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Seguridad Documental y Gobernanza de la Información 

 

aws

 

 

 

icono blanco de seguridad de la informacion-1

 

Un Gestor Documental profesional no solo organiza documentos; también garantiza que la información crítica esté protegida, se use correctamente, cumpla la normativa y pueda auditarse en cualquier momento. 
Esta sección te explica cómo diseñar una arquitectura de seguridad, mecanismos de protección, políticas de acceso, cifrado, auditoría, retención y cumplimiento normativo. 

 

¿Qué es la Seguridad Documental en un DMS?

 

La Seguridad Documental es el conjunto de controles, políticas y tecnologías que aseguran: 

  • Confidencialidad (quién puede ver) 
  • Integridad (que no sea alterado sin autorización) 
  • Disponibilidad (que esté accesible cuando se necesita) 
  • Trazabilidad (saber quién hizo qué) 
  • Autenticidad (su origen es verificable) 

Un DMS debe ser más seguro que un repositorio tradicional y alineado a estándares corporativos. 

 

 

Las 4 capas de protección documental.

Seguridad del documento 

  • Cifrado AES-256 
  • Control de versión 
  • Hash criptográfico (SHA-256) 
  • Sello de tiempo 
  • Firma digital 

Seguridad del repositorio

  • Permisos por carpeta 
  • Permisos por documento 
  • Permisos por acción (solo ver, editar, aprobar, eliminar) 
  • Retención obligatoria 
  • Restricción por ubicación o IP 
  • Marcas de agua dinámicas 

 

 

Seguridad de acceso

  • Autenticación multifactor (MFA) 
  • Zero Trust 
  • Entra ID / LDAP / OAuth2 
  • Políticas de caducidad de sesiones 
  • SSO corporativo 


Seguridad operacional 

  • Bitácoras inmutables 
  • Auditoría continua 
  • Alertas de riesgo 
  • Reportes de uso 
  • Políticas de retención / eliminación 

Cifrado: el estándar indispensable

Cifrado en tránsito 

Todo documento debe viajar bajo: 

  • TLS 1.2 o superior 
  • Certificados válidos 
  • Canales seguros 

Cifrado en reposo 

Los documentos deben almacenarse cifrados con: 

  • AES-256 
  • Gestión de llaves (KMS) 
  • Rotación automática 

 

Cifrado del hash 

Cada documento debe tener un identificador único: 

  • SHA-256 
  • SHA-512 

Esto permite: 

  • Comprobar integridad
  • Validar alteraciones
  • Garantizar autenticidad 

 

 

 

Control de permisos granular (RBAC avanzado)

Un DMS moderno debe soportar permisos por: operaciones

   Nivel 1: Usuario

  Cada persona tiene acceso específico. 

    Nivel 4: Carpeta 

   Se definen permisos para estructuras completas. 

   Nivel 2: Rol 

  Ejemplo: 

  • Analista                                                   Supervisor 
  • Director                                                  Auditor 
  • Jurídico 

    Nivel 5: Documento

   Se limita acceso documento por documento. 

   Nivel 3: Grupo 

  Ejemplo: 

  • Compras                                               Ventas 
  • RH                                                          Finanzas 

  Nivel 6: Acción

  • Ver                                                          Descargar
  •  Editar                                                     Aceptar 
  • A probar                                                Eliminar 
  • Firmar                                                    Compartir 

Solo un DMS profesional permite este nivel de control. 

 

 Prevención de fuga de información 

El DMS debe impedir que la información salga del sistema de forma no autorizada. 

Funciones clave: 

  • Bloqueo de descarga por rol 
  • Permisos solo de visualización 
  • Marcas de agua con usuario-fecha-IP 
  • Expiración de enlaces 
  • Restricción por IP o geolocalización 
  • Bloqueo de impresión 
  • Control de reenvíos 
  • Alertas cuando se descarga masivamente 
secretaria de economia

Auditoría y bitácoras (evidencia legal) código abierto

 Un DMS debe registrar todas las acciones, incluyendo: 

✅Visualización

✅Descarga

✅Subida 

✅Creación de versión 

✅Firma digital 

✅Cambio de permisos 

✅Eliminación (parcial o total) 

✅Cada evento debe incluir: 

  • Usuario 
  • Documento asociado 
  • IP
  • Resultado 
  • Fecha/ hora
  • Comentarios 
  • Acción 
  

 

                                                                                                            Idealmente las bitácoras deben ser:
check

Inmutables 

check

Exportables 

check

Trazables 

check

Integrables con sistemas SIEM 

Política de retención documental 

La retención documental garantiza: 

  • Cumplimiento legal 
  • Evita eliminación inapropiada 
  • Previene sobrecarga de archivos 
  • Ordena archivos históricos 

Reglas típicas de retención 

Tipo documental  Tiempo mínimo
Contratos  5 años después de vencimiento 
Facturas  3 a 10 años (según país) 
Expediente laboral  Vigencia laboral + 5 años 
Documentos legales 10 años 
Documentos fiscales  5 años 

Estas reglas pueden integrarse automáticamente al DMS. 

 Gobernanza de la información (Information Governance) 

 

La gobernanza de la información es el conjunto de políticas que aseguran que los documentos: 

  • Se gestionen correctamente 
  • Posean evidencia 
  • Se preserven de acuerdo a la normativa 
  • Sean accesibles para auditorías 
  • Tengan trazabilidad completa 

Incluye: 

✔ Políticas de uso 

✔ Políticas de retención 

✔ Políticas de acceso 

✔ Políticas de clasificación 

✔ Políticas de firma digital 

✔ Políticas de destrucción certificada 

Un DMS debe permitir configurar, monitorear y controlar estas políticas. 

una imagen de gobernanza de la informacion pero sin incluir texto

Seguridad basada en roles + flujos de aprobación

Permisos Granulares (1)

El flujo documental debe considerar: 

  • Quién puede iniciar 
  • Quién puede aprobar 
  • Quién puede revisar 
  • Quién puede rechazar 
  • Quién firma digitalmente 
  • Quién publica 

Esto evita: 

  • Aprobaciones irregulares 
  • Cambios sin autorización 
  • Falta de evidencia 
                                                                  Cumplimiento normativo aplicable (México y LATAM)

Normativas incluidas: para impulsar la productividad de tu negocio.

México

Más de 50 entregables formales completados, entre ellos:

  • LFPDPPP (datos personales) 
  • Código de Comercio 
  • Ley de Firma Electrónica Avanzada 
  • Ley General de Archivos 
  • Reglas del SAT (CFDI + digitalización) 

icono de la bandera de mexico

 

Internacional 

  • ISO 15489 (gestión documental) 
  • ISO 27001 (seguridad) 
  • ISO 30301 (archivo) 
  • GDPR 
  • EIDAS (firma electrónica) 

ICONO DE INTERNACIONAL SIN INCLUIR TEXTO

 

 

Indicadores clave de una seguridad documental robusta 

Indicador 

Meta 

100% de documentos confidenciales asignados a roles correctos 

✔ 

Auditoría de acceso en tiempo real 

✔ 

Firma digital certificada en documentos legales 

✔ 

Retención automática activa 

✔ 

DLP activo 

✔ 

Flujos aprobatorios con evidencia 

✔ 

Cifrado completo 

✔ 

 

 

Buenas prácticas internacionales para seguridad documental 

✔ Zero Trust: 

Nunca confíes por defecto. 

✔ Menos es más: 

Acceso mínimo necesario. 

✔ Auditoría constante: 

Todo debe estar monitoreado. 

✔ Retención automática: 

Nada debe depender del usuario. 

✔ Documentos con hash verificado: 

Evita alteraciones. 

✔ Firma certificada para documentos críticos: 

Legalmente validable. 

✔ Segmentación de permisos por proceso: 

RH, ventas, jurídico, compras → cada uno con su propio universo

 

¿Estás listo para transformar tu operación?

 

Descubre cómo un sistema de seguridad documental puede blindar tu información, optimizar procesos y garantizar cumplimiento legal.

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