Optimización de Eventos Corporativos con Microsoft 365

Introducción: 

Tema – Planificación, comunicación y ejecución de eventos corporativos 

“Organizar conferencias, capacitaciones o reuniones de gran escala con herramientas integradas y seguras.” 

 Contexto 

Una empresa multinacional realiza cada año eventos internos como convenciones de ventas, capacitaciones masivas y lanzamientos de producto. 
Antes, la coordinación implicaba cadenas interminables de correos, hojas de cálculo con inscripciones y múltiples llamadas para confirmar asistentes y proveedores. Esto generaba errores, retrasos y falta de control sobre el presupuesto. 

Con la adopción de Microsoft 365 (Bookings, Teams, SharePoint, Outlook, Power Automate y Power BI), centralizaron la planificación, automatizaron la gestión de inscripciones y mejoraron la comunicación con todos los participantes. 

Escenario práctico 

Antes: 

• Invitaciones y confirmaciones dispersas en correos. 

• Cambios de agenda comunicados tarde o de forma incompleta. 

• Falta de registro claro de asistencia y feedback posterior. 

• Poca visibilidad del presupuesto real y de los gastos del evento. 

Después: 

• Microsoft Bookings permite a los asistentes registrarse en el evento y reservar sesiones o talleres específicos. 

• Outlook + Teams integran invitaciones con enlaces automáticos a sesiones virtuales o híbridas. 

• SharePoint sirve como portal del evento con agenda, ponentes, recursos y grabaciones. 

• Power Automate envía recordatorios y encuestas de satisfacción post-evento. 

• Power BI analiza métricas como asistencia, participación y costos. 

Problemas identificados antes de la solución 

• Duplicidad de registros de asistentes. 

• Baja asistencia por falta de recordatorios automáticos. 

• Procesos manuales para gestionar inscripciones. 

• Poca capacidad para medir el éxito del evento. 

 Enfoque de implementación (sin pasos técnicos) 

Beneficios por tipo de licenciamiento 

Resultado esperado 

• Reducción del tiempo de organización y coordinación. 

• Aumento en la asistencia y participación en eventos. 

• Comunicación fluida y en tiempo real con todos los asistentes. 

• Métricas claras para evaluar el éxito y mejorar en el futuro. 

 Recomendaciones clave 

• Crear un portal de evento en SharePoint desde la fase de planeación. 

• Usar Bookings para gestionar inscripciones y disponibilidad. 

• Automatizar recordatorios y encuestas con Power Automate. 

• Medir el retorno del evento usando Power BI.