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Mejora tu Productividad y Bienestar con Microsoft 365 y Viva Insights

David Garcia : 4/08/2025 06:29:07 PM

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Introducción:

“Las organizaciones con Microsoft 365 tienen acceso a herramientas impulsadas por inteligencia artificial que analizan hábitos de trabajo, colaboraciones y bienestar digital. Sin embargo, Viva Insights suele estar desactivado o subutilizado.”

Contexto

Una empresa de servicios profesionales con más de 1,000 empleados distribuidos globalmente sufría de reuniones extensas, jornadas de trabajo extendidas y falta de foco en tareas clave. Los equipos de liderazgo intuían problemas de productividad y agotamiento, pero no tenían evidencia objetiva para tomar decisiones.

Pese a contar con licencias Microsoft 365 E5, Microsoft Viva Insights no estaba habilitado y los datos sobre cómo realmente trabajaban los empleados no se analizaban.

Solución implementada:

Se activó Viva Insights a nivel organizacional y se integró con herramientas de IA para traducir los datos en recomendaciones prácticas y automatizaciones para líderes, equipos y empleados individuales.

Análisis impulsado por IA

Identificación de patrones de trabajo: exceso de reuniones, multitarea, falta de concentración.
Evaluación de tiempo de colaboración vs tiempo de enfoque.
Segmentación por equipo, país, área o nivel jerárquico, manteniendo anonimato individual.

Recomendaciones automatizadas

Alertas personales (en Outlook o Teams) para programar tiempo de concentración.
Sugerencias para reducir reuniones innecesarias y promover agendas claras.
Detalles sobre qué equipos tienen sobrecarga de trabajo o interacciones excesivas fuera de horario.

Integración con IA para mejora continua

Copilot en Viva Insights: Generación automática de resúmenes de comportamiento semanal para líderes.
Power BI + Viva Insights: Dashboards inteligentes con alertas de productividad, carga laboral y desconexión digital.
Flujos de Power Automate: Automatización de bloqueos de foco o rediseño de calendarios.

Resultados

Reducción del 27% en tiempo promedio de reuniones semanales por colaborador.
Mejora del 40% en cumplimiento de horas de concentración (sin interrupciones).
Visualización clara de cargas desequilibradas entre equipos, permitiendo redistribuir tareas.
Mayor satisfacción laboral, según encuestas internas post-implementación.
Líderes con herramientas concretas para promover culturas de trabajo sostenibles y enfocadas.

Lecciones aprendidas

Viva Insights no es vigilancia, es empoderamiento basado en datos.
Sin datos reales de hábitos de trabajo, la productividad es una suposición.
La IA convierte métricas en acciones claras para mejorar el rendimiento sin agotar a las personas.
El bienestar y la eficiencia no son opuestos; se complementan si se gestionan inteligentemente.
Con feedback continuo y automatización, las mejoras en la productividad se sostienen en el tiempo.