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Un DMS profesional debe integrarse con:
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✅Proveedores locales certificados
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✅Certificados FIEL / e.firma (México)
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✅ Certificados emitidos para empresas
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✅Integración puede ser via:
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Proceso de firma dentro de un workflow
Ejemplo de flujo:
- El documento entra a revisión2. Aprobador interno lo valida3. Motor BPM ejecuta paso "Enviar a firma certificada"4. Sistema envía una solicitud a la Autoridad Certificadora5. El firmante recibe solicitud y firma digitalmente6. AC aplica sello de tiempo y valida integridad7. DMS recibe documento firmado8. Se genera la versión oficial del documento9. Se archiva con su regla de retención10. Auditoría registra: - Hora de firma - Usuario - IP - Certificado - Hash final
Todo con evidencia verificable.
Firmas múltiples y ordenadas
El DMS debe permitir:
Firmas secuenciales
Configuración del orden:
- Jurídico
- Finanzas
- Dirección
✔ Firmas paralelas
Todos firman al mismo tiempo.
✔ Firmas mixtas
Algunos secuenciales, otros paralelos.
Firmas visibles e invisibles
Firma visible
Se muestra en:
- Contratos
- Acuerdos
- Documentos legales
Puede incluir:
- Nombre
- Fecha
- Certificado
- Clave única de verificación
- Código QR
Firma invisible
En documentos internos o automáticos.
Ambas son válidas, siempre que estén certificadas.
Restricciones y seguridad durante el proceso de firma
✔ Solo usuarios autorizados pueden firmar
✔ Validación de identidad (MFA)
✔ Validación de certificado activo
✔ Control de la IP de firma
✔ Registro detallado en bitácora
✔ Protección del documento después de firmado
Firma digital vs sello de tiempo
Firma digital
Verifica identidad.
Sello de tiempo
Verifica un momento exacto independentemente del firmante.
Ambos se combinan en un documento certificado.
Integración con expedientes y retención
Una vez firmado digitalmente:
- El documento recibe estatus de Documento Oficial.
- Se bloquea edición o modificación.
- Se crea una nueva versión (ej. v3.0).
- Se envía al expediente correspondiente.
- Se aplica la regla de retención legal.
- Se prepara evidencia para auditoría.
Uso legal de la firma digital certificada (México y LATAM)
México
- Firmas digitales permiten legalidad plena en contratos (Código de Comercio).
- FIEL/e.firma es plena para actos administrativos.
- Ley General de Archivos reconoce archivos digitales certificados.
LATAM
Países como:
- Chile
- Colombia
- Perú
- Argentina
Reconocen firmas digitales certificadas como equivalentes a firmas autógrafas.
Casos en los que sí se debe utilizar firma certificada
- Contratos laborales
- Contratos comerciales
- Acuerdos de confidencialidad
- Firmas con proveedores
- Documentos legales o fiscales
- Actas internas
- Aprobaciones de alto valor
- Políticas institucionales oficiales
Casos en los que se puede usar firma electrónica simple
- Aprobaciones internas menores
- Reportes operativos
- Documentos no legales
- Correspondencia interna
Buenas prácticas para firmar digitalmente dentro del DMS
✔ Firmar solo la versión final
✔ Firmar dentro de un flujo, nunca por fuera
✔ Usar certificados vigentes
✔ Registrar evidencia completa
✔ Integrar sellos de tiempo
✔ Bloquear modificaciones posteriores
✔ Usar un único proveedor certificado
