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Optimización de Licenciamiento y Migración a la Nube con Microsoft 365

Escrito por David Garcia | 6/08/2025 07:45:32 PM

Introducción: 

Tema – Nube Microsoft y Licenciamiento 
“Aprovechar las capacidades de la nube de Microsoft y su modelo de licenciamiento para maximizar seguridad, productividad y eficiencia operativa.”

 Contexto

Una empresa de servicios legales con sedes en tres países decide migrar a la nube para modernizar su infraestructura tecnológica, mejorar la colaboración remota y reforzar su seguridad. Al comenzar la transición, el equipo de TI se enfrenta a múltiples dudas sobre el modelo de licenciamiento, diferencias entre Microsoft 365 y Azure, y cómo consolidar costos. 

Aunque ya usaban Microsoft Office tradicional, no aprovechaban las herramientas de seguridad ni los beneficios de consolidar bajo una sola suite. Tampoco contaban con visibilidad de datos, amenazas ni cumplimiento normativo. 
Desarrollo:
 

Escenario práctico 

Durante la evaluación de migración, el equipo identifica: 

  • Múltiples proveedores de servicios en la nube y software, con modelos incompatibles. 
  • Suscripciones independientes de Microsoft 365 sin control centralizado. 
  • Uso mínimo de herramientas como Intune, Purview o Defender, pese a estar incluidas. 
  • Pagos redundantes por soluciones de terceros para backup, seguridad y colaboración. 
  • Licenciamiento mal dimensionado (usuarios con licencias E5 que no necesitaban). 

 Problemas identificados 

  • Poca comprensión del modelo de licenciamiento por usuario (vs. licencias por dispositivo). 
  • Falta de alineación entre los planes contratados y las funciones utilizadas. 
  • Duplicidad de costos en herramientas ya cubiertas por Microsoft 365 o Azure. 
  • Subutilización de herramientas avanzadas de seguridad y cumplimiento. 
  • Administración descentralizada de licencias sin control de renovación o asignación. 

 Enfoque de implementación 

La empresa implementa un plan de optimización basado en tres pilares: centralización, gobernanza y aprovechamiento de valor agregado: 

  • Migración de servidores locales a Azure, aprovechando licencias híbridas (AHB). 
  • Consolidación de productividad y seguridad bajo Microsoft 365 E3 y E5 para áreas clave. 
  • Activación de Microsoft Defender for Endpoint, Identity y Cloud Apps sin costo adicional. 
  • Uso de Microsoft Intune para administración remota de dispositivos Windows y móviles. 
  • Activación de Purview para cumplimiento normativo y gestión del ciclo de vida de datos. 
  • Revisión mensual de uso de licencias con Microsoft 365 Admin Center y Cost Management en Azure. 
  • Asignación por roles para evitar sobre-licenciamiento o suscripciones innecesarias. 

 Etapas cubiertas en el ciclo de adopción de nube 

  • Evaluación inicial: identificación de activos, licencias actuales y duplicidades. 
  • Consolidación: integración de productividad, seguridad y colaboración. 
  • Seguridad y cumplimiento: activación de funcionalidades E5 sin costo extra. 
  • Monitoreo: paneles de visibilidad y control de costos, uso y amenazas. 
  • Escalabilidad: ajuste mensual de licencias por crecimiento o recorte de personal. 

 Resultado esperado 

La organización obtiene beneficios inmediatos: 

  • Reducción de costos de software en un 30% al eliminar redundancias. 
  • Incremento en la seguridad gracias a la activación de Defender y Purview. 
  • Mejora en la administración de dispositivos y cumplimiento de normativas sectoriales. 
  • Visibilidad centralizada del entorno de usuarios, amenazas y cumplimiento. 
  • Escalabilidad flexible de licencias y servicios sin fricción. 
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