¿Cómo utilizar office 365 para gestionar procesos de ISO 9001?

Introducción:

Office 365 es una herramienta valiosa para la gestión de procesos ISO 9001, especialmente en áreas como la gestión de documentos, la colaboración y la automatización de flujos de trabajo.

¿Como empezar?

1. Comprensión de la norma ISO 9001: Antes de utilizar cualquier herramienta, es fundamental comprender los requisitos de la norma ISO 9001 y cómo se aplican a la organización.
2. Identificación de procesos: Analizar los procesos clave de la organización que deben ser gestionados bajo el sistema ISO 9001.
3. Creación de un sistema de gestión de calidad (SGC): Utilizar herramientas como SharePoint para crear un repositorio centralizado de documentos relacionados con la calidad, como la política de calidad, procedimientos, manuales, etc.
4. Gestión de documentos: Utilizar SharePoint y OneDrive para almacenar, organizar, versionar y controlar el acceso a los documentos del SGC.
5. Colaboración: Usar herramientas como Teams para facilitar la comunicación y colaboración entre los miembros del equipo responsables de los procesos ISO 9001.
6. Automatización de flujos de trabajo: Utilizar Power Automate para automatizar tareas repetitivas, como aprobaciones de documentos, notificaciones, etc.
7. Gestión de tareas: Usar Planner para asignar tareas, establecer fechas de entrega y hacer seguimiento del progreso de las actividades relacionadas con la gestión de calidad.
8. Auditorías internas: Utilizar herramientas de Office 365 para programar, realizar y registrar las auditorías internas, así como para gestionar las acciones correctivas y preventivas.
9. Análisis y mejora continua: Utilizar herramientas de análisis de datos de Office 365 para recopilar y analizar datos relacionados con los procesos, identificar áreas de mejora y tomar medidas para optimizar el SGC.

Consideraciones:

• Es importante contar con una cultura organizacional que apoye la adopción de nuevas tecnologías y fomente la colaboración. 
• Se recomienda capacitar al personal en el uso de las herramientas de Office 365 para asegurar una correcta implementación del sistema de gestión de calidad. 
• Se pueden integrar soluciones de terceros con Office 365 para ampliar las funcionalidades y adaptarlas a las necesidades específicas de la organización.