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Desarrolla tu intranet corporativa y

aumenta tu eficiencia Operativa

 

Automatiza tus flujos de operación

a través de Power Automate y

Automatización Robótica de Procesos (RPA)

 

             Productividad

 

¿Tu empresa ya cuenta actualmente con una Intranet Corporativa, solución centralizada que ayuda en la gestión interna?

view-graph_16903672 (1)Intranet C&A Systems

En C&A systems tu éxito es simultáneamente el nuestro, y tu eficiencia operativa nuestro objetivo

Si estás aquí es porque últimamente te has planteado implementar una intranet corporativa. Déjame ofrecerte algunas razones adicionales para que tomes la decisión definitiva de dar ese gran paso.

Una intranet corporativa no es solo una herramienta más, es una solución integral que puede transformar significativamente la forma en que tu empresa opera, mejora la comunicación interna, optimiza procesos y facilita la colaboración. Al integrar una intranet con todas las herramientas y plataformas adecuadas, puedes lograr una eficiencia operativa notable, reduciendo tiempos de respuesta, mejorando la accesibilidad a la información y automatizando tareas repetitivas.

Te sorprenderá saber que muchas empresas que han adoptado una intranet corporativa han experimentado una mejora en su eficiencia operativa de hasta un 45%. Esto se debe a varios factores clave, como:

intranet

 

ideaFactores clave

 

1. Centralización de la Información

Beneficio: Todos los documentos, recursos y procedimientos estarán en un solo lugar, lo que reduce el tiempo de búsqueda y mejora el acceso a la información crucial.

Ejemplo: En lugar de perder tiempo buscando archivos en correos electrónicos, unidades compartidas o entre diferentes plataformas, los empleados pueden acceder directamente a toda la documentación relevante desde un único lugar. Por ejemplo, en una empresa de ventas, los equipos ya no necesitan enviar correos solicitando catálogos o precios actualizados. Al tenerlos centralizados en la intranet, cualquier miembro del equipo puede acceder de inmediato a la última versión disponible.

Impacto: Al centralizar la información, se estima que las empresas pueden reducir el tiempo de búsqueda de documentos en un 30%.

2. Mejora de la Comunicación Interna

Beneficio: La intranet facilita la comunicación entre departamentos y equipos, reduciendo los correos electrónicos innecesarios y agilizando la circulación de mensajes importantes.

Ejemplo: Imagina que el equipo de recursos humanos necesita informar a toda la empresa sobre una nueva política interna. En lugar de enviar correos masivos y esperar respuestas o aclaraciones, pueden publicar la actualización en la intranet, donde los empleados pueden leerla, comentarla y hacer preguntas de manera directa. Esto elimina los largos intercambios de correos electrónicos y asegura que la información se distribuya rápidamente y sin confusiones.

Impacto: La implementación de una intranet puede reducir la cantidad de correos electrónicos internos en un 40%, lo que ahorra tiempo y mejora la productividad.

3. Automatización de Procesos

Beneficio: Tareas administrativas y repetitivas pueden ser automatizadas, lo que libera tiempo valioso para que los empleados se concentren en actividades estratégicas de mayor impacto.

Ejemplo: En una empresa, cada mes el equipo de finanzas debe enviar informes de gastos a todos los departamentos. Sin una intranet, este proceso puede implicar recopilar datos de diferentes fuentes, preparar los informes y luego enviarlos por correo a cada equipo. Con una intranet, este proceso puede ser automatizado: los informes se actualizan en tiempo real, y los equipos solo necesitan consultarlos en la plataforma, eliminando tareas repetitivas y reduciendo el riesgo de errores.

Impacto: La automatización de procesos administrativos mediante intranet puede reducir el tiempo invertido en tareas repetitivas hasta un 50%.

4. Colaboración en Tiempo Real

Beneficio: Los equipos pueden trabajar de manera colaborativa en documentos y proyectos, independientemente de su ubicación, lo que aumenta la agilidad y la productividad.

Ejemplo: Supongamos que un equipo de desarrollo está trabajando en un nuevo proyecto y necesita la colaboración de marketing, ventas y finanzas. Con una intranet, todos los departamentos pueden acceder a la misma versión del documento en tiempo real, hacer comentarios y sugerencias, y realizar actualizaciones al instante, sin tener que esperar una versión final o intercambiar múltiples correos. Esto reduce el tiempo de espera y asegura que todos los involucrados estén siempre actualizados con la información más reciente.

Impacto: Las empresas que adoptan herramientas colaborativas en su intranet experimentan un aumento de la productividad de hasta un 25%, al reducir los tiempos de espera y mejorar la coordinación de equipos.

5. Optimización de la Gestión de Proyectos

Beneficio: La intranet permite la gestión y seguimiento de proyectos en tiempo real, lo que mejora la visibilidad y la capacidad de tomar decisiones rápidas y basadas en datos.

Ejemplo: Un equipo de marketing está organizando una campaña y necesita coordinar tareas entre los diseñadores, redactores y el equipo de tecnología. En lugar de estar enviando correos para verificar el estado de cada tarea, todos los miembros del equipo pueden acceder a un tablero de proyecto en la intranet, donde pueden ver el progreso en tiempo real, asignar tareas, establecer plazos y hacer ajustes de manera inmediata. Esto no solo ahorra tiempo, sino que mejora la eficiencia en la toma de decisiones y la resolución de problemas.

Impacto: La gestión de proyectos en tiempo real a través de una intranet puede reducir los retrasos en proyectos hasta un 30% y mejorar la visibilidad y la rendición de cuentas entre los equipos.

6. Reducción de Costos Operativos

Beneficio: Al centralizar las herramientas de comunicación, documentación y colaboración, reduces la dependencia de sistemas dispares que generan costos adicionales.

Ejemplo: Sin una intranet, las empresas suelen depender de una mezcla de correos electrónicos, plataformas externas, impresoras y documentos físicos para gestionar sus operaciones diarias. Esto puede generar gastos adicionales en licencias de software, almacenamiento y tiempo dedicado a coordinar todos esos sistemas. Con una intranet, todo se centraliza, lo que elimina la necesidad de pagar por múltiples herramientas dispares y permite una gestión más eficiente de los recursos, reduciendo costos de manera significativa.

Impacto: Las empresas que adoptan una intranet corporativa pueden reducir sus costos operativos en un 20-25%, debido a la centralización de recursos y la eliminación de sistemas redundantes.

7. Reducción de Riesgos

Beneficio: Una intranet corporativa permite gestionar y proteger mejor los datos y la información sensible, mejorando la seguridad y reduciendo los riesgos asociados con el manejo de documentos y procesos.

Ejemplo: Imagina que un empleado está trabajando en un informe confidencial que contiene datos sensibles sobre clientes. Sin una intranet, el informe podría ser enviado por correo electrónico a varias personas, aumentando las posibilidades de que se filtre accidentalmente o se pierda en el proceso. Con una intranet, el informe puede almacenarse de forma segura en un repositorio centralizado, con acceso restringido solo a las personas autorizadas, y el historial de versiones se mantiene para evitar pérdidas de información.

Impacto: Las empresas que implementan una intranet experimentan una reducción de hasta un 40% en los incidentes de seguridad relacionados con la gestión de documentos y datos sensibles, ya que la intranet centraliza la información y mejora el control de acceso.

8. Aumento de Rentabilidad

Beneficio: La implementación de una intranet corporativa no solo mejora la eficiencia y reduce los costos operativos, sino que también impacta directamente en la rentabilidad de la empresa al optimizar recursos, reducir errores y aumentar la productividad general.

Ejemplo: Supongamos que una empresa de ventas tiene un equipo de atención al cliente que frecuentemente realiza tareas repetitivas, como consultar información de productos, generar reportes manuales o enviar correos electrónicos de seguimiento. Con una intranet, los empleados pueden acceder a la información de manera rápida y automatizada, lo que les permite dedicar más tiempo a actividades productivas que generan ingresos, como cerrar ventas o gestionar relaciones con clientes clave.

Impacto: Las empresas que implementan una intranet pueden aumentar su rentabilidad en un 20-30% al optimizar los procesos, reducir tiempos improductivos y aumentar la satisfacción de los clientes, lo que resulta en un mayor volumen de ventas y menores costos operativos.

view-graph_16903672 (1)Gestión documental e intercambio de archivos:

Olvidate de buscar y saber cual es la última versión de los documentos

¿Te ha pasado que?...

Tienes varias ubicaciones documentales y tienes que buscar ahora mismo para encontrar un archivo; Disco duro, Dropbox, Box, Google Drive, OneDrive y la página web de la empresa, probablemente incluso algunas más...

Si esto te hace sentido y te sientes familiarizado, es muy probable que necesiten una Intranet Corporativa en tu empresa.

formatos intranet

 

view-graph_16903672 (1)¿Cuáles son las ventajas que aporta una intranet a mi empresa?

Si bien lo que se vive el día a día en una empresa que lleva proyectos, tenemos que destacar una ventaja por encima de todas, está sería la rapidez de la herramienta que implica directamente, un incremento en la productividad y una reducción de costes.

Además, una intranet corporativa ayuda a fomentar una cultura organizacional más fuerte, donde la información fluye de manera abierta y accesible, y donde los empleados tienen herramientas para mejorar su desempeño y tomar decisiones informadas rápidamente.

Implementar una intranet no solo mejora la productividad, sino que también reduce costos operativos, minimiza errores y asegura el cumplimiento de normativas internas y externas. Si deseas optimizar la eficiencia de tu empresa, mejorar la colaboración y reducir los costos operativos, la intranet corporativa es el camino a seguir.

¡Es el momento perfecto para dar el paso hacia la digitalización y transformación de tu empresa!

Ventajas:

1. Mayor rapidez

A la hora de acceder a la información, lo que les permite tomar decisiones y ejecutarlas con mayor fluidez, lo que incrementa, de esta forma, la productividad de la empresa.

2. Herramienta eficiente

Ya que optimiza el flujo de información tanto a nivel vertical como a nivel horizontal. Esto reduce de forma significativa el número de correos que circula entre los trabajadores de la organización.

3. Herramienta de gestión documental

En la que podemos incorporar los documentos, las políticas de la empresa, loa manuales de bienvenida, la capacitación, etc. El acceso a esta información se lleva a cabo desde la misma fuente.

4. Prescindir de información física

Lo que supone un ahorro de costes para la empresa y una forma de mantener dicha documentación archivada y correctamente organizada.

5. Evita duplicidades

En cuanto a archivos se refiere, y optimiza el control de la comunicación empresarial.

6. Seguridad de la información

Conseguimos que la información y el conocimiento no se pierdan entre los empleados y departamentos.

view-graph_16903672 (1)¿Por Qué Elegirnos para Implementar tu Intranet Corporativa?

  • Soluciones Personalizadas: Nos adaptamos a las necesidades de tu empresa para ofrecerte una intranet que se ajuste perfectamente a tu estructura organizativa y cultura corporativa.
  • Soporte Continuo: Nuestro equipo de expertos está disponible para guiarte en todo el proceso de implementación y asegurar que tu intranet se mantenga operativa al máximo rendimiento.
  • Tecnología de Vanguardia: Utilizamos las mejores herramientas tecnológicas para garantizar que tu plataforma de intranet sea robusta, segura y fácil de usar.

view-graph_16903672 (1)¿Cuáles son los componentes esenciales de una intranet Corporativa?

 

estructura intranet

 

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Reducir las tareas repetitivas

Aprovecha la automatización integral y la modernización de procesos.

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