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Introducción: En muchas organizaciones, la gestión de accesos a la información no siempre recibe la atención que merece. Sin embargo, otorgar más permisos de los necesarios puede ser tan riesgoso como dejar una puerta abierta en un entorno donde la confidencialidad es clave. Este artículo presenta un caso práctico real que ilustra cómo el exceso de privilegios puede convertirse en una amenaza silenciosa dentro de las empresas, y cómo un enfoque basado en roles (RBAC) puede marcar la diferencia. |
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El punto de partida: una auditoría y varias sorpresas Una empresa de consultoría, dedicada a gestionar proyectos estratégicos para distintos clientes, contaba con un equipo multidisciplinario: analistas, personal de soporte, administradores de sistemas y gerentes de proyecto. A simple vista, todo parecía en orden. No fue sino hasta que una auditoría interna reveló que los usuarios de soporte tenían acceso a reportes financieros, y los analistas podían consultar registros administrativos, que surgieron preguntas incómodas: ¿por qué tenían esos accesos?, ¿quién los autorizó?, ¿desde cuándo?, ¿quién más tiene acceso a información que no necesita? Este tipo de configuraciones, aunque no necesariamente malintencionadas, aumentan el riesgo de fuga accidental de información o de uso inadecuado de datos sensibles. |
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El caso se volvió más crítico cuando un analista, al revisar una base de datos en SharePoint, encontró informes salariales internos. Al mismo tiempo, un técnico de soporte, con privilegios de administrador, instaló software no autorizado en un servidor. Gracias a herramientas como Microsoft Purview y Microsoft Entra ID, se detectaron los accesos inadecuados y los cambios no autorizados. Las alertas derivaron en una revisión formal de cumplimiento, exponiendo la necesidad urgente de replantear la estrategia de control de accesos. Los errores más comunes en la gestión de accesos Durante el análisis se identificaron varios factores que facilitaron estos incidentes:
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Una solución estructurada: control de acceso basado en roles Frente a esta situación, la empresa optó por adoptar un modelo de control de acceso basado en roles (RBAC), apoyado en las funcionalidades del entorno Microsoft 365. La implementación incluyó los siguientes pasos:
Estructura de accesos según el rol Con esta nueva arquitectura, los accesos quedaron distribuidos de la siguiente manera:
Más allá de la tecnología: gobernanza y cultura organizacional El resultado fue una reducción clara en los riesgos de exposición de datos, una mejora significativa en la trazabilidad de accesos y un cumplimiento más riguroso de las normativas vigentes. Pero más allá de los beneficios técnicos, lo más importante fue el cambio de enfoque: se pasó de un modelo permisivo a uno preventivo, donde la seguridad no depende solo de herramientas, sino de una comprensión clara de las funciones de cada colaborador dentro de la organización. |
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