Optimiza Recursos Humanos con SharePoint Online y Microsoft 365

Introducción: 

Tema – Digitalización, control y colaboración segura en RRHH 
“Organizar, automatizar y asegurar la operación de Recursos Humanos sin depender de correos ni carpetas locales.” 

 Contexto

Una empresa de manufactura con más de 500 empleados en tres países experimenta dificultades para controlar los procesos de Recursos Humanos: 

• Contratos laborales y evaluaciones por correo electrónico. 

• Registros de vacaciones y solicitudes en hojas de Excel locales. 

• Versiones múltiples de documentos y errores en formularios. 

• Acceso no controlado a información sensible (ej. historial médico o evaluaciones). 

Con el crecimiento del equipo y la necesidad de cumplir con normativas de privacidad (como GDPR o la Ley de Protección de Datos local), la organización decide modernizar la operación de RRHH con SharePoint Online, incluido en sus licencias de Microsoft 365 E3. 

Funcionalidad 

Cómo se implementa con SharePoint + Microsoft 365 

Repositorio central de empleados 

Biblioteca documental con permisos por área o rol, usando metadatos por tipo de contrato, país o antigüedad. 

Formularios digitales 

Microsoft Forms + Power Automate para solicitudes (vacaciones, licencias, reclamos). 

Gestión de contratos y firmas 

SharePoint con integración de Adobe Sign / DocuSign para aprobación legal. 

Seguimiento de evaluaciones 

Lista de SharePoint con flujo de trabajo para completar y aprobar evaluaciones de desempeño. 

Onboarding digital 

Sitio de bienvenida con checklist, manuales y capacitaciones desde Stream o Viva Learning. 

Trazabilidad y auditoría 

Registro de accesos, historial de versiones y cumplimiento con etiquetas de retención desde Microsoft Purview. 

Licencia 

Beneficios específicos para RRHH 

Microsoft 365 E3 

SharePoint Online, Power Automate, Forms, OneDrive, Microsoft Purview (retención), Microsoft Teams. Ideal para empresas medianas y grandes. 

Microsoft 365 Business Premium 

Para pymes que necesitan control básico con acceso seguro, sin funcionalidades avanzadas de cumplimiento. 

Microsoft 365 F3 (para operativos) 

Acceso limitado a formularios y sitios de lectura en SharePoint, ideal para trabajadores de campo o fábrica.