Cumplimiento de Retención Documental con OneDrive y Microsoft 365

Escenario práctico 

Durante una auditoría, se identifica que algunos colaboradores han borrado manualmente archivos importantes antes de su período mínimo de retención fiscal. En otros casos, hay archivos antiguos de clientes que deberían haberse eliminado hace años por normativa local de protección de datos (por ejemplo, la Ley de Protección de Datos Personales en México o el RGPD en Europa). 

Esto expone a la empresa a sanciones regulatorias, litigios y pérdida de confianza. 

 Problemas identificados 

• El personal no conoce o no aplica correctamente las políticas de retención. 

• No existe una herramienta para evitar la eliminación accidental de archivos clave. 

• Información sensible está almacenada de forma desorganizada o duplicada. 

• No hay alertas o trazabilidad sobre la eliminación o expiración de documentos. 

• Las políticas varían por país y no están centralizadas. 

 Enfoque de implementación 

El equipo de cumplimiento y TI establece un marco basado en OneDrive, Microsoft Purview, y Microsoft 365 Compliance Center para automatizar la retención documental: 

• Configurar etiquetas de retención automática en OneDrive por tipo de documento: contratos, nómina, reportes médicos, etc. 

• Asociar políticas de retención por ubicación geográfica (por ejemplo: 5 años en Colombia, 10 años en Chile). 

• Usar Microsoft Purview Data Lifecycle Management para conservar, revisar o eliminar documentos una vez cumplido el período legal. 

• Restringir la eliminación manual de documentos protegidos con etiquetas de retención. 

• Registrar toda acción de retención/eliminación en el registro de auditoría de Microsoft 365. 

• Crear paneles con Power BI para visibilidad sobre documentos críticos y su tiempo restante. 

 Áreas clave que se benefician directamente 

Resultado esperado 

La empresa logra cumplir con las leyes locales e internacionales de retención documental de forma automática, precisa y segura. 
Se minimizan los errores humanos, se evitan sanciones y se fortalece la reputación organizacional ante entidades regulatorias. Además, al eliminar información innecesaria según cronogramas definidos, se optimiza el almacenamiento y los costos asociados. 

 Recomendaciones clave 

• Clasifica documentos desde su origen (plantillas, formularios, procesos). 

• Define políticas de retención específicas por país y tipo de documento. 

• Asegúrate de contar con roles de cumplimiento y visibilidad del ciclo de vida documental. 

• Educa a los empleados sobre qué pueden y no pueden eliminar. 

• Revisa regularmente los informes de cumplimiento en Microsoft Purview.