Top 20 funcionalidades obligatorias de una intranet moderna (2025)

1. Buscador unificado inteligente (Enterprise Search con IA)

La función más importante. Debe permitir buscar personas, documentos, políticas, flujos, manuales, noticias y aplicaciones desde un solo lugar. Idealmente con IA para sugerir contenido y aprender del usuario.

Beneficio: Reduce 20–30% del tiempo perdido buscando información.

2. Noticias internas y comunicación corporativa

Un módulo de comunicación centralizado que incluya:

Avisos
Comunicados
Campañas internas
Video anuncios
Segmentación por área

Beneficio: Mejora la transparencia y elimina cadenas de correos innecesarias.

3. Menú global y navegación intuitiva

Una intranet moderna requiere arquitectura clara:

Accesos por rol
Categorías
Secciones visibles por permisos
Navegación mobile-first

Beneficio: Agiliza la adopción y uso continuo.

4. Biblioteca de políticas y documentos con versionamiento

Debe permitir:

Control de versiones
Auditoría
Vigencias
Firmas electrónicas internas
Descargas autorizadas

Beneficio: Ideal para auditorías (ISO, normativas financieras, sector gobierno).

5. Gestor documental avanzado (DMS)

Integrado a Microsoft 365, SharePoint u otra plataforma. Con capacidades de:

Flujos
Retención
Indexación
Metadatos

Beneficio: Centraliza toda la información institucional.

6. Directorio de empleados

Con información de:

Puesto
Área
Extensión
Responsabilidades
Estructura jerárquica

Beneficio: Mejora la conectividad entre equipos distribuidos.

7. Organigrama dinámico

Actualizado automáticamente con AD o Microsoft 365.
Permite visualizar la estructura real de la empresa.

Beneficio: Facilita onboarding y comunicación entre áreas.

8. Workflows de aprobación

Automatización de procesos como:

Vacaciones
Gastos
Solicitudes de TI
Compras
Incidencias

Beneficio: Estandariza operaciones y mejora la atención interna.

9. Mesa de ayuda / sistema de tickets interno

Debe incluir:

Niveles de atención
SLA
Escalamiento
Integración con GLPI, Jira o Freshservice

Beneficio: Estandariza operaciones y mejora la atención interna.

10. Dashboard de indicadores internos (KPIs)

Integración con Power BI o similar para mostrar:

Métricas de RH
Capacitación
Avance de procesos
Datos operativos

Beneficio: Convierte la intranet en un Digital Workplace medible.

11. Integración con Microsoft 365 (Teams, OneDrive, SharePoint)

La base de las intranets modernas.
Permite productividad completa: chats, archivos, videollamadas, colaboración y automatización.

Beneficio: Unifica herramientas bajo un solo ecosistema.

12. Autenticación con Active Directory / Azure AD (SSO)

Acceso con usuario corporativo
Permisos basados en roles
Seguridad por MFA

Beneficio: Control total y seguridad empresarial.

13. Módulo de solicitudes y trámites internos

Un "centro de servicios" para:

Constancias
Viáticos
Modificaciones de personal
Auditorías
Requerimientos legales

Beneficio: Estandariza procesos críticos de back office.

14. Onboarding digital para nuevos colaboradores

Incluye:

Bienvenida
Documentación
Videos
Checklist de incorporación
Accesos esenciales

Beneficio: Reduce tiempos de integración y mejora la experiencia del empleado.

15. Portal de conocimiento (Knowledge Base)

Organizado por categorías, con:

Manuales
FAQs
Procedimientos
Lecciones aprendidas

Beneficio: Evita retrabajos y preserva conocimiento institucional.

16. Espacios colaborativos por área o proyecto

Sitios dedicados para equipos:

Finanzas
Comercial
TI
Operaciones
Proyectos estratégicos

Beneficio: Fomenta colaboración segmentada.

17. Calendarios corporativos y eventos internos

Incluye:

Fechas clave
Eventos
Cursos
Lanzamientos
Actividades de cultura

Beneficio: Fortalece comunidad interna y cultura organizacional.

18. Controles de seguridad y cumplimiento normativo

Incluye:

DLP
Políticas de retención
Logs
Auditorías
Respaldo automático

Beneficio: Apto para empresas reguladas (financieras, gobierno, manufactura certificada).

19. Diseño responsive y app móvil

Incluye:

El 60% del uso interno ahora es móvil.
El colaborador debe tener acceso en cualquier dispositivo.

Beneficio: Mayor adopción y velocidad de acceso.

20. Módulo de retroalimentación y clima laboral

Incluye:

Encuestas
Mediciones de cultura
NPS interno
Sugerencias

Beneficio: Consolida la intranet como canal formal de voz del empleado.