1. LFPDPPP (Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares)

El DMS debe garantizar:

• Seguridad de datos personales
• Control de acceso
• Bitácoras
• Confidencialidad
• Eliminación segura
• Tratamiento adecuado

Documentos como expedientes laborales, contratos, nóminas y datos financieros deben cumplir estrictamente esta ley.

2. Código de Comercio (Artículos 89–99)

Reconoce validez jurídica de documentos digitales que cuenten con:

• Firma electrónica avanzada o firma digital
• Integridad del documento
• Accesibilidad posterior
• Trazabilidad

Es la base para aceptar contratos electrónicos.

3. Ley General de Archivos (LGA)

Aplicable a:

• Gobierno
• Dependencias públicas
• Organismos desconcentrados

Obliga a:

• Clasificar documentos por series
• Mantener metadatos
• Conservar documentos conforme a reglas de retención
• Proteger archivos digitales

4. Reglas del SAT y digitalización certificada para facturas y comprobantes

El DMS debe:

• Asegurar integridad
• Conservar CFDI
• Garantizar accesibilidad durante auditorías
• Mantener evidencia de origen

5. Ley de Firma Electrónica Avanzada (FIEL / e.firma)

Establece que documentos firmados con certificados válidos tienen valor pleno ante cualquier autoridad.

Un DMS debe integrarse con proveedores acreditados.

Reglas de retención documental.

Un DMS debe configurar automáticamente:

• Tiempo mínimo de conservación
• Tiempo máximo
• Fecha de eliminación segura
• Políticas por tipo documental

Ejemplos de retención en México:

Políticas obligatorias dentro de un DMS moderno

✔ Política de uso y acceso

✔ Política de clasificación documental

✔ Política de seguridad y confidencialidad

✔ Política de retención

✔ Política de destrucción certificada

✔ Política de firma digital

✔ Política de auditoría

Estas políticas deben quedar reflejadas en:

• Reglas del sistema
• Permisos
• Flujos
• Auditorías
• Documentación oficial

Cadena de custodia digital

La cadena de custodia garantiza que un documento:

• No fue alterado
• No se perdió
• No fue manipulado indebidamente
• Tuvo control en cada paso

Un gestor documental debe registrar:

• Quién lo creó
• Quién lo modificó
• Quién lo aprobó
• Quién lo firmó
• Quién lo descargó
• Quién lo eliminó
• En qué momento ocurrió

Todo con evidencia verificable.

Auditorías internas y externas

Un DMS debe facilitar auditorías:

Auditoría interna

• Trazabilidad completa
• Evidencia en un clic
• Registro de accesos
• Seguimiento de permisos

Auditoría externa

El DMS debe poder exportar:

• Bitácoras
• Versiones
• Certificados de firma
• Documentos oficiales
• Reglas de retención

 Riesgos por incumplimiento normativo

Si una empresa no controla sus documentos:

• Multas (SAT, INAI, etc.)
• Riesgos legales en juicios
• Pérdida de evidencia
• Filtración de datos personales
• Sanciones por incumplimiento de archivos
• Pérdida de reputación
• Incapacidad de defenderse en auditorías