Diagnóstico y levantamiento
En esta fase se responde:
¿Qué documentos hay? ¿Dónde están? ¿Quién los usa? ¿Qué procesos existen?
Actividades:
- Inventario documental
- Identificación de procesos clave
- Detectar cuellos de botella
- Entrevistas a áreas: Jurídico, RH, Compras, Ventas, Finanzas
- Identificar documentos críticos
- Detectar riesgos legales o incumplimiento
- Mapear flujos actuales
- Identificar herramientas existentes
- Evaluar madurez documental
Entregables:
- Mapa de procesos documentales
- Matriz de necesidades
- Diagnóstico de madurez
- Recomendaciones estratégicas
Modelo documental (metadatos, clasificación y series)
Esta es la fase más importante.
Aquí se diseña el corazón del gestor documental:
Actividades clave:
- Definir tipos documentales
- Diseñar metadatos obligatorios
- Crear taxonomía
- Estructurar series y subseries
- Definir reglas de retención
- Definir niveles de confidencialidad
- Asignar roles y permisos
- Identificar flujos asociados
- Crear expedientes digitales
- Establecer políticas documentales internas
Entregables:
- Modelo de metadatos
- Catálogo de tipos documentales
- Mapa de clasificación
- Matriz de retención
- Política de acceso y confidencialidad
- Taxonomía completa del DMS
Configuración técnica del DMS
Aquí se construye el sistema:
Actividades:
- Configuración de usuarios y roles
- Configuración de carpetas lógicas
- Parametrización de seguridad
- Configuración de cifrado
- Creación de formularios de metadatos
- Activación de auditoría avanzada
- Configuración de retención
- Configuración del motor de búsqueda (FTS)
- Creación de dashboards y reportes
Entregables:
- Entorno operativo configurado
- Perfilamiento de seguridad
- Formularios de captura
- Auditoría activa
- Retención habilitada
Integraciones, BPM y Firma Digital Certificada
Aquí el sistema empieza a automatizar procesos reales.
Integraciones típicas:
- ERP (SAP, Oracle, Dynamics, TOTVS)
- CRM (Salesforce, HubSpot)
- Finanzas (facturación, cuentas por pagar)
- Recursos Humanos
- Sistemas de calidad
- Correo electrónico
- OCR/ICR
- Firma digital certificada (AC)
Workflows típicos que se configuran:
- Aprobación de contratos
- Revisión de facturas
- Aprobación de órdenes de compra
- Validación de expedientes
- Publicación de políticas internas
Actividades:
- Diseño de workflows BPMN 2.0
- Creación de reglas de negocio
- Integración con firma digital certificada
- Definición de aprobaciones
- Automatización de archivado
- Alertas por vencimiento
Entregables:
- Conjunto de workflows activos
- Integración de firma digital
- Reglas automáticas por metadatos
Migración documental (la fase más delicada)
Una mala migración puede contaminar todo el sistema.
Actividades:
- Censo y clasificación de documentos existentes
- Identificación de duplicados
- Corrección de nombres y formatos
- Aplicación de metadatos (manual y automatizada)
- OCR masivo
- Depuración de documentos obsoletos
- Carga masiva al DMS
- Validación de integridad post migración
Tipos de migración:
Simple
Pocos documentos (< 50,000)
Intermedia
Documentos por área o proceso
Compleja
Documentos históricos + activos + expedientes + integraciones
Entregables:
- Migración completa
- Documentos con metadatos
- Auditoría de integridad
- Reporte de inconsistencias
Capacitación, pruebas y puesta en producción
Un DMS fracasa si los usuarios no lo adoptan.
Actividades:
- Capacitación por rol:
- Usuarios generales
- Administradores
- Aprobadores
- Jurídico
- Directores
- Pruebas funcionales
- Pruebas de flujos
- Pruebas de auditoría
- Pruebas de firma digital
- Pruebas de seguridad (DLP, permisos)
Tipos de pruebas recomendadas:
- Pruebas unitarias
- Pruebas integradas
- Pruebas de aceptación por el usuario (UAT)
- Pruebas de estrés
- Pruebas de auditoría
Entregables:
- Manuales de usuario
- Manual técnico
- Checklists de operación
- Certificación de puesta en marcha
- Go Live con monitoreo activo
Equipos que deben participar en la implementación
TI
- Arquitectura
- Integraciones
- Seguridad
- Servidores / nube
Áreas de negocio
- Jurídico
- Compras
- Ventas
- RH
- Finanzas
- Calidad
Cumplimiento / Auditoría
- Reglas de retención
- Políticas
- Auditoría interna
Dirección
- Patrocinio
- Aprobación de políticas
- Cambio organizacional
