Introducción:
Tema – Visualización en tiempo real de inventarios y operaciones logísticas
"Transformar datos complejos de SAP en indicadores claros para mejorar el control de bodegas y la gestión de stock."
Contexto
Una empresa de distribución con múltiples centros logísticos opera su inventario, entradas y salidas de mercancía, y órdenes de reposición en SAP ERP.
El problema: la información está dispersa en módulos de SAP y los reportes requieren extracción manual, generando demoras de hasta 48 horas para consolidar datos.
La dirección logística busca una solución para monitorear en tiempo real la rotación de inventarios, la ocupación de bodegas y la eficiencia de despacho, sin depender de hojas de cálculo estáticas.
Escenario práctico
Antes de la integración SAP–Power BI:
- Los reportes de inventario se recibían con dos días de retraso.
- No había visibilidad de los productos con mayor riesgo de obsolescencia.
- El equipo de logística no podía priorizar despachos según la demanda real.
Después de implementar Power BI conectado directamente a SAP:
- Los supervisores ven en tiempo real el nivel de ocupación por bodega.
- El equipo de compras recibe alertas automáticas cuando el stock llega a niveles críticos.
- Se pueden identificar patrones de rotación lenta para optimizar el espacio y reducir costos de almacenamiento.
Problemas identificados
- Demora en la generación de reportes consolidados.
- Falta de visibilidad global del inventario y su ubicación exacta.
- Dificultad para identificar cuellos de botella en el despacho.
- Procesos reactivos en lugar de planificación preventiva.
Enfoque de implementación
La estrategia para integrar SAP y Power BI incluyó:
- Conexión directa a los módulos de MM (Gestión de Materiales) y WM (Gestión de Almacenes).
- Modelado de datos para unificar movimientos de inventario, pedidos pendientes y disponibilidad física.
- Creación de KPIs como: rotación por producto, ocupación de bodega, tiempo medio de despacho y tasa de cumplimiento de pedidos.
- Dashboards segmentados para gerencia, supervisores y equipo operativo.
- Capacitación del personal para usar filtros y análisis de tendencias directamente en Power BI.
Componentes clave de la solución
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Componente
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Cómo aporta valor
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Conector SAP–Power BI
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Permite extracción en tiempo real desde tablas y vistas del ERP.
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Modelos de datos optimizados
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Consolidan información crítica de inventarios y logística.
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Dashboards en vivo
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Visualización inmediata para decisiones rápidas.
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Alertas y suscripciones
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Notificaciones automáticas para evitar sobrestock o quiebres.
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Análisis predictivo
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Anticipa necesidades de reabastecimiento y optimiza el uso del espacio.
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Beneficios obtenidos
- Visibilidad total de inventarios en tiempo real.
- Reducción de tiempos de reacción en reabastecimientos.
- Mejor aprovechamiento del espacio en bodegas.
- Menor riesgo de obsolescencia y pérdida de productos.
- Decisiones estratégicas basadas en datos consolidados y confiables.
Recomendaciones clave
- Validar la calidad y consistencia de los datos en SAP antes de integrarlos.
- Priorizar un cuadro de mando inicial con los KPIs más críticos antes de expandir la solución.
- Implementar un plan de gobernanza de datos para controlar accesos.
- Combinar datos históricos y en tiempo real para análisis más completos.