Impulso a la Productividad en PYMEs con Microsoft 365 y Viva

Escrito por David Garcia | 7/08/2025 06:51:37 PM

Introducción:

Tema – Centralizar la experiencia del empleado en una sola plataforma

“Capacitar, conectar y escuchar a los colaboradores sin necesidad de múltiples herramientas, correos o procesos dispersos.”

Contexto

Una pyme de servicios tecnológicos con 120 empleados distribuidos entre oficinas y trabajo remoto enfrentaba varios desafíos comunes en su crecimiento:

Falta de alineación entre equipos y departamentos.

Dificultad para comunicar políticas, beneficios y novedades internas.

Procesos de capacitación manuales y sin seguimiento.

Bajo nivel de retroalimentación formal desde los empleados.

Colaboradores nuevos que desconocen la cultura y propósito de la empresa.

Con el objetivo de mejorar la experiencia del empleado sin adoptar múltiples herramientas externas, la empresa decide aprovechar Microsoft Viva, incluido en su ecosistema de Microsoft 365 Business Premium y escalable con planes adicionales según necesidad.

Desarrollo:

Escenario práctico

Una encuesta interna muestra que menos del 40% de los empleados conocen los valores corporativos. Además, las capacitaciones no están documentadas ni organizadas, y los nuevos colaboradores reciben información por correo sin estructura formal.

La gerencia identifica que es necesario contar con una solución unificada que promueva la comunicación, el aprendizaje continuo y la cultura organizacional.

Problemas identificados

Comunicación interna descentralizada (correos, chats, grupos no oficiales).

Falta de trazabilidad en capacitaciones o procesos de onboarding.

Desconexión entre empleados remotos y objetivos de la empresa.

Sin retroalimentación sistemática sobre bienestar o clima laboral.

Baja visibilidad de desarrollo profesional o reconocimiento.

Enfoque de implementación

La empresa decide activar e integrar los módulos principales de Microsoft Viva según las prioridades de su operación:

Componentes implementados

Funcionalidad	Cómo se implementa con Microsoft Viva + M365
Comunicación interna	Con Viva Connections, integran un “portal del empleado” dentro de Teams, con noticias, anuncios y accesos rápidos.
Capacitación continua	Uso de Viva Learning para cargar cursos internos y conectar con contenido de LinkedIn Learning o Microsoft Learn.
Onboarding estructurado	Checklist interactivos en Viva Connections y flujos automatizados con SharePoint + Power Automate.
Feedback y clima organizacional	Viva Insights permite enviar encuestas periódicas sobre carga laboral, bienestar y engagement.
Reconocimiento y cultura	Viva Engage fomenta el reconocimiento entre compañeros, publicaciones sociales y sentido de pertenencia.

Beneficios para PYMEs según licenciamiento

Licencia	Beneficios específicos con Viva
Microsoft 365 Business Premium	Acceso a Viva Connections, integración con Teams y posibilidad de usar Viva Learning (básico). Ideal para comenzar sin costos extra.
Microsoft 365 E3/E5	Acceso a Viva Insights (básico), integración con otras soluciones como Power BI, Syntex, SharePoint Premium.
Add-on Viva Suite	Acceso completo a Viva Goals, Topics, Learning, Engage, Insights y Amplify. Escalable para organizaciones que quieren avanzar hacia Employee Experience Platform (EXP).

Resultado esperado

La organización logra:

Centralizar la cultura y comunicaciones internas en un solo sitio dentro de Teams.

Medir y mejorar la experiencia del empleado con datos reales.

Automatizar el onboarding, las capacitaciones y el reconocimiento.

Incrementar el sentido de pertenencia y reducir la rotación.

Hacer más productivo el trabajo remoto y distribuido.

Recomendaciones clave

Comienza con Viva Connections para centralizar todo en Teams sin necesidad de licencias adicionales.

Usa Viva Learning para facilitar microcapacitación y cumplimiento de entrenamientos obligatorios.

Evalúa Viva Insights para tomar decisiones de liderazgo basadas en bienestar y productividad real.

Promueve Viva Engage como red interna para fortalecer cultura sin depender de chats dispersos.

Escala gradualmente según la madurez digital y necesidades del equipo.

Ver post completo