Gestión Eficiente de Contratos Corporativos con Microsoft 365

Introducción: 

Tema – Control, seguimiento y alertas automáticas de contratos corporativos 

“Centralizar la gestión de contratos y recibir alertas oportunas para evitar vencimientos inesperados.” 

Contexto 

Una empresa de distribución con múltiples proveedores y clientes enfrenta constantes retrasos en la renovación de contratos. 
Los documentos se guardan en carpetas locales o correos electrónicos, sin una vista centralizada ni alertas de vencimiento. 

Esto ha provocado: 

• Penalizaciones por vencimientos no atendidos. 

• Renovaciones apresuradas sin negociación previa. 

• Dificultad para localizar contratos específicos durante auditorías. 

• Riesgo de incumplir con obligaciones legales y regulatorias. 

Con el licenciamiento Microsoft 365 Business Premium y E3, la empresa implementa una solución de gestión documental y alertas usando SharePoint Online, Microsoft Lists, Power Automate y Microsoft Purview. 

Escenario práctico 

Antes de la solución: 

• Cada área administra sus contratos en Excel o en carpetas compartidas sin control de versiones. 

• No existe un registro unificado con fechas de inicio, vencimiento y responsables. 

• Las alertas dependen de recordatorios manuales en calendarios personales. 

Después de la implementación: 

• Se crea una biblioteca de contratos en SharePoint Online con metadatos clave: proveedor/cliente, fecha de firma, fecha de vencimiento, responsable y monto. 

• Power Automate envía notificaciones automáticas 90, 60 y 30 días antes del vencimiento al responsable del contrato y a su jefe directo. 

• Microsoft Purview aplica etiquetas de retención para asegurar que los contratos se conserven según la legislación local. 

• Power BI genera reportes de contratos próximos a vencer para la dirección. 

  Problemas identificados antes de la solución 

• Falta de control centralizado sobre todos los contratos. 

• Ausencia de notificaciones automáticas. 

• Información dispersa y difícil de auditar. 

• Riesgo de incumplimiento contractual y legal. 

  Enfoque de implementación (sin pasos técnicos) 

 Beneficios por tipo de licenciamiento 

 Resultado esperado 

• Evitar vencimientos inesperados y penalizaciones. 

• Mejorar la capacidad de negociación al anticipar renovaciones. 

• Reducir el tiempo de búsqueda y auditoría de contratos. 

• Cumplir con requisitos legales y de retención documental. 

  Recomendaciones clave 

• Estandarizar el formato de registro de contratos y fechas clave. 

• Configurar alertas con suficiente anticipación para negociar renovaciones. 

• Limitar el acceso a contratos según la sensibilidad de la información. 

• Actualizar el repositorio de contratos como parte del proceso legal y de compras.