Gestión Eficiente de Activos Corporativos con Microsoft 365

Introducción:

Tema – Centralización, control y trazabilidad de activos corporativos 

“Controlar y dar seguimiento al ciclo de vida de los activos físicos y digitales de forma segura y eficiente.” 

Contexto 

Una empresa de servicios tecnológicos con más de 200 colaboradores distribuidos en varias sedes enfrenta problemas para gestionar sus activos (equipos de cómputo, licencias de software, dispositivos móviles, vehículos de servicio). 

Actualmente, el inventario se lleva en hojas de Excel locales, sin control de versiones ni trazabilidad. Esto provoca: 

• Activos sin registro actualizado. 

• Falta de visibilidad sobre el estado y ubicación de los equipos. 

• Dificultad para auditar el uso de licencias de software. 

• Pérdida de tiempo buscando información en diferentes sistemas. 

Con el licenciamiento Microsoft 365 Business Premium y E3, la empresa decide centralizar todo el proceso en la nube con SharePoint Online, Microsoft Lists y Power Automate. 

Escenario práctico 

Antes de la implementación: 

• Los registros se actualizan manualmente en diferentes archivos por cada área. 

• El equipo de TI no sabe en tiempo real qué usuario tiene qué equipo. 

• Auditorías internas toman semanas para consolidar datos. 

Después de la implementación: 

• Se crea un Microsoft List en SharePoint para registrar todos los activos con metadatos (tipo, número de serie, ubicación, usuario asignado, estado). 

• Power Automate actualiza el registro cuando un activo se entrega, se da de baja o se repara. 

• Teams se integra para que los responsables de cada área puedan reportar cambios o incidentes desde un canal dedicado. 

• Con Microsoft Purview se definen políticas de retención para mantener histórico de activos por los plazos legales requeridos. 

  Problemas identificados antes de la solución 

• Inventarios desactualizados y dispersos. 

• Sin control del ciclo de vida de los activos. 

• Ausencia de alertas sobre activos por renovar, reparar o dar de baja. 

• Riesgo de incumplir con normativas de auditoría. 

 Enfoque de implementación (sin pasos técnicos) 

 Beneficios por tipo de licenciamiento 

 Resultado esperado 

• Inventario actualizado y accesible en tiempo real. 

• Reducción de pérdidas y uso indebido de activos. 

• Mejor planificación de renovaciones y compras. 

• Auditorías rápidas y con datos verificables. 

  Recomendaciones clave 

• Definir categorías y metadatos estándar antes de cargar el inventario inicial. 

• Automatizar recordatorios para revisión periódica de activos. 

• Integrar Power BI para reportes ejecutivos. 

• Restringir accesos con Microsoft Entra ID para proteger datos de activos críticos.