Transcripciones automáticas en Teams: Potencia la gestión de reuniones
Introducción: Tema – Agilidad empresarial con inteligencia de reuniones “Convertir conversaciones en conocimiento accionable, en tiempo real.”
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David Garcia : 7/08/2025 01:34:03 PM
Introducción: Tema – Estandarización y eficiencia en la documentación de reuniones “Generar minutas claras, ordenadas y compartibles en minutos, sin depender de plantillas manuales o correo.” Contexto Una PyME de servicios profesionales realiza reuniones semanales entre áreas (administración, ventas y soporte). Cada reunión requiere una minuta para registrar:
Antes, esto se hacía en documentos Word que se llenaban manualmente y se enviaban por correo, generando:
El equipo decide implementar una solución usando Microsoft Forms + Power Automate, herramientas ya disponibles en Microsoft 365 Business Standard o E3. |
Escenario práctico
Después de cada reunión, un coordinador accede a un formulario preconfigurado en Forms con campos como:
Al enviar el formulario, Power Automate genera automáticamente un documento Word con formato profesional y lo guarda en una biblioteca de SharePoint, enviando el enlace por correo a los participantes.
Problemas identificados antes de la automatización
Enfoque de implementación (sin pasos técnicos)
El equipo de TI y Administración diseña una solución sin necesidad de código, en 3 componentes:
Componente |
Función |
Microsoft Forms |
Formulario estándar con preguntas clave: fecha, temas, acuerdos, responsables. |
Power Automate |
Flujo que genera el documento Word, lo guarda en SharePoint y notifica por correo. |
SharePoint Online |
Biblioteca con metadatos (reunión, fecha, área) y control de versiones. |
Funcionalidades clave
Función |
Beneficio para la PyME |
Minutas estandarizadas |
Mismo formato, con encabezados automáticos, sin errores. |
Ahorro de tiempo |
Solo llenar un formulario: el resto se automatiza. |
Centralización |
Todas las minutas en un solo lugar, clasificadas por equipo o proyecto. |
Distribución automática |
Correos enviados a los participantes con el resumen. |
Búsqueda fácil |
Minutas por palabra clave, fecha o responsable. |
Beneficios específicos para una PyME
Resultado esperado
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