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Componentes Técnicos y Arquitectura de un Gestor Documental (2025) 

 

aws

 

 

 

una imagen de un gestor documental sin incluir texto

 

En esta sección te explicaré con profundidad cómo está construido un DMS moderno, cuáles son sus capas, componentes funcionales, requerimientos técnicos y modelos de despliegue recomendados para entornos corporativos. 

Esto te servirá para evaluar soluciones como DocuCheck CA y compararlas con la competencia. 

 

Arquitectura general de un gestor documental moderno

una imagen pequea de un interfaz de usuario movil

Capa de Presentación (Front-End) 

Interfaz usuario (web o móvil): 

Incluye: 

  • Buscador avanzado
  • Vistas de expedientes
  • Tableros de actividad
  • Formularios de carga
  • Vista de versiones
  • Panel de auditoría 

Debe ser: 

  • UI/UX moderna
  • Responsive
  • Multiplataforma
  • Multi-idioma 
metadatos-3

Capa de Servicios (Back-End) 

Aquí vive toda la lógica del sistema:

  • Motor de metadatos 
  • Reglas de clasificación
  • Motor de workflow (BPM)
  • API REST/GraphQL
  • Motor de búsqueda
  • Reglas de retención
  • Control de versiones
  • Capa de seguridad
  • Registro de auditoría 

Es el “cerebro” del gestor documental. 

microservicios-1

 Capa de Integración 

Conecta el DMS con otros sistemas: 

  • ERP (SAP, Oracle, Dynamics) 
  • CRM (Salesforce, HubSpot) 
  • Sistemas financieros 
  • RRHH 
  • Sistemas de ticketing 
  • Firma digital certificada 
  • Active Directory / Entra ID 
  • Plataformas de digitalización OCR 

Otros canales: 

  • Webhooks 
  • ETL 
  • Conectores especializados 
  • Microservicios
almacenamiento en la nube
Capa de Almacenamiento 

Contiene los documentos y datos estructurados: 

Base de datos 

Para: 

  • Metadatos 
  • Versiones 
  • Estructura 
  • Bitácoras 

Ejemplo: 

  • PostgreSQL 
  • SQL Server 
  • Oracle 

Repositorio de archivos 

Para: 

  • PDFs 
  • Imágenes 
  • Videos 
  • Documentos Office 
  • Archivos comprimidos 
seguridad en la informacion

 Capa de Seguridad 

Incluye: 

  • Control de acceso basado en roles (RBAC) 
  • DLP (Prevención de fuga de información) 
  • Cifrado en tránsito (TLS 1.2+) 
  • Cifrado en reposo (AES-256) 
  • Control de permisos a nivel carpeta y documento 
  • Autenticación multifactor (MFA) 
  • Integración con Entra ID / LDAP / OAuth2 
  • Políticas Zero Trust 
  • Gestión avanzada de sesiones 
auditoria y cumplimiento

Capa de Auditoría y Cumplimiento

Obligatoria para compañías medianas y grandes. 

Incluye: 

  • Bitácora completa 
  • Registro de accesos 
  • Registro de modificaciones 
  • Registro de workflows 
  • Evidencia de firma digital 
  • Reportes de retención 
  • Cumplimiento ISO/LFPDPPP 

Arquitectura recomendada para empresas mexicanas y LATAM en 2025

Opción A  On-Premise 
Recomendada para: 
  • Sector gobierno
  • Sector financiero
  • Empresas con políticas estrictas 
Ventajas:
  • Control total 
  • Datos 100% internos 
Desventajas: 
  • Costos altos de infraestructura
  • Requiere equipo de TI dedicado 

 

Opción B: Nube privada
Recomendada para: 
  • Empresas medianas y grandes 
  • Organizaciones con exigencias de cumplimiento 
Ventajas: 
  • Escalable 
  • Redundante 
  • Confiable 

 

Opción C: Nube Pública (AWS, Azure, GCP) 

Recomendada para: 

  • Empresas con operación híbrida 
  • Equipos remotos 
  • Procesos automatizados 

Ventajas: 

  • Elasticidad 
  • Alta disponibilidad 
  • Integración sencilla 

 

Opción D: Arquitectura Híbrida 

Es la más común en 2025. 

Ejemplo: 

  • Repositorio en la nube (S3 o Azure Blob) 
  • Metadatos en base de datos local 
  • Flujos en servidor corporativo 
  • Firma digital con proveedor certificado 

 

Arquitectura técnica de un gestor documental moderno

Un gestor documental moderno está construido sobre una arquitectura tecnológica que permite administrar documentos de forma segura, escalable y eficiente. Esta arquitectura se compone de distintas capas técnicas que trabajan de manera integrada para soportar la gestión documental en entornos empresariales.

Las principales capas de un gestor documental son la capa de presentación (front-end), la capa de servicios o back-end, la capa de integración, la capa de almacenamiento, la capa de seguridad y la capa de auditoría y cumplimiento. Cada una cumple un rol clave para garantizar el correcto funcionamiento del sistema.

arquitectura tecnica de un gestor documental

Diagrama conceptual de la arquitectura de un DMS

┌────────────────────────────────────────────────────────────┐ 
│                       Capa de Usuario                       │ 
│     UI Web | App Móvil | Portal de Búsqueda | Dashboards    │ 
└────────────────────────────────────────────────────────────┘ 
                 ↓   ↓   ↓   ↓ 
┌────────────────────────────────────────────────────────────┐ 
│                    Servicios del DMS (Back-End)             │ 
│  Workflow | Motor de Metadatos | Versionamiento | Seguridad │ 
│  Reglas de Retención | Motor de Auditoría | Integraciones   │ 
└────────────────────────────────────────────────────────────┘ 
                 ↓   ↓   ↓   ↓ 
┌────────────────────────────────────────────────────────────┐ 
│                Capa de Integración / API REST              │ 
│ ERP | CRM | Firma Digital | OCR | Correo | Webhooks        │ 
└────────────────────────────────────────────────────────────┘ 
                 ↓   ↓   ↓   ↓ 
┌────────────────────────────────────────────────────────────┐ 
│                      Capa de Datos y Almacenamiento        │ 
│   BD Relacional (metadatos) | Repositorio (archivos)       │ 
│   S3 / Blob / File System | Backups | Archivado            │ 
└────────────────────────────────────────────────────────────┘ 

 

Requerimientos técnicos esenciales

Búsquedaqueda avanzada Full-Text Search)

Debe contar con: 

  • Tokenización 
  • Búsqueda semántica 
  • Búsqueda por metadatos 
  • Filtros inteligentes 
  • Sinónimos 

 

 OCR + ICR + Machine Learning 

Un DMS moderno debe: 
  • Reconocer texto en imágenes 
  • Identificar campos automáticamente 
  • Extraer datos clave 
  • Auto-clasificar documentos 

 

Motor de Workflow nativo

Idealmente BPMN 2.0 compatible. 
Debe soportar: 
  • Condiciones de negocio 
  • Reglas dinámicas 
  • Ramas paralelas 
  • Aprobaciones múltiples 

 API First (API REST robusta) 

Imprescindible para integraciones: 

  • ERP 
  • CRM 
  • Correo electrónico 
  • Firmas digitales

Contenedores y microservicios 

Tendencia para 2025: 

  • Kubernetes 
  • Docker 
  • Escalamiento horizontal 

 

 

Alta disponibilidad 

Incluye: 

  • Failover 
  • Replicación de BD 
  • Cluster de servicios 
  • Repositorio redundante 

 

Componentes técnicos de un gestor documental

Capa de presentación (front-end)

La capa de presentación es la interfaz con la que interactúan los usuarios. Desde aquí se realizan tareas como la carga de documentos, la búsqueda avanzada, la visualización de expedientes, el control de versiones y el seguimiento de procesos.
Un front-end bien diseñado mejora la adopción del sistema, la productividad y la experiencia del usuario.

Ciclo vida documento

Capa de servicios o back-end : 

El back-end concentra la lógica principal del gestor documental. En esta capa se gestionan los metadatos, las reglas de clasificación, los flujos de trabajo, el control de versiones, las políticas de retención documental y los registros de auditoría.
También es donde se exponen las APIs que permiten la integración con otros sistemas empresariales.

capa de seguridad y auditoria

Capa de integración:

La capa de integración permite que el gestor documental se conecte con otros sistemas corporativos como ERP, CRM, sistemas de recursos humanos, plataformas de firma digital certificada, motores OCR y directorios corporativos.
Gracias a esta capa, el gestor documental se convierte en un componente central dentro del ecosistema tecnológico de la empresa.

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Capa de almacenamiento: 

El almacenamiento es el componente encargado de resguardar los documentos de forma segura y estructurada. Un gestor documental moderno soporta versionado, alta disponibilidad, recuperación ante desastres y escalabilidad, independientemente de si se despliega en la nube o en infraestructura local.

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Capa de seguridad y auditoria: 

La seguridad es un pilar fundamental en la arquitectura de un gestor documental. Esta capa incluye control granular de permisos, cifrado de la información en tránsito y en reposo, autenticación segura y registros de auditoría que permiten conocer quién accedió, modificó o firmó un documento.
Estos mecanismos son esenciales para cumplir con normativas y políticas de gobernanza de la información.

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Un buen DMS debe adherirse a: 

 

estandares normativos

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