Docucheck-CA

Estas herramientas utilizan la potencia del aprendizaje automático, el procesamiento del lenguaje natural y la automatización inteligente para simplificar la creación, almacenamiento y recuperación de documentos comerciales críticos.

Desde la clasificación y extracción inteligente de documentos hasta la integración perfecta con los flujos de trabajo existentes, estas herramientas líderes en gestión de documentos de IA ofrecen una amplia variedad de funciones diseñadas para cubrir diversas necesidades empresariales.

Firmado de documentos con Firma Electrónica ó adopción de firma digital 

Docucheck-CA dentro de una de sus más avanzadas características y bondades, implementa la adopción con Firma Electrónica en el firmado de documentos de índole notarial o de gran presencia en el marco jurídico como son Contratos, entre otros; esto mediante un flujo de firmado por roles en un órden de firma.

Contemplando en todo momento los sellos de tiempo, sumario de finalización de firmado, basados en la NOM-151 para tener constancia de conservación de documentos.

Indexación ó búsqueda por tipificación:

Hay campos de índice básicos al realizar esta acción como lo son:

• Palabras clave

• Texto completo

• Automatización de la indexación por documento: o Fecha del documento o Tipo de documento o Información aproximada

Flujos de trabajo automatizados:

Los flujos de trabajo digitales crean un flujo lógico de procesos, asignan tareas y delegan personas en caso de ausencia. La gestión de flujos de trabajo controla y supervisa los procesos para que los gestores y empleados puedan ver cada paso.

Interoperabilidad con sistemas de ERP:

La integración de Docucheck-CA con otros sistemas como son los softwares de planificación de recursos empresariales (ERP), funcionan de mejor manera para poder evitar tiempos holgados en búsquedas de información y esfuerzo de personal valioso.

Captura y procesamiento de documentos en Docucheck-CA:

• Escaneo: Docucheck-CA tiene la posibilidad de escanear documentos en papel desde una fotocopiadora multifunción, un escáner de alta velocidad y un smartphone. Estos escaneos pueden indexarse automáticamente, archivarse, enviarse al responsable o utilizarse para activar un flujo de trabajo.

• OCR: Tecnología que convierte el texto de las imágenes en datos que pueden ser utilizados por el software empresarial.

Seguridad avanzada e inteligente en Docucheck:

• Acceso controlado: Un software robusto de gestión documental como Docucheck-CA facilita la creación de controles de acceso basados en el cargo, departamento, área o inicio de sesión.

Ej. Es importante limitar el acceso de cada persona o cargo a los documentos del departamento B para proteger la confidencialidad de la información y resguardar la privacidad de clientes, empleados y la empresa en general.

• Registros de auditoría: Son de gran ayuda para identificar quién ha visualizado, modificado o impreso los documentos que cumplen con los requisitos de conformidad. Estos registros también ofrecen información sobre la cantidad de documentos que una persona o equipo ha procesado en un determinado periodo de tiempo, lo que facilita el establecimiento de metas y la evaluación de resultados.

• Control de versiones: Una vez que se activa el control de versiones, al abrir un documento para editarlo, el estado se muestra como "checked out" para el usuario autorizado. A partir de ese momento, el documento se convierte en solo lectura para los demás usuarios. Cada vez que se registra nuevamente un documento, automáticamente recibe un nuevo número de versión.

Como beneficia la gestión documental con Docucheck en las empresas:

Una gestión documental eficaz ofrece muchas ventajas, entre las que se incluyen el ahorro total y un cumplimiento más sencillo de las normativas legales.

• Organización y almacenamiento: La gestión documental busca organizar y almacenar los documentos de manera eficiente. Esto implica clasificarlos, asignarles metadatos y determinar su ubicación física o digital.

• Recuperación de información: Facilita la búsqueda y recuperación de datos relevantes desde los documentos. Los sistemas de gestión documental permiten buscar por palabras clave, fechas o categorías.

• Determinación del tiempo de retención: Define cuánto tiempo se deben conservar los documentos. Algunos pueden eliminarse después de un período específico, mientras que otros deben guardarse a largo plazo.

• Conservación a largo plazo: Se asegura de que los documentos más valiosos se conserven adecuadamente. Esto puede incluir archivos históricos, registros legales o documentos estratégicos.

• Automatización de flujos de trabajo: La gestión documental también se relaciona con la automatización de procesos. Por ejemplo, la aprobación de contratos o la gestión de facturas pueden ser automatizadas mediante sistemas documentales.

Ventajas y características básicas de Docucheck-CA:

• Amplia variedad en el procesamiento de documentos
• Tableros de control de documentos
• Integración con software de ERP
• Función de chat de IA
• Repositorio de documentos centralizado
• Tecnología OCR
• Procesos impulsados por IA
• Gestión de documentos inteligente

Normatividad aplicada a Docucheck:

• ISO 15489-1:2006 - Garantizar que el sistema de gestión de documentos de archivo apoye y no dificulte los procesos de negocio
• NORMA OFICIAL MEXICANA NOM-151-SCFI-2016 - Establece los requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y la digitalización de documentos en términos de lo dispuesto en los artículos 33, 38 y 49 del Código de Comercio.
• ISO 30300 - Describir los principios del sistema de gestión y definir los términos relacionados
• ISO 30301 - Establece los requisitos de un sistema de gestión para los documentos y el modo en que las organizaciones puedan desarrollar una política de gestión documental.