Metadatos, Clasificación y Taxonomía Documental

 

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En esta sección aprenderás a diseñar correctamente la estructura documental, los metadatos obligatorios, la taxonomía, las series documentales y los modelos que permiten automatizar flujos y búsquedas. 

Es la base de un sistema documental sólido y de alto rendimiento. 

 

¿Por qué los metadatos son la columna vertebral del gestor documental?

                      Un documento sin metadatos es solo un archivo muerto. Los metadatos permiten:
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Encontrar documentos con precisión 

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Clasificarlos automáticamente 

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Automatizar flujos 

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Darles valor legal 

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Evitar duplicidades 

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Conectar documentos con procesos 

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Crear expedientes automáticos 

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Controlar retención documental 

 Sin metadatos obligatorios, un gestor documental no funciona.
Tipo de metadatos

Diseño de un modelo profesional de metadatos

             Para una empresa LATAM moderna (2025), el modelo ideal debe contener:
Campo Tipo Obligatorio Descripción

Documental

Lista
Si

Contrato, factura, expediente, etc. 

Área responsable

Lista
Si

Jurídico, RH, Compras, Finanzas 

Fecha del documento

Fecha 
Si
Fecha oficial 

Vigencia

Fecha

Opcional

Fin de validez

Serie documental

Lista
Si

Archivo, calidad, clientes 

Nivel de confidencialidad

Lista
Si

Público / Interno / Restringido 

Estado

Lista
Si

Borrador / En revisión / Aprobado 

Flujo asociado

Lista

No

Flujo que debe ejecutarse 

ID de expediente

Texto
No

Asociado a un expediente 
    Tipos documentales: base del modelo

Algunos tipos documentales recomendados: 

  • Contratos laborales 
  • Contratos con clientes 
  • Cotizaciones 
  • Propuestas 
  • Órdenes de compra 
  • Facturas 
  • Pólizas 
  • Expedientes de clientes 
  • Expedientes de proveedores 
  • Reportes internos 
  • Procedimientos (SOPs) 
  • Políticas internas 
  • Documentos legales 

DOCUMENTOS-2

 

Cada tipo documental tiene: 

 

  • Metadatos propios 
  • Regla de retención 
  • Nivel de acceso 
  • Flujo específico 
  • Firma digital requerida 

 

 ¿Qué es una taxonomía documental?

 

La taxonomía documental es la estructura lógica que define cómo se organiza la información en el DMS. 

Incluye: 

  • Tipos documentales 
  • Series y subseries 
  • Categorías 
  • Carpetas lógicas 
  • Jerarquías 
  • Relaciones entre documentos 
icono de gestor documental en azul marino-1
La taxonomía debe reflejar:
Negocio
Procesos
Usuario
Normativa
Serie Documental

¿Cómo crear series documentales profesionales (paso a paso) ?

  1. Identificar los procesos

RH, ventas, compras, jurídico, calidad… 

     2. Identificar los tipos documentales asociados 
  1. Crear jerarquías

Serie → Subserie → Tipo documental 

      4. Asignar reglas de retención 

      5. Definir accesos y confidencialidad 
 

 

Modelos de clasificación (los tres más usados)

           Clasificación manual

El usuario elige dónde guardar el documento. 
❗ Poco recomendado.

              Clasificación semiautomática

El usuario ingresa metadatos básicos 
→ El sistema ubica automáticamente el documento.

            Clasificación automática (la más avanzada)

El sistema detecta: 

  • Texto (OCR) 
  • Palabras clave 
  • Formatos 
  • Usuarios 
  • Reglas preconfiguradas 

Ejemplo: 
Si el documento contiene “Orden de compra” → lo clasifica en Compras. 
Diseño de expedientes digitales

Un expediente digital agrupa documentos relacionados. 

Ejemplos: 

  • Expediente laboral 
  • Expediente del cliente 
  • Expediente de compra 
  • Expediente de proyecto 

Los expedientes deben: 

  • Generarse automáticamente 
  • Validarse por reglas 
  • Monitorearse por vigencia 

Ejemplo: 
Un expediente de cliente podría incluir automáticamente: 

  • Contrato 
  • Identificación 
  • Aviso de privacidad 
  • Facturación 
  • Comprobantes de pago 

  Índices inteligentes: la clave del buscador 

Permiten buscar por: 

  • Fechas 
  • Tipos documentales 
  • Palabras clave 
  • Metadatos 
  • Flujos 
  • Usuarios 
  • Series documentales 

El diseño correcto del índice de metadatos mejora: 

  • Velocidad 
  • Precisión 
  • Relevancia 
  • Experiencia 

 

. Ejemplo completo de taxonomía recomendada 

/Archivo Corporativo 
   /Recursos Humanos 
      /Expedientes Laborales 
         - Contrato 
         - Identificación 
         - Recibos de nómina 
         - Aviso de confidencialidad 
   /Compras 
      /Órdenes de compra

 /Cotizaciones 
      /Contratos de proveedores 
   /Ventas 
      /Contratos de clientes 
      /Propuestas 
      /Facturas 
   /Jurídico 
      /Contratos 
      /Demandas 
      /Pólizas 
   /Finanzas 
      /Estados financieros 
      /Auditorías 

Buenas prácticas para metadatos y clasificación

glpi

Hacer obligatorio lo crítico

Tipo documental, área responsable, serie, confidencialidad.
glpi

Mantener taxonomía simple

No más de 3 niveles principales.
icono de colores de utomatizar pero sin incluir texto

Selecciona tu paquete

Escoge entre Básico, Profesional, Negocio o Empresarial.
icono de colores de busqueda

Pensar en búsquedas reales

No en etiquetas innecesarias.
icono de cliente a color-1

Mantener consistencia semántica

Ejemplo: "Cliente" vs "Nombre del cliente".
icono de colores de validad datos-1

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