Correo más seguro sin pagar de más: Guía paso a paso para tu PYME

Introducción:

Muchas PYMES ya pagan Exchange Online dentro de Microsoft 365, pero solo lo usan para lo básico: enviar y recibir correos. La realidad es que, con unos ajustes gratuitos (y en algunos planes con Defender para Office 365), puedes reducir phishing, bloquear adjuntos peligrosos y bajar incidentes de seguridad sin necesidad de invertir más.

Esta guía te muestra cómo hacerlo en una semana, con explicaciones claras y tareas concretas.

1. Endurece el filtro de correo (EOP)

Exchange Online Protection (EOP) ya trae un filtro antispam, pero si lo dejas en modo “default”, se cuelan boletines molestos, intentos de suplantación y enlaces sospechosos.

Errores comunes:

• Reenvío automático a correos externos activado.
• No usar listas de permitidos/bloqueados.
• Nadie revisa la cuarentena de correos.

Acciones recomendadas:

• Sube el nivel antispam a un punto más estricto.
• Bloquea reenvíos externos por defecto.
• Activa cuarentena con notificaciones diarias a usuarios.
• Crea políticas más firmes para áreas críticas (Dirección, Finanzas).

Cómo sabes que vas bien: entran menos correos sospechosos y los usuarios pasan menos tiempo liberando mensajes legítimos.

2. Da credibilidad a tu dominio (SPF, DKIM y DMARC)

Tres configuraciones sencillas en tu DNS evitan que alguien se haga pasar por ti y, de paso, mejoran la entrega de tus correos.

• SPF: lista de servidores autorizados para enviar en tu nombre.
• DKIM: “sello” criptográfico que prueba que tu correo no fue alterado.
• DMARC: reglas que deciden qué hacer si SPF o DKIM no coinciden (observar, poner en cuarentena o rechazar).

Acciones recomendadas:

• Publica o corrige tu registro SPF.
• Habilita DKIM en Exchange Online.
• Configura DMARC empezando con p=none (solo observar) y evoluciona después a quarantine y reject.

Cómo sabes que vas bien: tus reportes DMARC muestran alto alineamiento y tus correos ya no caen en spam con tanta frecuencia.

3. Activa Defender para Office 365 (si tu plan lo incluye)

En planes como Business Premium o M365 E5, puedes habilitar:

• Safe Links: valida cada enlace al momento del clic.
• Safe Attachments: abre adjuntos en un entorno seguro antes de que lleguen al buzón.

Acciones recomendadas:

• Políticas básicas para todos y más estrictas para áreas sensibles.
• Activa “Dynamic Delivery” para que el correo llegue rápido y el adjunto solo si está limpio.
• Extiende la protección a Teams, SharePoint y OneDrive si está disponible.

Cómo sabes que vas bien: los reportes muestran clics bloqueados y adjuntos neutralizados, y los usuarios levantan menos tickets de “me llegó algo raro”.

 4. Señales claras para los usuarios

La seguridad no solo depende de la tecnología: el factor humano importa. Un banner que diga “remitente externo” o etiquetas como “Confidencial” ayudan a reducir errores costosos.

Acciones recomendadas:

• Activa banners en correos externos.
• Define 2 o 3 etiquetas sencillas (Interno, Cliente, Confidencial).
• Aplica reglas para bloquear envíos sensibles fuera de la organización, con opción de excepción autorizada.

Cómo sabes que vas bien: menos envíos accidentales y más conciencia de los usuarios.

 5. Entrena sin culpas

Las pruebas de phishing funcionan mejor que cualquier manual. La idea es practicar y corregir sin regaños.

Acciones recomendadas:

• Haz un simulacro sencillo al mes.
• Si alguien hace clic, dale un mini-curso de 5 minutos.
• Instala un botón para reportar phishing fácilmente.

Cómo sabes que vas bien: la tasa de clic baja con cada simulacro y aumenta el número de reportes proactivos de los usuarios.

 Conclusión:

Con los mismos recursos que ya tienes en Microsoft 365, tu PYME puede fortalecer su correo sin gastar de más:

• Ajusta EOP.
• Publica SPF, DKIM y DMARC.
• Activa Safe Links y Safe Attachments si tu plan lo trae.
• Refuerza con banners y entrenamientos ligeros.

En menos de 90 días, verás caer drásticamente la cantidad de incidentes y aumentar la confianza en tu comunicación por correo electrónico.