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Cómo ahorrar en Microsoft 365: guía práctica para Compras y TI

Escrito por David Garcia | 19/08/2025 10:54:13 PM

Introducción:

¿Tu empresa ya paga Microsoft 365, pero sientes que no le sacan todo el jugo? 
No eres el único. En muchas organizaciones se repite la misma historia: licencias compradas “por si acaso”, herramientas duplicadas que se siguen pagando y usuarios que usan menos de la mitad de lo que tienen disponible. 

El resultado: dinero tirado a la basura y procesos más complicados de lo necesario. 

La buena noticia es que hay una forma sencilla de recuperar valor en 30, 60 y 90 días sin comprar nada adicional. 

El reto: Compras y TI mirando hacia lados distintos 

  • Compras quiere reducir el costo por usuario y evitar compras duplicadas. 
  • TI necesita estandarizar planes, automatizar altas/bajas y que los usuarios adopten lo que ya está incluido. 

Si ambos se alinean, el resultado es ahorro real y más control. 

Dónde se escapa el dinero 

En nuestras implementaciones hemos visto que los principales “hoyos” de valor son: 

  • Licencias activas en cuentas de ex empleados. 
  • Mezcla de demasiados planes y excepciones. 
  • Pagar Zoom, Dropbox o MDM externo cuando M365 ya cubre esas necesidades. 
  • Altas y bajas manuales que generan errores y retrasos. 
  • Baja adopción de Teams, OneDrive o SharePoint: la gente sigue usando silos. 

 Qué ya tienes (y quizás no usas) 

Dependiendo de tu plan, ya cuentas con herramientas que muchas empresas pagan aparte: 

  • Colaboración: Teams, OneDrive, SharePoint. 
  • Productividad: Office apps y Outlook/Exchange. 
  • Seguridad: multifactor, acceso condicional, retención de datos. 
  • Gestión de dispositivos: políticas básicas con Intune en ciertos planes. 

La clave está en activar lo que ya pagas antes de abrir la cartera para algo nuevo. 

El plan en 3 pasos 

  1. Ordenar la casa (primer mes):
    Recupera licencias de usuarios inactivos, consolida planes y crea 2–3 perfiles estándar.
  2. Adopción y reemplazos (segundo mes):
    Migra archivos a OneDrive/SharePoint, sustituye herramientas duplicadas y da formación rápida a usuarios clave.
  3. Optimización y gobierno (tercer mes):
    Configura reglas de retención, revisa contratos de licenciamiento y establece métricas claras de ahorro y uso.

 El caso de negocio es simple 

  •  Menos licencias desperdiciadas = menos gasto fijo. 
  • Menos herramientas duplicadas = más ahorro mensual. 
  • Procesos automáticos de altas/bajas = menos errores y menos trabajo manual. 

En 3 meses puedes tener una operación más ordenada, con ahorro visible y usuarios trabajando en una misma plataforma. 

Cierre 

El juego no es comprar más, sino usar mejor lo que ya tienes. 
Si Compras y TI se alinean, Microsoft 365 deja de ser un gasto inevitable y se convierte en una palanca de ahorro y productividad. 

¿Quieres que hagamos juntos un mapeo rápido de tus licencias actuales y te muestre el potencial de ahorro?