Cómo ahorrar en Microsoft 365: guía práctica para Compras y TI

Introducción:

¿Tu empresa ya paga Microsoft 365, pero sientes que no le sacan todo el jugo? 
No eres el único. En muchas organizaciones se repite la misma historia: licencias compradas “por si acaso”, herramientas duplicadas que se siguen pagando y usuarios que usan menos de la mitad de lo que tienen disponible. 

El resultado: dinero tirado a la basura y procesos más complicados de lo necesario. 

La buena noticia es que hay una forma sencilla de recuperar valor en 30, 60 y 90 días sin comprar nada adicional. 

El reto: Compras y TI mirando hacia lados distintos 

• Compras quiere reducir el costo por usuario y evitar compras duplicadas. 

• TI necesita estandarizar planes, automatizar altas/bajas y que los usuarios adopten lo que ya está incluido. 

Si ambos se alinean, el resultado es ahorro real y más control. 

El plan en 3 pasos 

1. Ordenar la casa (primer mes):
   Recupera licencias de usuarios inactivos, consolida planes y crea 2–3 perfiles estándar.
2. Adopción y reemplazos (segundo mes):
   Migra archivos a OneDrive/SharePoint, sustituye herramientas duplicadas y da formación rápida a usuarios clave.
3. Optimización y gobierno (tercer mes):
   Configura reglas de retención, revisa contratos de licenciamiento y establece métricas claras de ahorro y uso.

 El caso de negocio es simple 

•  Menos licencias desperdiciadas = menos gasto fijo. 
• Menos herramientas duplicadas = más ahorro mensual. 

• Procesos automáticos de altas/bajas = menos errores y menos trabajo manual. 

En 3 meses puedes tener una operación más ordenada, con ahorro visible y usuarios trabajando en una misma plataforma. 

Cierre 

El juego no es comprar más, sino usar mejor lo que ya tienes. 
Si Compras y TI se alinean, Microsoft 365 deja de ser un gasto inevitable y se convierte en una palanca de ahorro y productividad. 

¿Quieres que hagamos juntos un mapeo rápido de tus licencias actuales y te muestre el potencial de ahorro?