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Estrategias para Maximizar el Uso de Copilot en Microsoft 365

David Garcia : 4/08/2025 06:47:19 PM

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Introducción:

“Copilot va mucho más allá de resumir correos: es un asistente de productividad con IA que transforma cómo se trabaja con Word, Excel, Outlook, Teams y más. Pero muchas organizaciones lo activan sin una estrategia clara y subutilizan su potencial.”

Contexto

Una firma de consultoría internacional habilitó Microsoft 365 Copilot para 150 empleados clave como parte de su transición a una cultura de trabajo híbrida más eficiente. Sin embargo, durante los primeros 30 días, los usuarios lo usaban solo para tareas triviales (correcciones de redacción o síntesis de correos), sin explorar su valor real.

El equipo de IT y transformación digital decidió crear un plan estructurado de activación y casos de uso por rol, integrando métricas, entrenamientos y seguimiento.

Solución implementada:

Se lanzó un programa interno llamado “Copilot Pro+”, dividido en tres fases:

Activación técnica y permisos

Validación de licencias elegibles (Microsoft 365 E3/E5 + suscripción Copilot).
Habilitación del servicio desde el centro de administración de Microsoft 365.
Inclusión en grupos piloto (por área: finanzas, ventas, legal, PMO).

Capacitación por rol con guías específicas

Finanzas: análisis automático de tendencias en Excel, interpretación de KPIs y generación de gráficos desde lenguaje natural.
Legal: redacción de contratos base en Word, revisión de políticas y comparación de versiones.
Ventas y PMO: resumen de reuniones en Teams, creación de agendas en Outlook y seguimiento de pendientes con tareas generadas.
Dirección: creación de presentaciones ejecutivas en PowerPoint con base en reportes o documentos extensos.

Seguimiento y adopción

Dashboards en Power BI con métricas de uso (comandos usados, apps más consultadas).
Retroalimentación continua con usuarios y canal interno de tips semanales.
Desafíos internos (“¿Quién logra automatizar mejor su día con Copilot?”) con incentivos simbólicos.

Resultados

Reducción del 40% en tiempo promedio de preparación de informes y presentaciones.
Ahorro de más de 15 horas/mes por colaborador en tareas repetitivas de documentación.
Generación de nuevas ideas y soluciones al integrar Copilot en sesiones de brainstorming.
Mejor gestión del correo y planificación con Outlook + Copilot (resúmenes, propuestas, respuestas proactivas).
Mayor compromiso de los equipos con el uso inteligente de la tecnología.

Lecciones aprendidas

Copilot no es solo una herramienta, es un cambio de mentalidad sobre cómo trabajar.
La clave está en contextualizar su uso: cada rol tiene oportunidades únicas de productividad.
Sin entrenamiento práctico y casos reales, Copilot se queda como un “Word con IA”.
La comunicación interna debe mostrar beneficios, no solo funcionalidades.
IT debe ser un aliado del negocio, no solo el activador técnico del servicio.