Cómo elegir la licencia Microsoft correcta según el tamaño de tu empresa

Introducción: 

Elegir una licencia Microsoft no es únicamente una decisión técnica; es una decisión financiera, operativa y de seguridad.

Para una PYME, una mala elección puede implicar:

• Pagar miles de pesos de más cada año en licencias infrautilizadas

• Comprar planes avanzados que nadie usa

• Quedarse corto en seguridad, respaldo o cumplimiento normativo

• Enfrentar riesgos durante auditorías o renovaciones bajo el modelo NCE

La buena noticia es que no necesitas ser experto en licenciamiento Microsoft para tomar una decisión correcta.

En esta guía práctica 2026 te explicamos qué licencia Microsoft 365 conviene según el tamaño de tu empresa, con ejemplos reales, recomendaciones por rol y sin tecnicismos innecesarios.

De Empresas muy pequeñas: 

Perfil típico Microempresas Despachos contables o legales Startups en etapa temprana Negocios familiares o autoempleo formalizado    Licencias Microsoft recomendada

Microsoft 365 Business Basic	Microsoft 365 Business Standard
Incluye: Correo empresarial con dominio propio Microsoft Teams OneDrive SharePoint Ideal si: Trabajas principalmente en la nube, usas dispositivos personales y no necesitas Office instalado localmente.	Incluye: Todo lo anterior Word, Excel y PowerPoint instalables Costo–beneficio: Excelente para iniciar operaciones profesionales sin sobredimensionar el gasto.

❌ Errores comunes en este segmento

• Comprar licencias Enterprise (E3 o E5) “por si acaso”

• No dar de baja cuentas cuando un colaborador deja la empresa

• Usar correos genéricos (Gmail/Hotmail) afectando imagen y seguridad

   

  Empresas pequeñas (10–50 usuarios)
  

• Perfil típico PYMEs formalmente constituidas Empresas en crecimiento Equipos administrativos, ventas y operaciones

• Microsoft 365 Business Premium

  Incluye:

  • Office completo

  • Administración de dispositivos

  • Microsoft Defender

  • Entra ID (antes Azure AD)

  • Seguridad avanzada sin complejidad técnica

  Ideal si:
  Necesitas proteger información, controlar accesos y administrar equipos sin un área de TI grande.

  
  

  Empresas medianas (50–300 usuarios)
  	Perfil típico Empresas consolidadas Varias áreas y roles Uso intensivo de correo, Teams y SharePoint Estrategia recomendada de licenciamiento ✔ Microsoft 365 Business Premium → Para usuarios administrativos y operativos ✔ Microsoft 365 E3 → Para usuarios clave, gerencias o TI 💡 Estrategia inteligente: Asignar licencias según rol y uso real, no “una licencia para todos”.

  
  
  
  • Beneficios de este enfoque
    
    

    Control de costos

    Seguridad escalable

    Mejor gobierno de la información

    Cumplimiento sin sobregastar

  ❌ Error frecuente:

  Asignar E3 o E5 a todos “por estándar corporativo”.

  
  

  Empresas medianas–grandes (300–500 usuarios)
  Perfil típico Área de TI formal Requerimientos de cumplimiento Auditorías internas o externas

  
  

   

• 
  

  Empresas grandes (500+ usuarios)
  💡 En este nivel, el licenciamiento Microsoft se convierte en una decisión financiera estratégica, no solo tecnológica.	Perfil típico Corporativos multisede Sectores regulados (finanzas, salud, logística, educación) Estrategia de licenciamiento recomendada ✔ Microsoft 365 E3 / E5 ✔ Contratos Enterprise Agreement (EA) o BLS ✔ Gestión SAM continua Claves estratégicas Licenciamiento por rol Optimización contractual Revisiones periódicas

  Errores comunes al elegir licencias Microsoft
  Comprar “la más completa” sin analizar uso No dar de baja licencias con rotación de personal Ignorar reglas del modelo NCE No revisar costos anualmente No documentar correctamente el licenciamiento

•                                                              Tabla rápida de recomendación