Eliminación Segura de Datos Sensibles con Microsoft 365

Introducción: 

Tema – Eliminación controlada y verificada de datos sensibles 

“Asegurar que la información ya no requerida sea eliminada de forma irreversible y conforme a la normativa.” 

Contexto 

Una empresa de servicios financieros acumula grandes volúmenes de documentos digitales y correos electrónicos. 
Por políticas internas y regulación local (como GDPR, Ley de Protección de Datos o normativas sectoriales), deben eliminar la información cuando expira su periodo de retención para evitar riesgos legales y minimizar exposición de datos. 

Antes de Microsoft 365, el borrado se realizaba manualmente, confiando en que los usuarios cumplieran con las instrucciones, sin evidencia clara para auditorías. Esto generaba: 

• Riesgo de que datos sensibles quedaran almacenados innecesariamente. 

• Falta de trazabilidad sobre qué y cuándo se eliminó. 

• Incumplimiento potencial en auditorías regulatorias. 

Con Microsoft 365 E3/E5 y el uso de Microsoft Purview, la empresa implementa una política de borrado seguro centralizada y automatizada. 

 Escenario práctico 

Antes: 

• Archivos en OneDrive y SharePoint quedaban almacenados indefinidamente. 

• Correos con información confidencial seguían disponibles años después. 

• No había control para evitar que copias locales persistieran tras la eliminación. 

Después: 

• Microsoft Purview aplica políticas de retención con borrado automático cuando la fecha de expiración llega. 

• Eliminación irrecuperable (purga segura) después del periodo de retención definido. 

• Auditorías y reportes muestran quién eliminó qué y cuándo, garantizando trazabilidad. 

• Integración con BitLocker y cifrado de disco en dispositivos gestionados para que, incluso si el equipo es desechado, los datos no sean accesibles. 

  Problemas identificados antes de la solución 

• Eliminación manual y dependiente del usuario final. 

• Sin auditoría ni trazabilidad de borrados. 

• Riesgo de filtraciones por información obsoleta almacenada. 

• Exposición a sanciones por incumplimiento normativo. 

  Enfoque de implementación (sin pasos técnicos) 

Beneficios por tipo de licenciamiento 

 Resultado esperado 

• Cumplir normativas de protección de datos. 

• Reducir el riesgo de filtraciones por información obsoleta. 

• Aumentar la confianza en procesos de auditoría. 

• Automatizar y centralizar el borrado seguro. 

  Recomendaciones clave 

• Definir periodos de retención según la legislación local y política interna. 

• Clasificar la información para aplicar borrados específicos. 

• Usar Intune para limpiar dispositivos extraviados o retirados. 

• Documentar los procesos para auditorías y revisiones internas.