relacionada con el expediente completo.
!
Alcance legal y de cumplimiento El tipo de firma, certificado, identidad, conservación de evidencias y cumplimiento aplicable debe definirse de acuerdo con la naturaleza del documento, las políticas internas y la regulación correspondiente.
Procesos conectados
Integra la firma con tus sistemas y procesos empresariales
DocuCheck-CA puede conectarse con plataformas de colaboración, aplicaciones corporativas, sistemas internos y servicios en la nube.
Integración con el ecosistema empresarial
DocuCheck-CA puede formar parte de tus procesos, no convertirse en otro sistema aislado
De acuerdo con la arquitectura y alcance de cada proyecto, DocuCheck-CA puede intercambiar información con aplicaciones empresariales, servicios de identidad, plataformas de colaboración, automatizaciones y sistemas internos.
DC
Núcleo documental
DocuCheck-CA
Centraliza el contexto documental y permite relacionar documentos, expedientes, responsables y procesos con otros componentes del ecosistema tecnológico de la organización.
✓
Expedientes Contexto documental organizado.
✓
Flujos Reglas, revisiones y acciones.
✓
Permisos Acceso según usuario y rol.
✓
Trazabilidad Historial asociado al proceso.
La integración se define según cada arquitectura APIs, conectores, mecanismos de identidad e intercambio de información se determinan de acuerdo con los sistemas, alcance y requerimientos técnicos del proyecto.
C
Colaboración
Relaciona los procesos documentales con herramientas de productividad y colaboración utilizadas por la organización.
ID
Identidad empresarial
Puede considerar los mecanismos de autenticación, usuarios y acceso definidos en la arquitectura del proyecto.
ERP
ERP y sistemas financieros
Puede intercambiar información documental relacionada con compras, facturas, proveedores y otros procesos administrativos.
CRM
CRM y aplicaciones empresariales
Conecta documentos y expedientes con información asociada a clientes, cuentas, solicitudes o procesos internos.
↻
Automatización
Permite conectar eventos documentales con acciones, notificaciones y tareas definidas en otros procesos.
API
Sistemas internos
La arquitectura puede contemplar intercambio de información con aplicaciones, portales y servicios propios de la organización.
Arquitectura flexible
El documento puede formar parte de un proceso conectado
La forma de integración depende de los sistemas existentes y de las necesidades técnicas de cada implementación.
Sistema origen ERP · CRM · Portal
→
Integración API · Conector · Servicio
→
DocuCheck-CA Documento · Expediente
→
Proceso Acción · Seguimiento
Integración estratégica
Evita crear otro repositorio aislado de información
Diseñamos la integración de DocuCheck-CA de acuerdo con la arquitectura, sistemas y procesos existentes en tu organización.
Implementación gradual
No necesitas transformar toda tu gestión documental al mismo tiempo
Puedes comenzar identificando un proceso documental prioritario, definir un alcance inicial y, a partir de lo aprendido, extender gradualmente DocuCheck-CA hacia otros procesos y áreas de la organización.
01
Diagnóstico Identificamos dónde comenzar
Revisamos documentos, responsables, aprobaciones, puntos de control y actividades manuales para identificar un proceso documental prioritario.
RESULTADO Visibilidad del proceso actual y de sus principales oportunidades de mejora.
→
02
Alcance inicial Diseñamos el proceso objetivo
Definimos cómo deben organizarse los documentos, participantes, permisos, reglas y acciones dentro del alcance seleccionado.
RESULTADO Un alcance inicial definido alrededor de un proceso concreto.
→
03
Implementación Configuramos y conectamos
Configuramos el proceso documental y definimos las integraciones necesarias de acuerdo con los sistemas, arquitectura y requerimientos del proyecto.
RESULTADO Un proceso documental configurado dentro del alcance acordado.
→
04
Evolución Extendemos a nuevos procesos
A partir del alcance implementado, pueden incorporarse nuevos procesos documentales y áreas conforme a las prioridades de la organización.
RESULTADO Una ruta de evolución alineada con nuevas necesidades documentales.
Diagnóstico documental
¿No sabes qué proceso documental deberías atender primero?
Revisamos cómo circula actualmente la información para identificar un punto de partida y las oportunidades que podrían simplificar el proceso.
✓ Documentos y expedientes ✓ Responsables ✓ Aprobaciones ✓ Trabajo manual ✓ Integraciones
Punto de partida Identifica dónde puede generar valor DocuCheck-CA Solicitar diagnóstico documental →
DocuCheck-CA en acción
Mira cómo funciona DocuCheck-CA
Conoce visualmente cómo DocuCheck-CA ayuda a organizar documentos y expedientes y cómo puede participar en procesos documentales con responsables, etapas y seguimiento.
▶
Reproducir video Presentación general
Conoce DocuCheck-CA
Obtén una visión general de cómo la plataforma organiza documentos y expedientes para facilitar su administración, consulta y control.
▶
Reproducir video Plataforma en acción
Automatización y control documental
Observa un ejemplo de cómo documentos, responsables, revisiones y acciones pueden formar parte de un proceso documental controlado.
Demostración personalizada
Ahora llévalo a uno de tus procesos documentales
Cuéntanos qué proceso quieres mejorar y revisemos cómo podría estructurarse con DocuCheck-CA de acuerdo con tus documentos, participantes y necesidades.
Preguntas frecuentes
Resuelve tus dudas sobre DocuCheck-CA
Conoce cómo funciona nuestra plataforma de gestión documental empresarial, qué procesos puede automatizar y cómo puede integrarse con la operación de tu organización.
¿Qué es DocuCheck-CA? +
DocuCheck-CA es una plataforma empresarial de gestión documental que permite centralizar documentos, administrar expedientes electrónicos, automatizar aprobaciones, controlar versiones, integrar firma digital y mantener la trazabilidad completa de la información.
¿Qué tipo de documentos puede administrar? +
Puede administrar contratos, expedientes de personal, documentos de proveedores, facturas, órdenes de compra, políticas, procedimientos, oficios, licitaciones, evidencias de auditoría, documentación técnica y otros archivos empresariales.
¿DocuCheck-CA permite automatizar procesos documentales? +
Sí. La plataforma permite configurar flujos para recepción, validación, revisión, autorización, firma, publicación, seguimiento y resguardo documental mediante reglas de negocio.
¿La plataforma incluye firma digital? +
Sí. DocuCheck-CA puede incorporar procesos de firma digital dentro del flujo documental para conservar la identidad del participante, la versión firmada, la fecha, el historial y la evidencia de aprobación.
¿Es posible administrar expedientes electrónicos completos? +
Sí. Cada expediente puede concentrar documentos, versiones, participantes, autorizaciones, firmas, fechas, comentarios y evidencias relacionadas con un proceso específico.
¿DocuCheck-CA utiliza inteligencia artificial? +
Puede incorporar capacidades de inteligencia artificial para clasificación, extracción de datos, búsquedas en lenguaje natural, generación de resúmenes, identificación de faltantes y análisis documental.
¿Puede integrarse con Microsoft 365, SharePoint y Teams? +
Sí. Puede integrarse con servicios del ecosistema Microsoft, incluyendo Microsoft 365, SharePoint, Teams, Azure, Dynamics 365 y servicios de identidad, dependiendo de la arquitectura y las licencias disponibles.
¿Puede conectarse con ERP, CRM y sistemas internos? +
Sí. DocuCheck-CA puede conectarse con plataformas ERP, CRM, portales, bases de datos y aplicaciones desarrolladas a la medida mediante APIs e integraciones específicas.
¿Cómo protege la información de la empresa? +
La solución puede incorporar autenticación, perfiles, permisos por rol, control de versiones, bitácoras de actividad, trazabilidad, cifrado, respaldos y políticas de acceso conforme a los requerimientos del proyecto.
¿Quién puede consultar y modificar los documentos? +
Los accesos se configuran mediante perfiles, áreas, grupos, roles y permisos específicos. Cada usuario puede consultar, editar, aprobar o firmar únicamente la información autorizada.
¿La plataforma conserva el historial de cambios? +
Sí. Registra acciones, cambios de estado, participantes, revisiones, autorizaciones, versiones, fechas y otros eventos relevantes para facilitar el seguimiento y la auditoría.
¿Puede utilizarse para auditorías y cumplimiento? +
Sí. Ayuda a organizar evidencias, controlar versiones, documentar autorizaciones y localizar rápidamente información para auditorías internas, externas y procesos de cumplimiento.
¿Puede instalarse en la nube o en infraestructura propia? +
Sí. Dependiendo de la estrategia tecnológica, puede implementarse en infraestructura en la nube, ambientes híbridos o instalaciones propias, considerando seguridad, disponibilidad y operación.
¿Cuánto tiempo toma implementar DocuCheck-CA? +
El tiempo depende del número de procesos, integraciones, reglas, usuarios y personalizaciones. La implementación puede comenzar con un proceso prioritario y ampliarse gradualmente.
¿Qué empresas pueden beneficiarse de DocuCheck-CA? +
Organizaciones públicas y privadas que administran grandes volúmenes documentales o requieren mayor control sobre contratos, expedientes, proveedores, calidad, finanzas y procesos administrativos.
¿Por qué implementar DocuCheck-CA con C&A Systems? +
C&A Systems cuenta con más de 20 años de experiencia en desarrollo de software empresarial, automatización, nube, Microsoft Azure, inteligencia artificial e integración de procesos. El acompañamiento abarca análisis, diseño, implementación, integración y soporte.
Consulta personalizada
¿Tienes un proceso documental específico?
Analizamos tus documentos, responsables, tiempos, riesgos e integraciones para definir una solución alineada con tu operación.