Cumplimiento de la NOM151 en la gestión de gastos de empleados

La gestión de gastos de empleados es un proceso fundamental en cualquier empresa, ya que permite controlar y registrar todos los desembolsos relacionados con actividades laborales.

Sin embargo, en un entorno empresarial cada vez más digitalizado, es vital garantizar la seguridad, integridad y validez legal de estos documentos, especialmente en México, donde la legislación exige que las empresas implementen un sistema de gestión documental que cumpla con la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016 (NOM-151).

¿Qué es la NOM-151 y por qué es importante?

La NOM-151-SCFI-2016 establece una serie de requisitos que los documentos digitales deben cumplir para asegurar su autenticidad, integridad, disponibilidad y conservación a largo plazo.

Esta norma es especialmente relevante para las empresas que gestionan documentos electrónicos con valor legal, como facturas, reportes de gastos y aprobaciones de viáticos.

Cumplir con esta norma no solo garantiza que los documentos sean válidos ante las autoridades, sino que también brinda a las empresas una mayor confianza en la gestión de sus registros.

1. Certificación de autenticidad y no repudio

Un sistema de gestión documental que cumple con la NOM-151 permite certificar la autenticidad de los documentos digitales, garantizando que estos no han sido alterados desde su creación. Esto es crucial para validar facturas, recibos de gastos y cualquier otro tipo de comprobante generado por los empleados.

2. Firma electrónica avanzada

La norma permite la implementación de firmas electrónicas avanzadas, lo que asegura que la identidad de los firmantes sea verificable en procesos de aprobación de gastos, autorizaciones de viáticos y validación de facturas. Esto no solo optimiza el proceso, sino que también refuerza la seguridad legal de los documentos firmados digitalmente.

3. Integridad y conservación de documentos

Con la NOM-151, los documentos de gastos se almacenan en formatos certificados con sellado de tiempo, lo que asegura que los archivos permanezcan inalterados durante todo el periodo que exige la legislación fiscal. Esta conservación permite que las empresas mantengan sus registros de forma segura y accesible cuando sea necesario.

4. Cumplimiento con el SAT y regulaciones fiscales

Una de las obligaciones fiscales más importantes para las empresas en México es conservar la información relacionada con los impuestos durante al menos cinco años. Implementar un sistema certificado bajo la NOM-151 garantiza que los documentos de gastos y facturas sean válidos oficialmente ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), lo que evita problemas legales o sanciones por falta de cumplimiento.

5. Automatización del flujo de aprobaciones

Un sistema de gestión documental permite crear flujos de aprobación de gastos automatizados, lo que no solo reduce el riesgo de errores humanos, sino que también facilita la auditoría interna. Los registros de cada acción realizada dentro del sistema son auditables, lo que mejora la transparencia y previene fraudes o manipulaciones dentro del proceso administrativo.

Conclusión: 

Implementar un sistema de gestión documental que cumpla con la NOM-151 no es solo una cuestión de cumplimiento legal, sino también de optimización y seguridad en la administración de los gastos de empleados. 

Al adoptar esta norma, las empresas aseguran la validez legal de sus documentos, facilitan el cumplimiento de las regulaciones fiscales y mejoran la eficiencia operativa. Además, se reducen los riesgos de errores o fraudes, contribuyendo a una gestión más transparente y confiable en la organización.