10 formas que está revolucionando la productividad en la oficina

Desde su integración en la suite de Microsoft 365, Copilot ha transformado la forma en que trabajamos, automatizando tareas rutinarias, acelerando la toma de decisiones y potenciando la creatividad en cada aplicación. Gracias a su inteligencia artificial generativa, Copilot actúa como un asistente digital que entiende el contexto, genera contenido y responde de forma natural y precisa.

A continuación, te presentamos 10 formas concretas y detalladas en las que Copilot está revolucionando la productividad en entornos corporativos, con ejemplos prácticos de uso en cada herramienta clave de Microsoft 365.

1. Redacción de documentos profesionales en Word con un prompt

Cómo ayuda: Copilot puede redactar informes, contratos, cartas, propuestas o manuales internos a partir de instrucciones simples.

Ejemplo: Una jefa de proyectos necesita un informe semanal para enviar a dirección. En lugar de redactarlo desde cero, escribe:

“Redacta un informe semanal de avances del proyecto X con énfasis en hitos alcanzados, riesgos actuales y próximos pasos”.

Copilot genera un documento bien estructurado con encabezados, listas y un tono profesional. Solo requiere una revisión final.

Utilízalo para: Se reduce el tiempo de redacción de 2 horas a 15 minutos.

Cómo ayuda: Copilot resume hilos de correo largos, propone respuestas automáticas, sugiere fechas para reuniones y detecta tareas ocultas.

Ejemplo: Un ejecutivo recibe un hilo de 20 correos sobre una negociación. En lugar de leer todo, le pide a Copilot:

“Resume este hilo y dime cuál es la última solicitud del cliente”.

Copilot responde:

“El cliente solicita una nueva versión del contrato con la cláusula de entrega modificada. Se espera una respuesta antes del viernes.”

Utilízalo para: Mejora la priorización del correo, evita errores y ahorra horas semanales de lectura innecesaria.

Cómo ayuda: Copilot interpreta tablas, sugiere fórmulas, genera gráficos y responde preguntas complejas sobre los datos.

Ejemplo: Un analista financiero carga un archivo con ventas trimestrales. En lugar de crear fórmulas, pregunta:

“¿Cuál fue el producto con mayor crecimiento de ventas en el último trimestre y cuál fue el factor principal?”

Copilot responde con un análisis:

“El producto ‘Alpha 2.0’ tuvo un crecimiento del 37%. El principal impulsor fue la campaña de marketing en la región norte.”

Además, crea un gráfico de barras comparativo y una tabla con el detalle de regiones.

Utilízalo para: Agiliza el análisis de datos, haciendo accesible el trabajo de inteligencia de negocio a perfiles no técnicos.

Cómo ayuda: Copilot toma notas automáticas durante las reuniones, genera resúmenes con decisiones tomadas y lista de tareas con responsables.

Ejemplo: Al final de una reunión de planificación de producto, un gerente pregunta:

“Copilot, ¿cuáles son las tareas asignadas a mi equipo y cuál es la fecha de la próxima reunión?”

Copilot responde:

“Tareas: Actualizar el roadmap del producto (a cargo de Laura), validar prototipo con clientes (Andrés). Próxima reunión: martes 10 a las 10:00.”

Utilízalo para: Elimina la necesidad de tomar notas manuales y mejora la claridad sobre los acuerdos.

Cómo ayuda: Copilot puede generar una presentación desde cero con base en un texto, o mejorar una existente con sugerencias visuales.

Ejemplo: Un gerente de marketing pide:

“Crea una presentación de 5 diapositivas sobre la estrategia digital 2025, incluyendo objetivos, canales, presupuesto y métricas.”

Copilot genera las diapositivas con títulos, puntos clave, imágenes sugeridas y gráficos preformateados.

Utilízalo para: Reduce el tiempo de preparación de presentaciones de horas a minutos, liberando tiempo para el contenido estratégico.

Cómo ayuda: Copilot en combinación con Power Automate puede sugerir automatizaciones según los patrones de trabajo.

Ejemplo: Una asistente administrativa recibe solicitudes por correo de forma recurrente para agendar reuniones. Copilot sugiere automatizar este flujo:

“Cuando reciba un correo con el asunto ‘Solicitud de reunión’, crea automáticamente una cita en el calendario con una respuesta estándar.”

 Utilízalo para: Liberar tiempo para tareas más estratégicas y reduce errores por tareas repetitivas.

Cómo ayuda: Copilot permite hacer preguntas sobre documentos, correos, reuniones y archivos sin tener que buscarlos manualmente.

Ejemplo: Un directivo pregunta:

“¿Cuál fue el compromiso que hicimos con el cliente Acme sobre el soporte postventa en abril?”

Copilot encuentra la minuta de una reunión de abril, el contrato en Word y el hilo de correos con el cliente, y responde:

“El compromiso fue ofrecer soporte técnico 24/7 durante los primeros 3 meses.”

Utilízalo para: Acceder a información crítica en segundos, sin depender de recordar dónde se guardó.

Cómo ayuda: Copilot puede sugerir nombres de productos, campañas publicitarias, ideas para eventos o estrategias de contenido.

Ejemplo: El equipo de innovación pide:

“Sugiere 5 ideas para fidelizar clientes en el sector retail con bajo presupuesto.”

Copilot responde con propuestas como programas de referidos, contenido educativo en redes, membresías gratuitas, encuestas con premios, etc.

Utilízalo para: Procesos creativos y amplía el rango de posibilidades.

Cómo ayuda:

Copilot puede traducir documentos, correos o presentaciones y adaptarlos culturalmente al público objetivo.

Ejemplo: El equipo de ventas necesita traducir una propuesta al francés. En lugar de usar un traductor externo, piden:

“Traduce esta propuesta al francés con un tono profesional dirigido a una empresa de tecnología.”

 Copilot entrega una traducción fluida y adaptada al contexto empresarial francés.

Utilízalo para: Mejorar la eficiencia del equipo global y reduce costos de traducción externa.

Cómo ayuda: Copilot puede explicar el funcionamiento de herramientas o políticas internas como si fuera un tutor digital.

Ejemplo: Un nuevo colaborador pregunta:

“¿Cómo se solicitan vacaciones en esta empresa?”

Copilot, conectado a SharePoint, responde:

“Debes ingresar al portal RH, completar el formulario de vacaciones y enviarlo al jefe directo. Aquí está el enlace.”

Utilízalo para: Reduce la carga del equipo de RRHH y acelera la integración de nuevos empleados.

Copilot no es solo un asistente de texto: es un aliado que puede cambiar profundamente la manera en que trabajamos.

Desde tareas administrativas hasta análisis avanzados, su integración en Microsoft 365 marca un antes y un después para las empresas que buscan ser más eficientes, ágiles y competitivas en 2025.