Componentes Técnicos y Arquitectura de un Gestor Documental (2025) 

 

aws

 

 

 

una imagen de un gestor documental sin incluir texto

 

En esta sección te explicaré con profundidad cómo está construido un DMS moderno, cuáles son sus capas, componentes funcionales, requerimientos técnicos y modelos de despliegue recomendados para entornos corporativos. 

Esto te servirá para evaluar soluciones como DocuCheck CA y compararlas con la competencia. 

 

Arquitectura general de un gestor documental moderno

una imagen pequea de un interfaz de usuario movil

Capa de Presentación (Front-End) 

Interfaz usuario (web o móvil): 

Incluye: 

  • Buscador avanzado
  • Vistas de expedientes
  • Tableros de actividad
  • Formularios de carga
  • Vista de versiones
  • Panel de auditoría 

Debe ser: 

  • UI/UX moderna
  • Responsive
  • Multiplataforma
  • Multi-idioma 
metadatos-3

Capa de Servicios (Back-End) 

Aquí vive toda la lógica del sistema:

  • Motor de metadatos 
  • Reglas de clasificación
  • Motor de workflow (BPM)
  • API REST/GraphQL
  • Motor de búsqueda
  • Reglas de retención
  • Control de versiones
  • Capa de seguridad
  • Registro de auditoría 

Es el “cerebro” del gestor documental. 

microservicios-1

 Capa de Integración 

Conecta el DMS con otros sistemas: 

  • ERP (SAP, Oracle, Dynamics) 
  • CRM (Salesforce, HubSpot) 
  • Sistemas financieros 
  • RRHH 
  • Sistemas de ticketing 
  • Firma digital certificada 
  • Active Directory / Entra ID 
  • Plataformas de digitalización OCR 

Otros canales: 

  • Webhooks 
  • ETL 
  • Conectores especializados 
  • Microservicios
almacenamiento en la nube
Capa de Almacenamiento 

Contiene los documentos y datos estructurados: 

Base de datos 

Para: 

  • Metadatos 
  • Versiones 
  • Estructura 
  • Bitácoras 

Ejemplo: 

  • PostgreSQL 
  • SQL Server 
  • Oracle 

Repositorio de archivos 

Para: 

  • PDFs 
  • Imágenes 
  • Videos 
  • Documentos Office 
  • Archivos comprimidos 
seguridad en la informacion

 Capa de Seguridad 

Incluye: 

  • Control de acceso basado en roles (RBAC) 
  • DLP (Prevención de fuga de información) 
  • Cifrado en tránsito (TLS 1.2+) 
  • Cifrado en reposo (AES-256) 
  • Control de permisos a nivel carpeta y documento 
  • Autenticación multifactor (MFA) 
  • Integración con Entra ID / LDAP / OAuth2 
  • Políticas Zero Trust 
  • Gestión avanzada de sesiones 
auditoria y cumplimiento

Capa de Auditoría y Cumplimiento

Obligatoria para compañías medianas y grandes. 

Incluye: 

  • Bitácora completa 
  • Registro de accesos 
  • Registro de modificaciones 
  • Registro de workflows 
  • Evidencia de firma digital 
  • Reportes de retención 
  • Cumplimiento ISO/LFPDPPP 

Arquitectura recomendada para empresas mexicanas y LATAM en 2025

Opción A  On-Premise 
Recomendada para: 
  • Sector gobierno
  • Sector financiero
  • Empresas con políticas estrictas 
Ventajas:
  • Control total 
  • Datos 100% internos 
Desventajas: 
  • Costos altos de infraestructura
  • Requiere equipo de TI dedicado 

 

Opción B: Nube privada
Recomendada para: 
  • Empresas medianas y grandes 
  • Organizaciones con exigencias de cumplimiento 
Ventajas: 
  • Escalable 
  • Redundante 
  • Confiable 

 

Opción C: Nube Pública (AWS, Azure, GCP) 

Recomendada para: 

  • Empresas con operación híbrida 
  • Equipos remotos 
  • Procesos automatizados 

Ventajas: 

  • Elasticidad 
  • Alta disponibilidad 
  • Integración sencilla 

 

Opción D: Arquitectura Híbrida 

Es la más común en 2025. 

Ejemplo: 

  • Repositorio en la nube (S3 o Azure Blob) 
  • Metadatos en base de datos local 
  • Flujos en servidor corporativo 
  • Firma digital con proveedor certificado 

 

Diagrama conceptual de la arquitectura de un DMS

┌────────────────────────────────────────────────────────────┐ 
│                       Capa de Usuario                       │ 
│     UI Web | App Móvil | Portal de Búsqueda | Dashboards    │ 
└────────────────────────────────────────────────────────────┘ 
                 ↓   ↓   ↓   ↓ 
┌────────────────────────────────────────────────────────────┐ 
│                    Servicios del DMS (Back-End)             │ 
│  Workflow | Motor de Metadatos | Versionamiento | Seguridad │ 
│  Reglas de Retención | Motor de Auditoría | Integraciones   │ 
└────────────────────────────────────────────────────────────┘ 
                 ↓   ↓   ↓   ↓ 
┌────────────────────────────────────────────────────────────┐ 
│                Capa de Integración / API REST              │ 
│ ERP | CRM | Firma Digital | OCR | Correo | Webhooks        │ 
└────────────────────────────────────────────────────────────┘ 
                 ↓   ↓   ↓   ↓ 
┌────────────────────────────────────────────────────────────┐ 
│                      Capa de Datos y Almacenamiento        │ 
│   BD Relacional (metadatos) | Repositorio (archivos)       │ 
│   S3 / Blob / File System | Backups | Archivado            │ 
└────────────────────────────────────────────────────────────┘ 

 

Requerimientos técnicos esenciales

Búsquedaqueda avanzada Full-Text Search)

Debe contar con: 

  • Tokenización 
  • Búsqueda semántica 
  • Búsqueda por metadatos 
  • Filtros inteligentes 
  • Sinónimos 

 

 OCR + ICR + Machine Learning 

Un DMS moderno debe: 
  • Reconocer texto en imágenes 
  • Identificar campos automáticamente 
  • Extraer datos clave 
  • Auto-clasificar documentos 

 

Motor de Workflow nativo

Idealmente BPMN 2.0 compatible. 
Debe soportar: 
  • Condiciones de negocio 
  • Reglas dinámicas 
  • Ramas paralelas 
  • Aprobaciones múltiples 

 API First (API REST robusta) 

Imprescindible para integraciones: 

  • ERP 
  • CRM 
  • Correo electrónico 
  • Firmas digitales

Contenedores y microservicios 

Tendencia para 2025: 

  • Kubernetes 
  • Docker 
  • Escalamiento horizontal 

 

 

Alta disponibilidad 

Incluye: 

  • Failover 
  • Replicación de BD 
  • Cluster de servicios 
  • Repositorio redundante 

 

Seguridad documental de nivel corporativo 

Un DMS profesional debe incluir: 

 

Cifrado 

  • AES-256 en reposo 
  • TLS 1.2+ en tránsito 

 

Control de permisos 

Granular: 

  • Usuario 
  • Rol 
  • Grupo 
  • Carpeta 
  • Documento 
  • Acción específica 

 

Zero Trust 

Cada acceso debe: 

  • Validarse 
  • Autenticarse 
  • Auditarse 

 

DLP 

Prevención de fuga: 

  • Bloqueo de descargas 
  • Marcas de agua 
  • Filtros IP 
  • Restricción por ubicación geográfica 

 

Firma Digital Certificada 

Debe cumplir: 

  • Certificados emitidos por ACs reconocidas 
  • Sellado de tiempo 
  • Integridad 
  • No repudio 

 

 

Un buen DMS debe adherirse a:

estandares normativos

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